మీరు వార్షిక సిబ్బంది సమావేశాలు లేదా మీ సహచరుల కార్యక్రమాల కార్యకలాపాలను ట్రాక్ చేయటానికి స్వచ్ఛందంగా స్వచ్ఛంద సంస్థ యొక్క రికార్డింగ్ కార్యదర్శి కార్యాలయంలో మిమ్మల్ని ఎన్నుకున్నా, మీరు మీ సంస్థ సమావేశాల సమయంలో ఏమి జరిగిందో స్పష్టంగా మరియు ఖచ్చితమైన రికార్డులను నిర్మించాల్సిన అవసరం ఉంది. సమావేశ నిమిషాలు చర్చించిన లేదా చర్య తీసుకున్న ఒక అధికారిక రికార్డుగా పనిచేస్తాయి. అలాగే, వారు తరచుగా చారిత్రక పత్రాలుగా భావిస్తారు. పర్యవసానంగా, అద్భుతమైన సమావేశ నిమిషాలను తీసుకునే ప్రాముఖ్యత ఎక్కువగా చూపబడదు మరియు హాజరైన వివరాలు మీ దృష్టిని అలాగే మీ నైపుణ్యానికి అభినందించవచ్చు.
మీరు అవసరం అంశాలు
-
రాబర్ట్స్ రూల్స్ ఆఫ్ ఆర్డర్ హ్యాండ్బుక్
-
సభ్యత్వం రోస్టర్
సమావేశం నిమిషాల రికార్డింగ్ కోసం ఒక పద్ధతిని ఎంచుకోండి. టేప్ రికార్డింగ్ యొక్క ప్రయోజనాలు మరియు అప్రయోజనాలు, టైపింగ్ నోట్లను, మరియు సమావేశాల సమయంలో చేతితో వివరాలను రాయడం. ఈ రెండు పద్ధతుల కలయిక వంటి విఫలమైన-సురక్షిత పద్ధతిని పరిగణించండి. ఉదాహరణకు, మీరు మీ ల్యాప్టాప్ లేదా టాబ్లెట్లో టేప్-రికార్డును రికార్డ్ చేసి, గమనికలను కూడా టైప్ చేయవచ్చు.
"రాబర్ట్ యొక్క ఆర్డర్ ఆఫ్ ఆర్డర్" కాపీని పొందండి లేదా సమావేశాలు నిర్వహించడం మరియు రికార్డింగ్ కోసం పార్లమెంటరీ విధానం మరియు ఉత్తమ పద్ధతులపై ఈ ప్రైమర్ యొక్క ఆన్లైన్ చందాను పొందండి. సమావేశ చర్చలు, కదలికలు, కదలికలు, చర్చలు మరియు ఓటింగ్లకు సరైన ఫార్మాట్ను అధ్యయనం చేయండి. సాధ్యమైతే, సమావేశంలో మీకు అందుబాటులో ఉన్న పుస్తకం లేదా వెబ్సైట్ యొక్క కాపీని కలిగి ఉండాలి. సరైన పాలన, ప్రవర్తన, అధికారిక రికార్డులు మరియు నిమిషాలపై సమాధానాల కోసం సభ్యులు మిమ్మల్ని చూసే కార్యక్రమంలో ఇది అమూల్యమైనదిగా నిరూపించబడుతుంది.
మీ నిమిషాల్లో పరిచయం మరియు నిర్మాణంను ఫార్మాట్ చేయండి. ఉదాహరణకు, మీ పరిచయంలో తేదీ, సమయం, అధికారుల పేర్లు, సమావేశం యొక్క స్థానం మరియు ఉద్దేశ్యం. సమావేశం నిమిషాల్లో సమావేశం పిలుపునిచ్చిన సమయాన్ని అలాగే వాయిదా వేసిన సమయాన్ని ప్రతిబింబించాలి. అధికారిక సమావేశాల ఉద్దేశ్యం నెలవారీ సభ్య సమావేశం కావచ్చు; అయితే, మీరు ప్రత్యేక సభ్యత్వం సమావేశానికి నిమిషాలను రికార్డ్ చేస్తే, ఇది మీ సాధారణ వ్యాపార వ్యవస్ధలో సాధారణంగా నిర్వహించని సమావేశం అని మీ నిమిషాలను ఖచ్చితంగా ప్రతిబింబిస్తుంది. రాష్ట్ర ప్రభుత్వ సన్షైన్ చట్టం యొక్క కొన్ని నిబంధనల నుండి మినహాయింపు పొందిన అనేక వ్యక్తిగత రంగ సంస్థలు రహస్య విషయాలను చర్చించటానికి ప్రత్యేక సమావేశాలను పిలుస్తాయి.
