ఒక సంఖ్యా కార్యాలయ ఫైల్ వ్యవస్థను ఎలా ఏర్పాటు చేయాలి

ఒక ముఖ్యమైన పత్రం కనిపించకుండా పోయినప్పుడు, వ్యవస్థీకృత కార్యాలయ పూచీ వ్యవస్థ యొక్క ప్రాముఖ్యత ఎప్పుడూ స్పష్టంగా లేదు. అసమర్థమైన ఫైలింగ్ వ్యవస్థలు వ్యర్థమైన సమయం, డబ్బు మరియు తప్పిపోయిన పత్రం సమాచారం యొక్క అంతర్గత భాగం కలిగి ఉంటే పేద నిర్ణయం తీసుకోవటానికి దారి తీయవచ్చు మరియు మీరు తప్పకుండా నిర్ణయం తీసుకోవాలి. గందరగోళం నుండి ఆర్డర్ను సృష్టించడానికి ఒక మార్గం ఒక సంఖ్యా కార్యాలయ ఫైలింగ్ వ్యవస్థను ఏర్పాటు చేయడం, ఇక్కడ మీరు కొనుగోలు ఆర్డర్లు, జాబితా అంశాలు మరియు అంచనాలు, మరియు ఆరోహణ క్రమంలో ఉన్న ఫైల్ సమాచారం లేదా అత్యల్ప నుండి అత్యధిక సంఖ్య వరకు ఉన్న రికార్డులకు సంఖ్యలు కేటాయించవచ్చు.

మీరు అవసరం అంశాలు

• సంఖ్యా వ్యవస్థ

• ఫైల్ క్యాబినెట్

• ఫైల్ డివైడర్ గైడ్లు

• ఫైల్ డివైడర్ ట్యాబ్లు

• ఫైల్ ఫోల్డర్లు, వర్గీకరించబడిన రంగులు

• Labels

వర్గం మరియు నంబరింగ్ వ్యవస్థను సెటప్ చేయండి

ఫైలు కేతగిరీలు ఏర్పాటు మరియు నియంత్రణ సంఖ్యలు కేటాయించవచ్చు. విడివిడిగా మీ సంస్థలోని వ్యక్తిగత విభాగాలను జాబితా చేయండి. ప్రతి విభాగానికి ప్రధాన నియంత్రణ సంఖ్యను కేటాయించండి. ఉదాహరణకు, ఒక చిన్న వ్యాపారం "ఫైనాన్షియల్," "సేల్స్," "పర్చేజింగ్," "హ్యూమన్ రిసోర్సెస్" మరియు "ఎక్విప్మెంట్" వంటి వర్గాలను ఏర్పాటు చేయడాన్ని ఎంచుకోవచ్చు. ప్రతి ప్రధాన వర్గం గుర్తించడానికి ఒక నియంత్రణ సంఖ్య అప్పగించుము, 100 వంటి ఆర్థిక; 200, సేల్స్; 300, కొనుగోలు; 400, మానవ వనరులు; మరియు 500, సామగ్రి.

ఫైల్ ఉపవర్గాలు ఏర్పాటు చేసి ప్రతి ఉపవిభాగాన్ని నిర్వచించడానికి మరియు గుర్తించడానికి ఉప కన్ట్రోల్ నంబర్లను కేటాయించండి. ఉదాహరణకు, సేల్స్ వర్గం, మీరు సేల్స్ రిపోర్ట్స్ కోసం 10 ను జోడించగలవు; 20, సేల్స్ అంచనాలు; మరియు 30, సేల్స్ రసీదులు.

