సమావేశాలు రికార్డింగ్ కదలికలు ఏ సంస్థ నిర్వహణ ప్రక్రియలో ఒక ముఖ్యమైన భాగం. పని దుర్భరమైన, కానీ కీలకమైన ఉంటుంది. సమావేశానికి కార్యదర్శి వరకు ఉంది, అది చెప్పిన ప్రతిదీ రికార్డు చేయడానికి ముఖ్యం కాదని గుర్తించడం, సమావేశంలో ఏమి జరగాల్సినది లేదా నిర్ణయించినది మాత్రమే. మోషన్స్ చాలా ముఖ్యమైనవి ఎందుకంటే వారు తరువాతి చర్య కోసం ఒక సంస్థను ఏర్పాటు చేస్తారు, మరియు సమావేశానికి హాజరైన వ్యక్తులు కూడా తిరిగి వెళ్లి, వారు ఏమి చేయాలో సరిగ్గా గుర్తుంచుకోవడానికి నిమిషాలను సంప్రదించాల్సి ఉంటుంది.
సమావేశం, ముఖ్యంగా తేదీ మరియు హాజరైనవారి పేర్లకు సంబంధించిన ప్రాథమిక సమాచారాన్ని రికార్డ్ చేయండి. హాజరుకాని వారిని మరియు ప్రాక్సీ వోటింగ్ అధికారం కలిగిన ఎవరికైనా కమిటీలో లేనివారు ప్రాతినిధ్యం వహించేవారిని గమనించండి.
కమిటీ అనుసరించిన ప్రామాణిక విధానాలను రికార్డ్ చేయండి, ఇందులో మునుపటి సమావేశం యొక్క నిమిషాల నిర్ధారణ, ఒక ప్రారంభ సందేశం (సందేశాన్ని అందించిన సందేశం, సందేశం యొక్క కంటెంట్ కాదు) మరియు మొదలైనవి ఉంటాయి. ఇది ఎప్పటికప్పుడు షెడ్యూల్ చేయబడిన సమావేశమా కాదా లేదా అది అత్యవసర బడ్జెట్ సమావేశం వంటి కొన్ని అసాధారణ ప్రయోజనాల కోసం ప్రత్యేక సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేయాలా అని కూడా గమనించండి.
ఎగువ-కేస్ అక్షరాలలో "మోషన్" అనే పదాన్ని ఉంచడం ద్వారా లేదా మోషన్ని ప్రతిపాదించిన వ్యక్తి యొక్క పేరుతో (ఉదాహరణకు, "కల్నల్ ఆస్తేర్డ్ మోషన్") ప్రతిపాదించడం ద్వారా మోషన్ ప్రారంభంలో హైలైట్ చేయండి.
ఇది పేర్కొన్నట్లు కదలికను ఖచ్చితంగా రికార్డ్ చేయండి. చలనం ఇటాలిక్స్లో సమర్పించబడవచ్చు. ఓటు వేయడానికి ముందు కదలిక యొక్క ఖచ్చితమైన పదాలు గురించి చర్చ జరిగితే, చర్చని నమోదు చేయవద్దు, కేవలం మోషన్ యొక్క చివరి సంస్కరణ యొక్క ఖచ్చితమైన భాషను (ఉదాహరణకి, "కల్నల్ ఆస్తేర్డ్ చే మోషన్: కమిటీ పరిష్కరిస్తుంది మిస్టర్ గ్రీన్ను కాండిల్స్టీక్తో బెదిరించడానికి ప్రొఫెసర్ ప్లం ను అధికారికంగా నిందించాడు."
ఓటు ఫలితాలను నమోదు చేయండి. కమిటీలు ప్రతి ఒక్కరికీ ఎన్నికయ్యారు (అవును, కాదు, దూరంగా ఉండండి), వ్యక్తిగత నిర్ణయాలు లేని సంఖ్య (5 నుండి 3 ఉత్తీర్ణత), లేదా ఫలితం (ఉత్తీర్ణత) ఎలా నమోదు చేయవచ్చో నమోదు చేసుకోవచ్చు.
