ఒక ఉత్తరాలకు ప్రతిస్పందన ఎలా సమాచారం అభ్యర్థిస్తోంది

సమాచారం అభ్యర్థిస్తున్న ఒక లేఖకు సమర్థవంతమైన ప్రతిస్పందన వినియోగదారుడు తక్షణమే అభ్యర్థించిన సమాచారం ఇస్తుంది, మితిమీరిన పదాలు లేదా పూరింపులను తప్పించడం. కాలానుగుణంగా సమాచారాన్ని కస్టమర్ అభ్యర్థనలకు ప్రతిస్పందించడం మీ వ్యాపార విశ్వసనీయతను పెంచుతుంది.

ప్రారంభ

కస్టమర్ యొక్క పేరును మరియు సంప్రదింపు సమాచారాన్ని లేఖ యొక్క ఎడమ చేతి మూలలో ప్రామాణిక అక్షర లేఖన ఆకృతిలో ఇన్సర్ట్ చెయ్యండి. ఉదాహరణకి:

జాన్ స్మిత్

555 మోకింగ్బర్డ్ లేన్,

స్ప్రింగ్ఫీల్డ్, ఓహెచ్

కస్టమర్ యొక్క చిరునామా క్రింద, మీరు లేఖను ముసాయిదా చేస్తున్న తేదీని చొప్పించండి.

సాధారణ "ప్రియమైన కస్టమర్" కంటే కస్టమర్ యొక్క మొదటి పేరుని అక్షరాన్ని వ్యక్తిగతీకరించండి. వధించిన తర్వాత మొదటి పంక్తికి ఈ లేఖ వాస్తవానికి సమాచారం కోసం తన అభ్యర్థనకు ప్రతిస్పందనగా తెలుస్తుంది: "డియర్ జాన్, సమాచారం కోసం మీ అభ్యర్థనకు ప్రతిస్పందనగా …"

లెటర్ బాడీ

మీరు మీ స్పందనను డ్రాఫ్ట్ చేస్తున్నప్పుడు కస్టమర్ యొక్క లేఖను మీ ముందు ఉంచండి. మీరు అభ్యర్థిస్తున్న సమాచారాన్ని స్పష్టంగా అర్థం చేసుకున్నారని నిర్ధారించడానికి లేఖను మళ్లీ చదవండి. కస్టమర్ సమాచారం ఒకటి కంటే ఎక్కువ భాగం కావాలనుకుంటే, వివిధ అంశాలను హైలైట్ చేయండి మీరు ఏ సమాచారం బయటకు రాలేదు నిర్ధారించడానికి. అప్పుడు లేఖ శరీరం లో, ప్రతి అంశాన్ని జాబితా ఆకృతిలో. వర్తిస్తే, మీ సాఫ్ట్వేర్ ప్రోగ్రామ్లో అందించిన బుల్లెట్-పాయింట్ లేదా సంఖ్యా జాబితా ఆకృతీకరణ అంశాలను ఉపయోగించండి.

ముగింపు

చర్య తీసుకోవడానికి కస్టమర్ను ఆహ్వానించండి మీరు అందించిన సమాచారం ఆధారంగా మరియు మీ వ్యాపారంలో తిరిగి పాల్గొనడానికి, పారిశ్రామికవేత్తలో సింథియా పెరున్కు సలహా ఇస్తుంది. మీరు కస్టమర్ను మీ వ్యాపార స్థాన 0 ను 0 డి ఒక ఆన్లైన్ ఆర్డర్ ను స 0 పాది 0 చుకోవడానికి సహాయ 0 చేయగలిగితే, అలా చేయటానికి దుకాణానికి రావడానికి ఆయనను ఆహ్వాని 0 చ 0 డి. మీ వ్యాపార ఫోన్ నంబర్, ఇమెయిల్ చిరునామా మరియు వెబ్సైట్ చిరునామాను చేర్చండి. లేఖ మూసివేతలో ఈ సమాచారాన్ని పునరావృతం చేయడానికి ఇది సరే - మరియు కస్టమర్ను అతను తదుపరి సమాచారం కావాలంటే మిమ్మల్ని సంప్రదించడానికి ఆహ్వానించండి.

చిట్కాలు

• టైపోస్ మరియు వ్యాకరణ తప్పులు మీ వ్యాపారంలో సరిగ్గా ప్రతిబింబిస్తాయి. సమాచారం కోసం అభ్యర్థనలకు ప్రతిస్పందనలతో సహా కస్టమర్లకు ఏవైనా సుదూరాలను పంపడానికి ముందు, మీ నిర్వాహక సహాయకుడు లేదా సహోద్యోగి కనీసం రెండు సార్లు లేఖలను సరిచూసుకోవాలి.