ఏ కార్యాలయం లేదా వ్యాపార అమర్పు గురించి కేవలం సమర్ధత కీలకమైనది. ఏ కార్యాలయ పర్యావరణానికి లబ్ది చేకూర్చే నైపుణ్యం. మీరు సాధారణంగా నిర్వహించబడుతున్నారని గుర్తించినా, మెరుగుపరచాలనుకునే ఒక విషయం మీ పత్రం దాఖలు మరియు నిర్వహణ విధానాలు. వాటిని నిర్వహించడానికి వ్యవస్థ లేకపోతే మీరు ముఖ్యమైన పత్రాల కోసం శోధిస్తూ గంటలు గడుపుతారు. మీరు ఒత్తిడికి గురైనప్పుడు అవసరమైన పత్రాలను పొందగల సామర్థ్యాన్ని కలిగి ఉంటారు. కొన్ని కార్యాలయాల్లో వాస్తవ భౌతిక ఫైల్స్ ఉన్నప్పటికీ, మెజారిటీ పత్రం దాఖలు కంప్యూటర్లో జరుగుతుంది.
నామకరణ
స్థిరమైన పద్ధతిలో అన్ని ఫైల్లు మరియు ఫోల్డర్లను పేరు పెట్టండి. ప్రాజెక్ట్ పేరుతో తేదీ మరియు ఇతరులు వారిలో కొందరు పేరు పెట్టవద్దు. ఒక నిర్దిష్ట ప్రాజెక్ట్ యొక్క ప్రతి ఫైల్ దాని శీర్షికలో ప్రాజెక్ట్కు ప్రత్యేకంగా ఉందని నిర్ధారించుకోండి. సులభంగా గుర్తించదగిన పేరుతో మాస్టర్ ప్రాజెక్ట్ ఫోల్డర్ను సృష్టించండి. ఈ ఫోల్డర్ను ఉపవిభాగాలకు పారదర్శక శీర్షికలతో విభజించండి, దానిపై పనిచేసే వారి పేర్లను లేదా ఇతర అవసరమైన విషయాలు జాబితా చేయడానికి మీరు ఉపయోగించగలరు.
సేవ్
ఇలాంటి పత్రాలను కలిసి నిల్వ ఉంచండి. మీరు ఒక నిర్దిష్ట ప్రాజెక్ట్లో పని చేస్తుంటే, మీ కంప్యూటర్లోని ఒకే మాస్టర్ ఫోల్డర్లోని అన్ని పత్రాలను సేవ్ చేయండి. ఇది అన్ని స్థాయిల్లో అన్ని స్ప్రెడ్షీట్లు లేదా అన్ని గ్రాఫిక్స్లను నిల్వ ఉంచడం కంటే మరింత సమర్థవంతంగా మరియు తార్కికంగా ఉంటుంది. మీరు వివరాలతో స్క్రాంబ్లింగ్ చేసినప్పుడు, ఒక క్లిక్ మిమ్మల్ని ప్రాజెక్ట్కు తీసుకెళుతుంది.
కంటెంట్
మీరు పత్రాలను దాఖలు చేసే ముందు, కంటెంట్ను సమీక్షించడానికి కొంత సమయం పడుతుంది. మీకు పంపిన మొత్తం సమాచారాన్ని సేవ్ చేయవద్దు. అనవసర విషయాల తరువాత చూస్తున్న ఎక్కువ సమయం ఇది. పత్రం మీ ప్రత్యేక ప్రాజెక్ట్కు సంబంధించినది అయితే, దాన్ని సేవ్ చేయండి. లేకపోతే, అది మీ కంప్యూటర్ నుండి తీసివేయండి.
స్థితి
పూర్తి పని కోసం మరియు సూచన మరియు రికార్డుల ప్రయోజనాల కోసం మాత్రమే సేవ్ చేయబడిన పత్రాల నుండి జరుగుతున్న పనిలో భాగంగా ఉన్న ప్రత్యేక పత్రాలు. మీ ఫోల్డర్ సిస్టమ్ను ఉపయోగించుకోండి. ప్రస్తుత పత్రాలను మీ కంప్యూటర్ యొక్క డెస్క్టాప్ వంటి సులభంగా యాక్సెస్ చేయగల ప్రదేశంలో సేవ్ చేయండి. పని పూర్తయిన తర్వాత, మీరు పూర్తి పనిని నిల్వ చేసిన ప్రాజెక్ట్ ఫోల్డర్కు తరలించండి. మీ వ్యాపారానికి సరిపోయేలా ఈ పద్ధతిని టైలర్ చేయండి.
