మీరు కార్పొరేట్ తిరోగమనం, కన్వెన్షన్ లేదా మరొక ప్రత్యేక కార్యక్రమంలో పాల్గొంటున్నా, అతిథులు మీ ప్రేక్షకులను కొత్త దృక్కోణాలు మరియు నైపుణ్యం యొక్క ప్రయోజనాన్ని అందిస్తారు. అన్నింటినీ సజావుగా నడుపుతున్నందున ఒక చెక్లిస్ట్ ఏర్పాట్లు నిర్వహించడానికి సహాయపడుతుంది. సంస్థ కోసమై, లిస్ట్, ఆర్థిక, సాంకేతిక, చిరునామా మరియు స్పీకర్ అవసరాలు: చెక్లిస్ట్ ప్రాంతాలుగా విడిపోయాయి. ఈ సంఘటనలో హోస్ట్ మరియు స్పీకర్ ఈ జాబితాలలో తనిఖీ జాబితాలను సృష్టించవచ్చు.
ప్రయాణ ఏర్పాట్లు
అతిథి మాట్లాడేవారు, చెల్లింపు లేదా స్వచ్ఛంద సేవకులు, సాధారణంగా మాట్లాడే నిశ్చితార్థానికి ప్రయాణం చేయాలి. ఇది పెద్ద ప్రయాణ ప్రణాళికలను కలిగి ఉంటుంది, విమాన మరియు హోటల్ లేదా సాధారణ కారు రైడ్ వంటివి. ఇది ఏర్పాట్లు చేయడానికి హోస్ట్ సంస్థ వరకు ఉంది. స్పీకర్ ఎక్కడ నుండి వచ్చిందో తెలుసుకోండి, రాక సమయం మరియు నిష్క్రమణ కోసం ఆమెకు ఏ విధమైన రవాణా అవసరం మరియు ఆమె ప్రాధాన్యతలను తెలుసుకోవాలి.కూడా, కొన్ని బుకింగ్ కోసం అవసరమైన పుట్టిన తేదీ వంటి, స్పీకర్ యొక్క సంబంధిత సమాచారం పొందండి. అప్పుడు, చెక్లిస్ట్ బుకింగ్ యాత్రను కలిగి ఉండాలి - అవసరమైతే ఒక హోటల్ ను బుకింగ్ చేసుకోవడం మరియు కారు వంటి భూమి రవాణా కొరకు ఏర్పాటు చేయాలి. నిశ్చితార్థానికి చాలా రోజుల ముందు అన్ని ఏర్పాట్లను నిర్ధారించడానికి గమనికను జోడించండి. స్పీకర్లు 'తనిఖీ జాబితాలను సమాచారాన్ని హోస్ట్ అందించడం మరియు నిర్ధారిస్తూ వివరాలు కూడా ఉండాలి.
ఆర్థిక ఏర్పాట్లు
హోస్ట్ యొక్క చెక్లిస్ట్లోని అంశాలు స్పీకర్కు చెల్లింపు చేయబడిందని నిర్ధారిస్తూ ఉండాలి. తరచుగా, మాట్లాడేవారు ఒక రకమైన కార్యక్రమంలో పాల్గొనడానికి ఒక భాగాన్ని మరియు విజయవంతంగా నిశ్చితార్థం పూర్తి చేసిన తరువాత కొంత భాగాన్ని చెల్లిస్తారు. ఈ సందర్భంలో ఉంటే, మీరు రెండు చెక్లిస్ట్ ఐటెమ్లను తయారుచేయండి, కనుక మీరు మర్చిపోవద్దు. స్పీకర్ యొక్క ఆర్థిక చెక్లిస్ట్ డైరెక్ట్ డిపాజిట్ కోసం చిరునామా లేదా ఖాతా నంబర్ వంటి అన్ని సంబంధిత వివరాలతో హోస్ట్ని అందించడం, అలాగే చెల్లింపు జరిగింది అని నిర్ధారిస్తుంది.