సంస్థ యొక్క అధ్యక్షుడు లేదా సమూహం యొక్క నాయకుడు మిమ్మల్ని పరిచయం చేస్తున్నప్పుడు స్టాండ్ అప్ చేయండి. మీరు అధికారికంగా పరిచయం చేయకపోతే, మీ బృందానికి పరిచయం చేసి రికార్డింగ్ కార్యదర్శిగా లేదా నోట్ టేకర్గా మీ పాత్రను వివరించండి. మీరు చర్చా సమావేశాలను సంగ్రహించడానికి ఏ పద్ధతిలో ఉపయోగించారో సమూహాన్ని చెప్పండి. ఈ విధంగా, సభ్యులు మీకు తెలిసిన లేదా సభ్యులకు మరియు దాని అభ్యాసాలకి తెలియకపోయినవారికి ప్రత్యేకంగా సహాయపడే సంస్థ యొక్క అధికారిక పత్రాలను సృష్టించేందుకు మరియు నిర్వహించడానికి బాధ్యత వహించే వ్యక్తిగా మిమ్మల్ని గుర్తించవచ్చు. అదనంగా, మీ పరిచయాన్ని హాజరైనవారు వినడంతో మాట్లాడాలి కనుక మీరు మీ నోట్-టేనింగ్ విధులను సమర్థవంతంగా నిర్వహించగలరు.
మీరు తమ పేర్లను గమనించినప్పుడు, వారు కూర్చున్నప్పుడు తమను తాము పరిచయం చేయడానికి హాజరైనవారిని అడగండి. ఈ విధంగా, మీరు కదలికలు, సెకన్లు మరియు చర్చా పాయింట్లను రికార్డ్ చేస్తున్నప్పుడు వారి పేర్లను పునరావృతం చేయడానికి నిరంతరం వ్యక్తులను అడగనవసరం లేదు. ఉదాహరణకు, మీరు ఎల్లప్పుడూ ఒక కదలికను, సెకను వ్యక్తిని మరియు ఒక చలనపై ఓటు కోసం పిలుపునిచ్చే వ్యక్తి యొక్క పేరును రికార్డ్ చేయాలి. ఓటు కోసం ఎవరైనా పిలుపునిచ్చినప్పుడు, వారు సాధారణంగా "ప్రశ్నకు పిలుపునివ్వండి." సమూహం యొక్క నాయకుడు సభ్యులను ఓటు వేయమని అడుగుతాడు. ఓటింగ్కు ముందు చర్చ జరుగుతుంటే, చర్చకు సంబంధించిన ముఖ్యమైన భాగాలను నమోదు చేయండి మరియు అధికారిక అభ్యంతరాలను గమనించండి. కదలికలు మరియు ఓటింగ్కు సంబంధించి మీ గమనికలు కూడా అయ్స్, నెస్ మరియు నియామకాల పేర్లను కలిగి ఉండాలి.
మీ గమనికలు లోకి ఆత్మాశ్రయ ప్రకటనలు interjecting మానుకోండి. ఒక స్పీకర్ అంటే తన టోన్, ఇన్ఫెక్షన్ లేదా అశాబ్దిక సూచనల ద్వారా అర్థం ఏమిటో అర్థం చేసుకోవద్దు. సమావేశపు నిమిషాలు వాస్తవమైనవి మరియు లక్ష్యంగా ఉండాలి - హాజరైన ప్రకటనలలో ఏదైనా ట్విస్ట్ మీ నిమిషాల సమగ్రతను కోల్పోతుంది మరియు సరిగ్గా రికార్డు నిమిషాల్లో మీ సామర్థ్యాన్ని ప్రశ్నించడానికి ప్రయత్నిస్తుంది. ఉదాహరణకు, జాన్ డో ఈ కదలికను రూపొందించాడు: నేషనల్ వెదర్ సర్వీస్ జాక్సన్, ఆడమ్స్ మరియు మాడిసన్ కౌంటీలకు మంచు కంటే ఐదు అంగుళాల మంచు అంచనా వేసిన రోజుల్లో పాఠశాలలను మూసివేయండి, "కాదు" అని జాన్ డో ప్రాంతీయ వాతావరణ పరిస్థితులు శీతల వాతావరణం మరియు అగమ్య రహదారులను సూచిస్తున్న రోజుల్లో పాఠశాలలను మూసివేయాలా అనే దానిపై ఓటు వేయండి."
