మీ వ్యాపారం కోసం ఒక అంతర్గత నియంత్రణ వ్యవస్థను రూపకల్పన ప్రణాళిక మరియు సంస్థ యొక్క వివరణాత్మక కార్యకలాపాలను అవగాహన చేసుకుంటుంది. అంతర్గత నియంత్రణలు అనేక ప్రయోజనాలకు ఉపయోగపడుతున్నాయి, అయితే వ్యాపారాలు ఉద్దేశించినట్లుగా పని చేస్తాయి మరియు వస్తువులు లేదా డబ్బును దుర్వినియోగపరచడానికి ఉద్యోగుల అవకాశాలను నిరోధించడానికి ప్రధానమైనవి. అంతర్గత నియంత్రణలు ఒక వ్యాపార యజమానిని ప్రతి ఒక్కరికీ తెలుసుకోవడం యొక్క సమాధానాన్ని అనుమతిస్తాయి, అంతేకాకుండా ఆపరేషన్ యొక్క ప్రతి విభాగాన్ని వ్యక్తిగతంగా పర్యవేక్షించకుండానే పని చేస్తుంది.
మీ వ్యాపారంలో ప్రధాన ప్రక్రియల ప్రతి సమీక్షించండి: ఉత్పత్తి, జాబితా నిర్వహణ, స్వీకరించదగిన ఖాతాలు, చెల్లించవలసిన ఖాతాలు, బ్యాంక్ సయోధ్య మరియు ఏ ఇతర ప్రక్రియ అయినా దొంగతనం లేదా దాయడం ద్వారా మోసగించడం సాధ్యమవుతుంది. ఒక వ్యక్తి బాధ్యత వహించే ప్రక్రియలోని ప్రతి భాగంలో పేర్లు లేదా ఉద్యోగ శీర్షికలను ఉంచండి. మీరు ఒక ప్రక్రియ ఎలా పనిచేస్తుందో ఖచ్చితంగా తెలియకపోతే, "ఫీల్డ్లో" సమయాన్ని వెచ్చిస్తారు మరియు ప్రక్రియను చూస్తారు లేదా బాధ్యత వహించేవారి ప్రశ్నలను అడగండి.
సంస్థ ఆస్తులను దొంగిలించే అవకాశాన్ని అనుమతించే నియంత్రణలో బలహీనతల కోసం ప్రతి ప్రక్రియ యొక్క ప్రతి అడుగును అంచనా వేయండి. ఒక్క వ్యక్తికి ఆస్తుల నిర్బంధం మరియు వాటికి అకౌంటింగ్ ఉన్న ప్రాంతాల్లో దృష్టి కేంద్రీకరించాలి. ఉదాహరణకు, ఒక ఉద్యోగి నగదు రిజిస్టర్పై నియంత్రణ కలిగి ఉంటే మరియు రాత్రి చివరిలో రాజీ పడటానికి బాధ్యత వహిస్తే, ఉద్యోగికి డబ్బును దొంగిలించి, సయోధ్యను తప్పుదారి పట్టించడం ద్వారా దానిని దాచడానికి అవకాశం ఉంది. ఇంకొక ఉదాహరణ ఇన్కమింగ్ మెయిల్ను తెరవడానికి బాధ్యత వహిస్తున్న ఒకే ఉద్యోగి మరియు మెయిల్ లో వచ్చే ఖాతాలను-స్వీకరించదగిన చెక్కులను రికార్డ్ చేయడానికి బాధ్యత వహిస్తుంది.
బలహీనమైన అంతర్గత నియంత్రణలను మీరు అంచనా వేసిన ప్రాంతాల కోసం విధానాలను మార్చండి. సాధ్యమైన చోట రిపోర్టింగ్ ఫంక్షన్ నుండి కస్టడీ ఫంక్షన్ వేరు. మీరు వేర్వేరు వ్యక్తులు ప్రతి ఉద్యోగాలను కలిగి ఉండటానికి తగినంత ఉద్యోగులు ఉండకపోయినా, మీ ఉద్యోగస్థులలో ప్రత్యామ్నాయ విధులు సాధ్యమైన చోట వేరువేరు విధులు వేరు చేయవలసి ఉంటుంది.
కొత్త పద్ధతులను పూర్తిగా వినండి మరియు వారితో ఉద్యోగులను పరిచయం చేసుకోండి. ఉద్యోగుల నుంచి కొత్త విధానాలను ఎలా సమర్థవంతంగా తీసుకున్నారో తెలుసుకోండి. విధానాలు ఒక వ్యాపార మరియు కార్యనిర్వహణ దృక్పథం నుండి మరియు కేవలం ఒక నియంత్రణ మాత్రమే కాదు అని నిర్ధారించుకోవడం ముఖ్యం. ఫీడ్బ్యాక్ ప్రకారం విధానాలను సర్దుబాటు చేసుకోండి, కానీ ఎల్లప్పుడూ నియంత్రణల ఉద్దేశ్యాన్ని గుర్తుంచుకోండి.
మీరు తప్పనిసరిగా ఇప్పటికే చేయకపోతే తప్పనిసరిగా సెలవు విధానాన్ని అమలు చేయండి. వ్యాపారాలలో దీర్ఘకాలిక-దొంగతనం సమస్యల మెజారిటీ కొనసాగించడానికి అనుమతించబడటం వలన ఎవరూ ఎప్పుడూ దొంగ విధులను నిర్వర్తించరు.దొంగల ఉద్యోగులు వెకేషన్ తీసుకోవాల్సిన అవసరం వచ్చినప్పుడు మరికొన్ని మందికి వారి కోసం నింపి, వారు నేరాలను దాచిపెట్టలేరు. ఈ విధానం దొంగతనం నిరోధించడానికి అలాగే అది జరిగితే దానిని వెలికితీస్తుంది.
చిట్కాలు
-
కనీసం ఏటా మీ అంతర్గత నియంత్రణల ప్రభావాన్ని అంచనా వేసి, అవసరమైతే వాటిని మెరుగుపరచండి.
హెచ్చరిక
మీరు మీ ఉద్యోగులు మీరు వాటిని విశ్వసించలేదని భావిస్తారని మీరు భయపడుతున్నారంటే ఎందుకంటే బలమైన అంతర్గత నియంత్రణలను అమలు చేయడానికి భయపడవద్దు. నిజాయితీగల ఉద్యోగులు సరిగ్గా రూపొందించిన పర్యావరణంలో పని చేయాలనుకుంటున్నారు.