సాంకేతిక అవసరాలు
చాలామంది అతిథి మాట్లాడేవారు తమ చిరునామాలో భాగంగా సాంకేతిక పరిజ్ఞానాన్ని వినియోగిస్తారు. ల్యాప్టాప్లు, ఓవర్హెడ్ ప్రొజెక్టర్ మరియు స్క్రీన్, కేబుల్స్, పాయింటర్, మైక్రోఫోన్ మొదలైనవాటిలో - అతిథి మాట్లాడేవారికి వారు అవసరమైన ప్రతిదాన్ని జాబితా చేయాలి. హోస్ట్ ఈ సమాచారాన్ని అభ్యర్థిస్తుంది మరియు ఏదైనా సమస్యలను పరిష్కరించడానికి పవర్ కార్డ్లు, బ్యాకప్ లాప్టాప్లు మరియు సాంకేతిక నిపుణుల వంటి అభ్యాస అంశాలను జోడించాలి.
స్పీచ్ అండ్ మెటీరియల్స్
హోస్ట్ సంస్థలు స్పీకర్ నుండి వారు వెతుకుతున్న దాన్ని స్పష్టంగా తెలియజేయాలి. చిరునామాకు సంబంధించిన పొడవు వంటి చిరునామా, లేదా మరిన్ని ఆచరణాత్మక వివరాలను కలిగి ఉంటుంది. ప్రతిదీ యొక్క జాబితా తయారు మరియు స్పీకర్ కు పంపించండి. స్పీకర్ కోసం, ఈ చెక్లిస్ట్ చిరునామాను పూర్తి చేసి, సంకలనం చేయాలి. స్పీకర్ కూడా PowerPoint వంటి ప్రసంగం మరియు సహాయక సామగ్రి నకిలీ కాపీలు సృష్టించడం తనిఖీ చేయాలి. ప్రసారకుడు చిరునామా యొక్క ముందస్తు కాపీని, బహుశా మీడియాకు లేదా సంకేత భాషా వ్యాఖ్యాత కోసం ఇవ్వగలరో లేదో నిర్ధారించడానికి ముందుగానే హోస్ట్ మరియు స్పీకర్ కలిసి పనిచేయాలి.
స్పీకర్ కోసం రక్షణ
చెక్లిస్ట్ యొక్క ఈ విభాగం హోస్ట్ కోసం, స్పీకర్ కాదు. మీ స్పీకర్ ఈవెంట్ కోసం VIPగా వ్యవహరించాలి. స్పీకర్ కోసం ఒక అనుసంధానకర్తగా వ్యవహరించడానికి ఒక వ్యక్తిని నియమించి, స్పీకర్కు కేటాయించిన వ్యక్తి యొక్క సంప్రదింపు సమాచారం ఇవ్వండి. సంఘటన రోజున, స్పీకర్ను ఎక్కడికి ఆహ్వానించారో మరియు సంఘటన మరియు ముఖ్యమైన వివరాలకు అవసరమైన నవీకరణలను అందిస్తుంది. సంస్థలో ముఖ్యమైన వ్యక్తులకు స్పీకర్ను కూడా పరిచయం చేయాలి. పోడియం వద్ద నీటి సీసాలు వంటి కార్యక్రమంలో స్పీకర్ యొక్క సౌకర్యాన్ని నిర్ధారించే చెక్లిస్ట్కు అంశాలను జోడించండి. చివరగా, సంఘటన తర్వాత స్పీకర్కు ధన్యవాదాలు తెలియజేయడానికి మిమ్మల్ని గుర్తు చేసుకునేందుకు చెక్లిస్ట్ ఐటెమ్లను చేర్చండి - బహుశా చేతితో రాసిన నోట్ లేదా పూల అమరికతో - మరియు ఏ చెల్లింపులను ఖరారు చేసేందుకు.
