"కీపింగ్ ది బుక్స్: బిజినెస్ రికవరీ కీపింగ్ అండ్ అకౌంటింగ్ ఫర్ ది సక్సెస్ఫుల్ స్మాల్ బిజినెస్, సెవెన్త్ ఎడిషన్" లిండా పిన్సన్ ఈ రుణాలు చెల్లించవలసిన ఖాతాలను చెల్లిస్తుంది, కొనుగోలు చేసిన వస్తువులను లేదా సేవలకు రుణదాతలకి ఒక సంస్థ చెల్లించవలసి ఉంటుంది. దాని అకౌంటింగ్ బృందం లేదా ప్రత్యేకమైన ఖాతాల చెల్లించవలసిన బృందం యొక్క ప్రత్యేకమైన ఖాతాల చెల్లించవలసిన బృందం ప్రాసెసింగ్ విధానాల యొక్క ప్రామాణిక సెట్లను నియమిస్తుంది.ఈ విధానాలు విక్రేత సంబంధాలను పెంచే సమయంలో అధిక ఖర్చును తగ్గిస్తాయి.
ప్రాముఖ్యత
మోసం, అపహరించడం మరియు ప్రాసెసింగ్ లోపాలు ఒక వ్యాపార నాశనం చేయవచ్చు. ఇటువంటి ప్రమాదాన్ని తగ్గించడానికి నియంత్రణ విధానాలను అమలు చేయడం చాలా కీలకమైనది. కొన్ని సాధారణ మరియు సమర్థవంతమైన నియంత్రణలు: అపహరించే ప్రమాదాన్ని తగ్గించడానికి విధులు వేరు చేయడం; అపహరించే ప్రమాదం, మోసపూరితమైన ఇన్వాయిస్లు మరియు లోపాలు తగ్గించడానికి అధికారిక కొనుగోలు విధులు మరియు మార్గదర్శకాలు; అపవాదు మరియు లోపాల ప్రమాదాన్ని తగ్గించడానికి రెండవ సంతకం డాలర్ మొత్తం పరిమితులు; నకిలీ చెల్లింపు లోపాల ప్రమాదాన్ని తగ్గించడానికి క్రమబద్ధమైన ఇన్వాయిస్ నంబర్ ధృవీకరణ.
విక్రేతలు
క్రెడిట్లను కంపెనీ డేటాబేస్కు విక్రేతలుగా జోడించబడతాయి. ఈ విధిని సాధారణంగా చెల్లించవలసిన క్లర్క్ లేదా ఫైనాన్స్ క్లర్క్ చెల్లింపులను సృష్టించే సామర్ధ్యాన్ని కలిగి ఉండదు.
చెల్లింపులు సమయానుసారంగా ఉత్పత్తి చేయబడిందని నిర్ధారించడానికి, ఇన్వాయిస్ సమస్యలను పరిష్కరించడానికి ఖాతాదారుల చెల్లింపు బృందంలో పని చేయడానికి విక్రేతలు ప్రోత్సహించబడతారు. కొనుగోలు ఎజెంట్లను సంప్రదించడం లేదా ఆర్డరింగ్ విభాగం చెల్లించని లేదా పాక్షికంగా చెల్లించిన ఇన్వాయిస్లు గుర్తించడం లేదా పరిష్కరించడం ఆలస్యం జోడిస్తుంది.
ఫంక్షన్
అమ్మకపుదారులు ఖాతాలను చెల్లించదగిన విభాగం నేరుగా ఇన్వాయిస్లు పంపడానికి ఆదేశాలు. ఇన్వాయిస్ సమయం స్టాంప్ మరియు ప్రాసెసింగ్ గడియారం ప్రారంభమవుతుంది. వస్తువులను లేదా సేవలను సేకరించేందుకు కొనుగోలు ఆర్డర్ ఉత్పత్తి చేయబడితే, వాయిస్ కొనుగోలు ఆర్డర్ మరియు రసీదు యొక్క రుజువుతో సరిపోతుంది. ఈ "మూడు మార్గం మ్యాచ్" ప్రక్రియలో "అకౌంట్స్ పేఅబబుల్: ఎ గైడ్ టు ఎగ్జిక్యూటివ్ డిపార్టుమెంటు" లో మేరీ ఎస్.
కొనుగోలు ఆర్డర్ లేకుండా కొనుగోలు చేయబడినట్లయితే కంపెనీ యొక్క మార్గదర్శకాలను తప్పనిసరిగా కలుసుకోవాలి. మార్గదర్శకాలు నెరవేరినట్లయితే, వాయిస్ ఆమోదం మరియు తగిన కోడింగ్ కోసం క్రమం విభాగానికి పంపబడుతుంది.
పంపిణీ పద్ధతులు
చెల్లించదగిన విశ్లేషకుడు ఖాతాల చెల్లింపులకు అధికారం ఉంది. విశ్లేషకుడు తక్షణమే ఇన్వాయిస్లు సమయానుసారంగా ప్రాసెస్ చేయటానికి శ్రద్ధతో పని చేస్తారు, వీలైనంత త్వరగా వారు చెల్లించబడతాయో మరియు డిస్కౌంట్లను తీసుకుంటారు. ఈ లక్ష్యాలు రెండూ ఓవర్హెడ్ ఖర్చును నియంత్రించడానికి అవకాశాలు కల్పిస్తాయి. ఆలస్యం చెల్లింపులకు ప్రభుత్వ ఏజెన్సీలు జరిమానా విధించటం చాలా ముఖ్యమైనది.
ఎలక్ట్రానిక్ చెల్లింపులు మరొక వ్యయం పొదుపు సాధనం. ఇది కాగితపు చెక్కుల వ్యయాన్ని తగ్గిస్తుంది మరియు చెక్ మోసం లేదా అపహరించడం తగ్గిస్తుంది. ఒక పాక్షిక చెల్లింపు లేదా తిరోగమన చెల్లింపును జారీ చేయవలసిన అవసరం ఉంటే, చెల్లించదగిన విశ్లేషకుడు పత్రాలు మరియు పరిస్థితులను వివరిస్తుంది.
అంతర్గత ఆడిటింగ్
చెల్లించవలసిన విశ్లేషకుడు ఖాతా విధానం ప్రకారం చెల్లింపులు చెల్లించబడతాయని నిర్ధారిస్తుంది. సంస్థ యొక్క అంతర్గత ఆడిటింగ్ బృందం ఇన్వాయిస్లు ఎంచుకున్న సమూహం కోసం డాక్యుమెంటేషన్ను అభ్యర్థించడం ద్వారా విశ్లేషకుడి యొక్క పనితీరును ఎంచుకుంటుంది. ఆడిటర్ నియంత్రణ విధానాలు స్థానంలో మరియు సరిగా అనుసరించే నిర్ధారించడానికి డాక్యుమెంటేషన్ సమీక్షించి. తగినంత నియంత్రణ విధానాలు ఊహించని నష్టాలలో ఫలితంగా ఉంటాయి. అదనపు నష్టాలు తిరిగి పొందడానికి అదనపు సమయం మరియు ఖర్చు అవసరం.
