పేరోల్ రికార్డుల భద్రత మరియు వారితో పనిచేసే సిబ్బంది పేరోల్ నిర్వాహకులకు మరియు కార్పొరేట్ నిర్వహణకు నిరంతర పరిశీలన. పేరోల్ భద్రత పేరోల్ రికార్డుల గోప్యత మరియు భద్రత, పేరోల్ విభాగం మరియు పేరోల్ సిబ్బంది నిర్వహణ మరియు నిర్వహణను కలిగి ఉంటుంది. పేరోల్ మేనేజర్, అకౌంటింగ్ మేనేజర్ లేదా మానవ వనరుల నిర్వాహకుడు సీనియర్ మేనేజ్మెంట్తో కలిపి పేరోల్ భద్రత బాధ్యత తీసుకుంటారు. అత్యంత సురక్షితమైన మరియు సమర్థవంతంగా వ్యవస్థీకృత పేరోల్ పర్యావరణాన్ని సృష్టించడం ప్రతి పేరోల్ విభాగం యొక్క లక్ష్యంగా ఉండాలి.
సంస్థ
పేరోల్ విభాగం, సిబ్బంది మరియు కార్యక్రమాల నిర్వహణ పేరోల్ భద్రతకు చాలా ముఖ్యమైనది. సురక్షిత పేరోల్ పరిపాలన కోసం ఒక కమాండర్ యొక్క స్పష్టమైన గొలుసు, లాజికల్ డిపార్ట్మెంట్ సంస్థ చార్ట్ మరియు పేరోల్ బాధ్యతలకు స్పష్టమైన ప్రతినిధి. ఉద్యోగి, పేరోల్ ప్రాసెసర్, ప్రత్యేక జీతభత్య పరిస్థితులకు ప్రత్యేక వేతనాలు మరియు FMLA మరియు కార్మికుల పరిహార ఆకులు, ఉద్యోగి రికార్డులు క్లర్కులు మరియు ఇతర వేరొక ఉద్యోగుల సిబ్బందికి రహస్యంగా, సమర్థవంతమైన, సురక్షితమైన మరియు చట్టపరంగా కంప్లైంట్ పేరోల్ ప్రాసెసింగ్ కోసం విభాగంలో నిర్వహించబడాలి.. పేరోల్ లో ప్రతి ఒక్కరూ పేరోల్ ప్రాసెసింగ్ లో భద్రతా ఉల్లంఘనలను మరియు లొసుగులను తొలగించడానికి మరియు తొలగించడానికి స్పష్టంగా నిర్వచించిన బాధ్యతలను కలిగి ఉండాలి.
నియంత్రణ ప్రాప్యత
పేరోల్ కాగితం పత్రాలు, భౌతిక నిల్వ ఫైళ్లు, కంప్యూటర్లు మరియు కంప్యూటర్ నివేదికలు మరియు ఏ ఇతర రకమైన యాక్సెస్కు అన్ని యాక్సెస్ కచ్చితంగా నియంత్రించబడి, గోప్యమైన చెల్లింపు సమాచారాన్ని సురక్షితంగా అమలు చేయాలి. ప్రతీ పేరోల్ ఉద్యోగి బాధ్యతలు తప్పనిసరిగా యాక్సెస్ యొక్క స్థాయిని గుర్తించడానికి పేరోల్ మేనేజర్ను సమీక్షించాలి. టైమ్ షీట్లు, అధికారం పెంచడం, బోనస్ మరియు కమిషన్ వ్రాతపని మరియు ఇతర పేరోల్ పత్రాలు వంటి సున్నితమైన మరియు గోప్యమైన ఆర్థిక సమాచారంతో భౌగోళిక పేరోల్ పత్రాలకు ప్రాప్యత లావాదేవీలను ప్రాసెస్ చేసే వారికి మాత్రమే పరిమితం చేయాలి. పేరోల్ సమాచారం, డేటా మరియు ఆర్కైవ్లతో ఉన్న ఫైల్ క్యాబినెట్లు మరియు కంప్యూటర్లు తప్పనిసరిగా భద్రతా ప్రాంతాల్లో ఉన్నవాటిని భద్రతా క్లియరెన్స్తో ఉన్న వారితో వీక్షించవచ్చు మరియు పని చేయవచ్చు. ఉదాహరణకు, కంప్యూటర్ పేరోల్ వ్యవస్థలోకి మాత్రమే కార్మిక సమయాలను నమోదు చేసే సమయపు క్లెక్స్ తుది సమర్పణ ప్రక్రియలు లేదా వేతనం మరియు ప్రయోజన పత్రాలకి ప్రాప్యత కలిగి ఉండకూడదు.
