ఖాతాలు చెల్లించవలసిన పత్రాలు ఒక వ్యక్తి లేదా వ్యాపారం కోసం ముఖ్యమైన పత్రాలు. ఆదర్శవంతంగా, మీ వ్యాపారం అవసరమైనప్పుడు ఆస్తులు మరియు ఖాతాలకు రసీదులు మరియు రికార్డులను తిరిగి పొందడానికి యజమానులు మరియు ఇతర వ్యక్తులను అనుమతించే నిల్వ లేదా దాఖలు వ్యవస్థను అమలు చేయాలి. మీ వ్యాపారం దాని ఖాతాలను చెల్లించదగిన రికార్డులను శాశ్వతంగా ఉంచనవసరం లేనప్పటికీ, వాటిని కనీసం 10 సంవత్సరాలు ఉంచాలి.
ఎ డికేడ్ ఆఫ్ రికార్డ్స్
ఇంటర్నల్ రెవెన్యూ సర్వీస్ ప్రకారం, మీరు మీ వ్యాపార రికార్డులను ఎంతవరకు చర్య తీసుకోవాలి, చర్య లేదా కార్యక్రమ పత్రం డాక్యుమెంట్ రికార్డులపై ఆధారపడి ఉంటుంది. లావాదేవీలు మరియు చెల్లింపులకు సంబంధించిన పత్రాలు ఫైనాన్షియల్ వెబ్ ప్రకారం, కనీసం 10 సంవత్సరాలు ఉంచాలి. ఇటువంటి పత్రాలు బ్యాంకింగ్ స్టేట్మెంట్స్, కాంట్రాక్టులు, చెల్లించవలసిన మరియు స్వీకరించదగిన రికార్డులు మరియు రద్దు చేసిన చెక్కులు ఉన్నాయి.
సమర్థవంతమైన రికార్డ్ కీపింగ్ రాక్స్
విక్రయాల చెల్లించవలసిన రికార్డులను ఉంచడానికి ప్రధాన కారణం ఏమిటంటే ఎవరైనా అమ్మకం గురించి లేదా ఒక పాత ఒప్పందం గురించి ప్రశ్నించినట్లయితే. అటువంటప్పుడు, అమ్మకాలతో లేదా కాంట్రాక్టుకు సంబంధించి సకాలంలో మీకు వస్తువులను గుర్తించడం అవసరం. క్లయింట్ లేదా ఉద్యోగి మీ వ్యాపారాన్ని వేసుకున్నప్పుడు ఖాతాలను చెల్లించవలసిన రికార్డులకు ప్రాప్యత కలిగి ఉంటుంది.
IRS హ్యాపీ ఉంచండి
ఐఆర్ఎస్ ఆదాయం లేదా మినహాయింపు యొక్క ఒక అంశానికి మద్దతునిచ్చే రికార్డులను నమోదు చేస్తుంది, ఆ తిరిగి రాబడి కోసం పరిమితుల కాలం వరకు మీరు క్రెడిట్ లేదా వాపసును స్వీకరించడానికి మీ పన్ను రాబడిని సవరించవచ్చు. ఇది మీకు అందుబాటులో ఉన్న ఖాతాలను చెల్లించదగిన రికార్డులను కలిగి ఉండటం వలన మీరు ఆస్తులు సేవలో మిగిలి ఉన్న సమయ వ్యవధిలో ఒక ఆస్తి యొక్క అమ్మకం లేదా పారవేయబడడంతో లాభం లేదా నష్టాన్ని నమోదు చేయవచ్చు. తరువాత, మీరు QBalance.com ప్రకారం, అదనపు మూడు సంవత్సరాలు ఆస్తికి సంబంధించి అన్ని రికార్డులను మరియు రసీదులను మీరు తప్పక ఉంచాలి.
రికార్డు కీపింగ్ కంటే ఎక్కువ
స్థలాన్ని గరిష్టం చేయడానికి మరియు అగ్ని, దొంగతనం లేదా వినాశనం నుండి రికార్డులను కోల్పోవటానికి మీ వ్యాపారం పేపరు వెళ్ళడానికి ఇష్టపడవచ్చు. ఒక ఎలక్ట్రానిక్ ఫైలింగ్ సిస్టమ్కు ఖాతాలను చెల్లించదగిన రికార్డులను బదిలీ చేయడం ద్వారా, మీ వ్యాపారం నిర్వాహక వ్యయాలు మరియు సిబ్బంది సమయాన్ని తగ్గిస్తుంది. కార్యక్రమాలు ఆఫీసు సరఫరా దుకాణాలలో ఆన్లైన్లో మరియు స్థానికంగా అందుబాటులో ఉంటాయి. ఫీజు దరఖాస్తు, మరియు ప్రోగ్రామ్ మీద ఆధారపడి విస్తృతంగా మారుతుంది. ఆటోమేటెడ్ ఖాతాలను చెల్లించవలసిన వ్యవస్థలు తరచుగా ఎలక్ట్రానిక్ ఇన్వాయిస్, చెల్లింపు సేవలు మరియు ఆన్లైన్ ట్రాకింగ్ / రిపోర్టింగ్ను అందిస్తాయి.
