ఇంటర్నల్ రెవిన్యూ సర్వీస్ (ఐఆర్ఎస్) నిబంధనలు మరియు రాష్ట్ర మరియు స్థానిక ప్రభుత్వ చట్టాలకు అనుగుణంగా ఉండటానికి, కంపెనీలు వారి ఉద్యోగి వ్యవస్థలో కీలక ఉద్యోగి మరియు సంస్థ సమాచారాన్ని కలిగి ఉండాలి. పేరోల్ వ్యవస్థను కలిగి ఉన్న వేర్వేరు విభాగాలను అమర్చడం మరియు అమలు చేయడం వలన శ్రద్ధ అవసరం మరియు పన్ను చట్టం యొక్క తగినంత పరిజ్ఞానం అవసరం. ఫలితంగా, కంపెనీలు బాహ్య కన్సల్టెంట్, బుక్ కీపర్ లేదా పేరోల్ సేవలను పన్ను చెల్లింపులను డిపాజిట్ చేయడానికి, ప్రాసెస్ W-2s, విరమణ మరియు భీమా పథకాలను నిర్వహించడానికి మరియు ఇతర పేరోల్-సంబంధిత విధులు నిర్వహిస్తాయి.
ఉద్యోగి సమాచారం
కొత్త నియామక విధానంలో, కంపెనీలు తప్పనిసరిగా వైద్య భీమా మరియు W-4 రూపాల వంటి సమాచారాన్ని సేకరించి, ఉద్యోగి యొక్క చెల్లింపు నుండి తీసివేయవలసినదిగా గుర్తించాలి. ఈ రూపాలు యజమాని యొక్క సామాజిక భద్రత సంఖ్య మరియు ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర పన్ను అవసరాల కోసం వారి విరమణ మొత్తం వంటి ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని యజమానులను అందిస్తాయి. ఈ విధానం ఉద్యోగి యొక్క పన్ను మినహాయింపు స్థితి, పెన్షన్లు, భీమా పధకాలు లేదా పదవీ విరమణ నిధులకు చేసిన మార్పులను కూడా ట్రాక్ చేయాలి.
జీతం సమాచారం
కొత్త అద్దె ప్రక్రియలో భాగంగా పేరోల్ వ్యవస్థలు ఉద్యోగులు పూర్తి సమయం, పార్ట్ టైమ్ మరియు కాంట్రాక్టులను సూచిస్తున్నాయని పేర్కొన్నారు. ఉద్యోగులు సరిగ్గా వర్గీకరించే సంస్థలపై అధిక జరిమానాలు విధించేందు వలన పేరోల్ వ్యవస్థలో వర్గీకరించడం చాలా ముఖ్యమైనది.
timesheets
ఒక ఉద్యోగి పని చేస్తున్న గంటలు తెలియకుండా, ఉద్యోగి చెల్లించాల్సిన పనిని యజమానులు గుర్తించలేరు. కొందరు కార్మికులు జీతం చెల్లిస్తారు, ఇతరులు గంటకు పరిహారం చెల్లించబడతారు లేదా ఉద్యోగస్థులైన ఉద్యోగులని నియమించారు. పేరోల్ వ్యవస్థలు సమయ సమాచారం లేదా గంట మరియు nonexempt ఉద్యోగి గంటల నమోదు మరియు ఖచ్చితత్వం కోసం సమీక్షించిన ప్రాంతాల్లో ఉన్నాయి. కంప్యూటరీకరించిన సమయ గడియారం, పంచ్ కార్డు స్టాంప్ గడియారం లేదా కాగితపు సమయము ద్వారా సమాచారాన్ని సేకరించవచ్చు.
వర్తించే పన్నులు మరియు తగ్గింపు
ఉద్యోగుల పన్ను ఉపసంహరణలను లెక్కించేందుకు IRS లు పన్ను పట్టికలతో కంపెనీలను అందిస్తున్నప్పటికీ, విక్రేతలు మరియు పేరోల్ కంప్యూటర్ వ్యవస్థలు కూడా ఈ సమాచారాన్ని అందించవచ్చు. యజమానులు సంవత్సరానికి వార్షిక ఆదాయాలు, వేతన స్థాయిలు మరియు పన్ను అనుమతులను వర్తించే పన్నులను సంగ్రహించినప్పుడు పరిగణించాలి. అదనంగా, పేరోల్ వ్యవస్థలు పింఛను పధకాలు, 401 (k) లు, భీమా పధకాలు, యూనియన్ బకాయిలు మరియు అలంకార వస్తువులు ద్వారా తయారు చేసిన తీసివేతలను లెక్కించాలి. పేరోల్ డిపార్ట్మెంట్ కూడా రుణాలు మరియు ఇతర మొత్తాలను మూసివేసే మొత్తాన్ని పర్యవేక్షిస్తుంది మరియు మొత్తం మొత్తం తిరిగి చెల్లించినప్పుడు చెల్లింపుల మినహాయింపులను నిలిపివేస్తుంది.
పేరోల్ రిజిస్టర్
పేరోల్ రిజిస్టర్ ఉద్యోగి ఆదాయాలు మరియు తగ్గింపు సమాచారాన్ని సంకలనం మరియు సాధారణ పరిశోధనా ప్రయోజనాల కోసం సాధారణ లెడ్జర్లో చేర్చిన ఒక జర్నల్ ఎంట్రీలో సంగ్రహంగా చెబుతుంది. పేరోల్ రిజిస్టర్లను కూడా పన్ను నివేదికలు సృష్టించడానికి ఉపయోగిస్తారు. ఈ పత్రాలు పేరోల్ సిబ్బందిచే తయారు చేయబడ్డాయి లేదా పేరోల్ కంప్యూటర్ వ్యవస్థలను ఉపయోగించి తయారు చేయబడ్డాయి.
మాన్యువల్ చెల్లింపులు
అప్పుడప్పుడు, చెల్లింపులు లేదా పేరోల్ లోపం కారణంగా చెల్లింపు కాలాల మధ్య ఉద్యోగులకు మాన్యువల్ చెల్లింపులను కంపెనీలు జారీ చేస్తాయి. పేరోల్ వ్యవస్థలు పన్ను మరియు రిపోర్టింగ్ ప్రయోజనాల కోసం పేరోల్ రిజిస్టర్లో చెక్ మొత్తానికి ఖాతా ఉండాలి. ఇది యజమాని యొక్క పన్ను ఉపసంహరించే మొత్తాన్ని ఉద్యోగి తగ్గింపులతో రాజీ చేయబడిందని ఇది నిర్ధారిస్తుంది.