ఉపవర్గం లోపల వ్యక్తిగత పత్రాలు గుర్తించడానికి ప్రతి ఉపవర్గం లోపల ఒక సంఖ్యా వ్యవస్థ ఏర్పాటు. మీరు డాక్యుమెంట్లో ముద్రించే సంఖ్య అవుతుంది. ఉదాహరణకు, మీరు ప్రీప్రింట్ అమ్మకాల అంచనా రూపాల కోసం ఒక క్రమంలో పంపితే, మీరు మొదటి రూపంలో 200-20-01, లేదా 200 20 01 గా ఎంచుకుంటే, మీరు కావాలనుకుంటే. ప్రతి తదుపరి పత్రం ఒకదానిని పెంచుతుంది. ఉదాహరణకు, రెండవ అమ్మకపు అంచనా రూపంలో "200-20-02" ను ప్రింట్ చేస్తారు.

మీ ఫైలింగ్ ప్లాన్ యొక్క మాస్టర్ ఇండెక్స్ సృష్టించండి. ఇది మీ ఫైలింగ్ కేబినెట్ కోసం విషయాల పట్టికగా ఉపయోగపడుతుంది.

క్యాబినెట్ ఏర్పాటు

ప్రధాన మరియు ఉపవర్గాలను గుర్తించడానికి రంగు కోడింగ్ వ్యవస్థను ఏర్పాటు చేయండి. ఉదాహరణకు, ప్రధాన వర్గాలను గుర్తించడానికి నీలం ఫైల్ డివైడర్ లేబుల్ని ఉపయోగించే నియమాన్ని మీరు ఏర్పాటు చేయవచ్చు. కలర్ ఫైల్ ఫోల్డర్లు ఉపవర్గాలను గుర్తించగలవు, విక్రయ నివేదికల కోసం ఎరుపు ఫోల్డర్లలో, అమ్మకపు అంచనాల కోసం ఆకుపచ్చ ఫోల్డర్లు మరియు విక్రయ రసీదుల కోసం పసుపు ఫోల్డర్లు. ఫైల్ ఫోల్డర్లలోని లేబుల్లు 01-100, 101-200, మొదలైనవి ప్రదర్శించే లేబుల్లు వంటి దాని కంటెంట్లను గుర్తించాయి.

క్యాబినెట్ దాఖలు చేయడంలో ప్రధాన వర్గం డివైడర్ ట్యాబ్లను సృష్టించండి. ఫైల్ క్యాబినెట్లో లేబుల్ మరియు ప్రారంభ ఉపవర్గం ఫైల్ ఫోల్డర్లను ఉంచండి మరియు అవసరమైన విధంగా జోడించండి.

తగిన సంఖ్యా క్రమంలో పత్రాలను ఫైల్ చేయండి.

చిట్కాలు

• మీ వ్యాపారం యొక్క అవసరాలను గుర్తించడానికి కొంత సమయం తీసుకుంటుంది మరియు మీ వ్యాపారం కోసం అర్ధమే ఒక వర్గం మరియు నంబరింగ్ వ్యవస్థపై నిర్ణయం తీసుకోండి.

  మీరు కంప్యూటరీకరించిన అకౌంటింగ్ వ్యవస్థను ఉపయోగించుకుని, మీ స్వంత ఫారమ్లను ప్రింట్ చేస్తే, ఫైలింగ్ అవసరాలు ప్రతిబింబించడానికి మీరు నంబరింగ్ వ్యవస్థను మార్చాలి. ఉదాహరణకు, సేల్స్ ఎస్టిమేట్ ఫారమ్లపై సంఖ్య 200-20-01 వద్ద ప్రారంభమవుతుంది మరియు ప్రతి కొత్త అంచనా కోసం ఒకదానిని పెంచుతుంది.

  తాత్కాలికంగా వారికి ప్రాప్యత అవసరమైతే, దాఖలు చేయని అన్ని పత్రాల కోసం నిర్దిష్ట స్థానం మరియు కంటైనర్ను అందించండి.

  రోజువారీ లేదా వారపత్రిక వంటి షెడ్యూల్ను ఏర్పాటు చేయడం ద్వారా ఫైలింగ్ అవసరాలకు అనుగుణంగా ఉండటానికి మీరు ఉత్తమ మార్గం.