ఫైలింగ్ అనేది ఒక పురాతన వ్యవస్థ, ఇది పత్రాలను సులభంగా కనుగొనడాన్ని చేస్తుంది. ఈ పత్రాలు అక్షరాలు, మెమోలు, ఆర్ధిక రికార్డులు, నివేదికలు మరియు అనురూపత యొక్క ఇతర రూపాల్లో ఉండవచ్చు. ఒక పొందికైన మరియు సమర్థవంతమైన దాఖలు వ్యవస్థ సాధించడానికి, మీరు సరైన విధానాలను ఉపయోగించాలి. నేటి ఎలక్ట్రానిక్ వయస్సులో, వ్యాపారాలు మరియు ఇంటి కార్యాలయాలు ఇప్పటికీ కాగితపు ఫైల్స్ నిర్వహించాల్సిన అవసరం ఉంది.
వర్గం
మీ ఫైల్లను కేతగిరీలుగా వర్గీకరించండి. ప్రధాన వర్గం ఇది ప్రాధమిక శీర్షికగా ఉంటుంది, ఇది అన్ని ఇతర ఫైళ్లను (ఉపవర్గాల) కింద ఉంచబడుతుంది. వర్గం యొక్క పరిధిని బట్టి, ఇది పూర్తి ఫైలింగ్ క్యాబినెట్ సొరుగును కలిగి ఉంటుంది. ఉదాహరణకి:
వర్గం: పేరోల్ రిజిస్టర్ 2014 ఉపవర్గాలు: పేరోల్ నమోదు జనవరి 2014 పేరోల్ నమోదు ఫిబ్రవరి 2014 పేరోల్ నమోదు మార్చి 2014
సంవత్సరం చివరి వరకు మీ ఉపవర్గాలను కొనసాగించండి. మీ వర్గం మొత్తం డ్రాయర్ను పూరించినట్లయితే, లేబుల్ చేయండి మరియు డ్రాయర్ బాహ్యంలో ఉంచండి; మీ ఉపవిభాగ ఫోల్డర్లను లేబుల్ చేయండి మరియు డ్రాయర్ లోపల వాటిని ఉంచండి. మీ డ్రాయర్ కోసం అనేక కేతగిరీలు ఉన్నప్పుడు మరియు వాటిని లోపల లేబుల్ ఉపవర్గం ఫైల్ ఫోల్డర్లను ఉంచినప్పుడు మీ కేతగిరీలు కోసం ఉరి ఫోల్డర్లను ఉపయోగించండి.
దాఖలు నియమాలు
రెండు ప్రాథమిక ఫైలింగ్ నిబంధనలు అక్షర మరియు తేదీ ఫైలింగ్. వర్ణమాల యొక్క అక్షరాల ప్రకారం అక్షర పేటికను ఫైల్ చేస్తున్నప్పుడు. తేదీ దాఖలు కోసం, పైన ఉన్న మీ అత్యంత ఇటీవలి ఫైళ్లను ఫైల్ చేయండి. వర్ణమాల ఫైల్కి దరఖాస్తు అనేక నియమాలు ఉన్నాయి.
మొదటి అక్షరం (అంటే, లాంగ్స్టన్ కన్స్ట్రక్షన్, పార్కిన్సన్ కార్వాష్, రివర్స్ & అసోసియేట్స్, థామ్సన్ & కంపెనీ) పేరుతో ఫైల్ చేస్తున్నప్పుడు.
మొదటి పేరు ఒకేలా ఉన్నప్పుడు, రెండవ అక్షరం (అంటే ఏస్, అడిలె, ఆంజీ, ఆగస్టు) ద్వారా ఫైల్.
చివరిపేరు (అంటే కానోర్, ల్యూక్; డెన్వర్, మేరియన్; ఫుల్లెర్టన్, జె.డి.
ఇంటిపేర్లు ఒకే సమయంలో ఉన్నప్పుడు (ఉదాహరణకు, గారిసన్, DC; గారిసన్, EF; గ్యారీసన్, GH; గారిసన్, వైబి).
ఇంటిపేరు ఉపసర్గను కలిగి ఉన్నప్పుడు మొదటి ఉపసర్గ అక్షరమును ఉపయోగించు (i.e. de la hoya, GU; de మార్క్, DS; వాన్ డెర్ రాయ్, FH; వాన్ అండర్, PE).
రెండు (అంటే ఆండర్సన్ & లీబెర్మాన్, సైప్రస్ & ఫ్లోర్స్హైమ్) ఉన్నప్పుడు మొదటి ఇంటిపేరు ద్వారా ఫైల్.
Mac గా Mac, Mc, M 'ఫైల్స్; సెయింట్ గా సెయింట్ మరియు సెయింట్ (అంటే, మాక్ ఇంటైర్, మక్ నైట్, M'Clever లేదా సెయింట్ పాల్స్, సెయింట్ మేరీస్).
ఫైలు నిర్వహణ
మీ ఫైలింగ్ విధానం సరిగ్గా స్థానంలో ఉంటే, మీరు దానిని నిర్వహించాలి. అన్ని పత్రాలను దాఖలు చేయడానికి ఒక నియమించబడిన ట్రేని కలిగి ఉండాలి; వాటిని చుట్టూ పడుకోవద్దు. ఫోల్డర్లను లేదా సొరుగులను ఫైల్లతో ప్యాక్ చేయవద్దు; ఇది వాటిని సంగ్రహించడానికి కష్టతరం చేస్తుంది. రోజుకు కనీసం ఒకసారి దాఖలు చేయాలని ప్రయత్నించండి. మీరు ఒక చిన్న కంపెనీని నడుపుకుంటే, వారానికి ఒకసారి చేయండి. మీకు ఉపయోగం నుండి ధరిస్తున్న ఫైళ్లను కలిగి ఉంటే, వాటి కోసం కొత్త ఫైళ్లను రూపొందించండి. రీసైక్లింగ్ బిన్ లేదా షెర్డర్లో అవాంఛిత కాగితాన్ని ఉంచండి. మీ ఫైల్లు రహస్యంగా ఉంటే, సొరుగులను లాక్ చేయడానికి ఎల్లప్పుడూ గుర్తుంచుకోండి.