డాక్యుమెంట్ పద్ధతులు
పేరోల్ ప్రక్రియలు మరియు ఉద్యోగుల భద్రతను నిర్ధారించడానికి పేరోల్ విధానాలు పూర్తిగా పత్రబద్ధం మరియు అమలు చేయబడతాయి. ప్రతి పేరోల్ ఉద్యోగి యొక్క బాధ్యతలు వారి ఉద్యోగ వివరణలో స్పష్టంగా నిర్వచించబడాలి, వారు నిర్వహించిన పేరోల్ విధానాల్లో మరియు పేరోల్ విభాగానికి ప్రామాణిక ఆపరేటింగ్ మాన్యువల్లో ఉండాలి. విధానాలు సమగ్రతను కాపాడటానికి మరియు భద్రతలో ఎలాంటి లోపాలను నివారించకుండా, ఏవైనా మార్పులు చేసినప్పుడు, ఏవైనా మార్పులు చేసినప్పుడు కనీసం ఏవైనా మార్పులు జరిగాయి.
శారీరక భద్రత
పేరోల్ రికార్డులు, ఫైల్స్, డేటా మరియు సిస్టమ్స్, అలాగే పేరోల్ సౌకర్యాలు మరియు సిబ్బంది భౌతిక భద్రత ముఖ్యమైనవి. రిసెప్షన్ వద్ద ప్రాసెసింగ్ పేరోల్ ద్వారా డబ్బును ఆదా చేయడానికి లేదా డబుల్ చెక్ లేకుండా ఒక పేరోల్ ఉద్యోగి బాధ్యతలను నిర్వహించడం ద్వారా పేరోల్ భద్రత మరియు గోప్యత రాజీపడకూడదు. పరిమిత ప్రాప్యతతో ఫైల్ క్యాబినెట్లను లాక్ చేయాలి. కార్యాలయాలు, ప్రధాన ఫ్రేమ్లు మరియు పేరోల్ డేటా మరియు ప్రాసెసింగ్ సాఫ్ట్ వేర్ తో డెస్క్టాప్ కంప్యూటర్లు సాధారణ ప్రాంతాల్లో కానీ సులభంగా లాక్ చేయవచ్చు సురక్షితమైన ప్రదేశాల్లో ఉన్న ఉండకూడదు. ఉద్యోగి మరియు సందర్శకులకు ట్రాఫిక్ నుండి చెల్లించే ఉద్యోగ పర్యావరణం తప్పనిసరిగా ఉండాలి మరియు వారు కోరిన లేదా భావోద్వేగ ఉద్యోగులకు కట్టుబడి ఉండకపోవడాన్ని విజయవంతంగా నిర్వహించడానికి అవసరమైన మార్గాలు కలిగి ఉండాలి. ఏదైనా పేరోల్ లోపాలు, వ్యత్యాసాలు మరియు మనోవేదనల్లో స్పష్టమైన ప్రక్రియలు ఉండాలి మరియు నిర్వాహకులు లేదా పర్యవేక్షకులు, నేరుగా పేరోల్ సిబ్బందితో మాట్లాడరాదు.