సమావేశాలు వాయిదా పడిన తరువాత వీలైనంత త్వరగా మీ నిమిషాలను ముగించండి, మీ మనస్సులో చర్యలు ఇంకా తాజాగా ఉంటాయి. మీ గమనికలను సమీక్షించండి, టేప్ రికార్డింగ్ వినండి మరియు మీ చివరి సంస్కరణను రూపొందించడానికి సిద్ధం చేయండి. మీరు సమావేశంలో ఏమి జరిగిందనే దాని గురించి ప్రశ్నలు ఉంటే, ఒక అధికారితో లేదా సమూహంలో ఒక నాయకుడిగా ఉండండి. కొన్ని సందర్భాల్లో, మీకు వివరణ ఇవ్వాల్సిన అవసరం ఉన్న వ్యక్తిని సంప్రదించాలి.
మీ సమూహ నాయకుడిని చివరి నిమిషాలు ప్రతిపాదించినవాటిని అందించండి; అభిప్రాయం, ప్రశ్నలు లేదా సవరణలు కోసం అడగండి. మీరు ఆకుపచ్చ కాంతి వచ్చినప్పుడు, మీ చివరి సంస్కరణ సిద్ధం చేసి, సభ్యులకు ప్రచారం చేయడానికి నిమిషాల్లో ఏర్పాట్లు చేయండి. మీరు హాజరైనవారితో ఒకే కార్యాలయ ఏర్పాటులో ఉన్నట్లయితే, ఇమెయిల్ ద్వారా, నత్త మెయిల్ లేదా వ్యక్తిగత డెలివరీ ద్వారా నిమిషాల్లో కాపీలు పంపిణీ కోసం మీ సంస్థ యొక్క ప్రాధాన్య పద్ధతిని ఉపయోగించండి.
చిట్కాలు
-
మీ సమావేశంలో ప్రారంభ రోల్ కాల్ ఉంటే, ఆ సభ్యులు తమను తాము పరిచయం చేయమని అడగకూడదు. కేవలం ప్రజల పేర్లను సంగ్రహించి, హాజరుకాని వ్యక్తుల పేర్లను నమోదు చేయండి. రోల్ కాల్స్ సాధారణంగా అధికారిక సమావేశాల్లో ప్రామాణిక విధానాలు, డైరక్టర్ల బోర్డులతో సహా. ప్రజలు కూర్చుని ఎక్కడ ప్రత్యేక గమనిక చేయండి. ఇది మీ "చీట్ షీట్" గా మారుతుంది కాబట్టి మీరు మీ నిమిషాల్లో పేరుతో సులభంగా వ్యక్తులను సూచించవచ్చు లేదా ఎవరైనా మాట్లాడుతూ, ఆమె చెప్పినదాన్ని పునరావృతం చేయడానికి లేదా పునరావృతం చేయాలి.
సమావేశం అనధికారికమైనప్పటికీ, నోట్ టేకర్గా మీ పాత్ర కాదు. అనధికారిక సమావేశాలకు కూడా నోట్-తీసుకోవడం బాధ్యతను తీవ్రంగా సంప్రదించి సమావేశ కార్యక్రమాలను సరిగ్గా మరియు అధికారికంగా వర్ణించే అధికారిక లేఖన గమనికలను రూపొందించండి. హాజరు వివరాలు మీ దృష్టిని అభినందిస్తారు.
హెచ్చరిక
సమావేశ గమనికలను సంగ్రహించడానికి ఒక స్మార్ట్ఫోన్ వంటి పరికరాన్ని ఉపయోగించకుండా ఉండండి - ఇది సానుకూల చిత్రాన్ని రూపొందించలేదు మరియు స్మార్ట్ఫోన్ల సామర్ధ్యాల గురించి తెలియకుండా ఉన్న వ్యక్తులు మీ ఫోన్లో ఏది కేవలం సంస్థ యొక్క సభ్యులు చర్చించారు.
