మీరు మీ వ్యాపారాన్ని మూసివేస్తున్నారు. బహుశా మీరు వేరొక వెంచర్ కోసం అవకాశం ఇవ్వడం లేదా ప్రవేశించడం ఉండవచ్చు. అన్ని వ్యాపారాలు వ్రాతపనిని ఉత్పత్తి చేస్తాయి, మరియు ఒకసారి మీ వ్యాపారం మూసివేయబడుతుంది, ఆ పత్రాలను ఉంచడానికి ఎంతకాలం ఉండాలో అనే ప్రశ్న ఉంటుంది.
రికార్డ్స్ కీపింగ్ కారణాలు
ఇంటర్నల్ రెవిన్యూ సర్వీస్ మరియు స్టేట్ ట్రెజరీ డిపార్ట్మెంట్స్ వంటి ప్రభుత్వ సంస్థలు ఎక్కువగా గత వ్యాపార పత్రాలను అభ్యర్ధించే అవకాశం ఉన్న సంస్థలు. అవసరాలు, లావాదేవీలు మరియు పన్ను రాబడిపై దాఖలు చేసిన సమాచారాన్ని నిరూపించడానికి అవసరమైతే అన్ని రకాల వ్యాపార సంబంధిత రికార్డులను విలువైనదిగా ఉంటుంది. మోసం విచారణ లేదా ఒక కంపెనీకి వ్యతిరేకంగా తీసుకున్న ఇతర పౌర లేదా నేర చర్యలు వంటి కొన్ని సందర్భాల్లో అనేక వ్యాపార విషయాలపై పరిమితుల యొక్క శాసనం ఉన్నప్పటికీ, సంఘటనలు సంభవించినంత కాలం క్రితం గత వ్యాపార రికార్డులు అవసరం కావచ్చు. పాత వ్యాపార రికార్డులు ఉపయోగకరంగా ఉన్నప్పుడు ఎప్పుడు మీకు తెలియదు, కాబట్టి సాధ్యమైనంతవరకు అన్ని వ్యాపార రికార్డులను ఉంచడం మంచిది. సాధారణ పత్రాలను ఉంచుకోవడానికి సమయ వ్యవధిలో సాధారణ మార్గదర్శకాలు ఉన్నాయి.
నిర్దిష్ట అంశం హోల్డింగ్ వ్యవధులు
దాఖలు చేసిన తేదీ నుండి, రద్దు చేసిన తనిఖీలు, బ్యాంక్ డిపాజిట్ స్లిప్స్, క్రెడిట్ కార్డు ప్రకటనలు మరియు సాధారణ నాయకత్వం కనీసం మూడు సంవత్సరాలు. బ్యాంక్ స్టేట్మెంట్స్, ఇన్వెంటరీ రికార్డులు, ఇన్వాయిస్లు, సేల్స్ రికార్డ్స్, నగదు రిజిస్టర్ టేపులు, W-2 లు, 1099 లు మరియు ఇతర పన్ను దాఖలు పత్రాలు కనీసం ఆరు సంవత్సరాలుగా నిర్వహించండి. మీ వ్యాపారం కార్పొరేషన్గా ఏర్పాటు చేయబడినా, కనీసం మూడు సంవత్సరాలుగా నెలసరి మరియు త్రైమాసిక కార్పొరేట్ ఆర్థిక నివేదికలను ఉంచండి.
రికార్డులను నిరవధికంగా ఉంచడానికి
కార్మికుల నష్టపరిహారం, పెన్షన్ రికార్డులు మరియు ఉద్యోగి ఆదాయం పన్ను ఉపసంహరించు వంటి వాటికి సంబంధించినంత వరకు మీకు కావలసినంత సేవా సిబ్బంది సంబంధిత చెల్లింపులు మరియు సంబంధిత పత్రాలు. నిరుద్యోగ ప్రయోజనాల కోసం గత సంస్థ ఉద్యోగి ఫైళ్లు, ఒక కొత్త ఉద్యోగం కోసం వర్తిస్తుంది, లేదా తన ఉద్యోగ సమయం తిరిగి డేటింగ్ కలిగి ఉంటే, ఈ రికార్డులు అందుబాటులో చాలా విలువైన ఉంటుంది. కార్పొరేషన్ వ్యాపారంలో లేనప్పటికీ కార్పొరేట్ సంబంధిత పత్రాలు నిరవధికంగా ఉంచాలి. ఇటువంటి డాక్యుమెంట్లలో డైరెక్టర్లు సమావేశం, నిమిషాల, కార్మిక ఒప్పందాలు, స్టాక్ లావాదేవీలు, పేటెంట్లు మరియు ట్రేడ్మార్క్లు మరియు ఏ కోర్టు సంబంధిత పత్రాలు వంటివి ఉన్నాయి. కార్పొరేషన్ ఆస్తులు మరియు స్వీకరించదగిన ఖాతాలు మరియు చెల్లించవలసిన ఖాతాల రికార్డులు ఉంచాలి.పరిమితుల యొక్క IRS యొక్క శాసనం పన్ను రూపాల దాఖల తేదీ నుండి మూడు సంవత్సరాలు. చెప్పినట్లుగా, అయితే, ఆదాయం మరియు తగ్గింపులను రుజువుచేసే రికార్డులు ఉంచడం సాధ్యమయితే నిరవధికంగా నిలుపుకోవాలి.
గత రికార్డ్స్ను అభ్యర్థించే సంస్థ
ఫెడరల్ ఏజెన్సీలు గతంలో పత్రం సమాచారాన్ని అభ్యర్థించడానికి ఇంటర్నల్ రెవెన్యూ సర్వీస్, కార్మిక శాఖ, సోషల్ సెక్యూరిటీ అడ్మినిస్ట్రేషన్, సమాన ఉపాధి అవకాశాల కమిషన్ మరియు ఇమ్మిగ్రేషన్ అండ్ నేచురైజేషన్. పన్నులు మరియు స్థానిక మునిసిపాలిటీలు వంటి ప్రభుత్వ ఏజన్సీల రికార్డులు కూడా వ్యాపార కార్యకలాపాలు నిలిపివేయబడిన తరువాత కూడా సాధ్యమైనంతవరకు ఉంచాలి. భద్రమైన స్థలంలో సురక్షితంగా ఉంచండి, దాంతో అగ్ని, వరద, దొంగతనం మరియు ఇతర నష్టాల నుండి రక్షించబడిన ప్రదేశం. ఈ ముఖ్యమైన రికార్డులను ఎక్కడ ఉంచాలో మీరే తప్ప మరొకరికి తెలుసు.
