ఒక వ్యాపార ఇమెయిల్కు వర్తించే అధికారిక వ్యాపార లేఖ రాయడానికి ఎప్పుడు తెలుసుకున్నది వివిధ రూపాల్లో సంభాషణలను అందించే వ్యక్తులకు సులభంగా లభిస్తుంది; అయితే, మీడియంను ఎన్నుకునేటప్పుడు పరిగణించవలసిన అనేక అంశాలు ఉన్నాయి. మీరు రాయడానికి నిర్ణయం తీసుకున్నప్పుడు, కావలిసినంత, సంపూర్ణత, గోప్యత మరియు ప్రసంగాల ర్యాంకు లేదా హోదా వంటి అంశాలు పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి.
ప్రాధమిక తేడా
ఒక వ్యాపార ఇమెయిల్ నుండి వ్యాపార లేఖను వేరు చేసే మొదటి విషయం ఒక లేఖ సాధారణంగా హార్డ్ కాపీగా పరిగణించబడుతుంది, మరియు వ్యాపార ఇమెయిల్ ఒక మృదువైన కాపీ - ఒక ఎలక్ట్రానిక్ సందేశం. మీరు ఒక వ్యాపార లేఖను రూపొందించిన తర్వాత, దాన్ని ప్రచురించండి, ఒక కవరులో ముద్రించండి, అసిక్స్ పోస్టేజ్ మరియు గ్రహీతకు లేఖను పంపడానికి U.S. పోస్టల్ సర్వీస్ లేదా ఓవర్నైట్ డెలివరీ కంపెనీ వంటి సేవలను ఉపయోగించండి. మరోవైపు, ఒక వ్యాపార ఇమెయిల్ సాధారణంగా కంప్యూటర్ లేదా ఎలక్ట్రానిక్ మార్గాలను ఉపయోగించి కూర్చబడింది, కానీ అది కొన్ని సెకన్ల వ్యవధిలో ఎలక్ట్రానిక్గా గ్రహీతకు పంపబడుతుంది.
డెలివరీ టైమింగ్
మీరు నత్త మెయిల్ లేదా ఫెడ్ఎక్స్ వంటి బట్వాడా సేవ ద్వారా పంపేరోజు తర్వాత, త్వరలో వ్యాపార లేఖ రాబడుతుంది. మీకు త్వరగా లేఖ రావాలనుకుంటే, అదే రోజు డెలివరీ కోసం కొరియర్ని తీసుకోవచ్చు. ఒక తపాలా స్టాంప్ లేదా డెలివరీ ఫీజు - మీరు గాని ఎంపికతో ఖర్చు చేస్తారు. తక్షణ సందేశం రావడానికి మీకు తక్షణ సందేశం కావాలంటే, మీ ఉత్తమ ఎంపిక వ్యాపార ఇమెయిల్ను పంపడం. ఫైర్వాల్ డెలివరీని ఆలస్యం చేసే కొద్దిపాటి అడ్డంకి మాత్రమే, అయితే అప్పటికి ఆలస్యం ఆచరణాత్మకంగా అసంగతమైనది.
వ్యాపారం కమ్యూనికేషన్ యొక్క కంటెంట్
మీరు అధికారిక సంభాషణను వ్రాస్తున్నట్లయితే, మీరు మీ సందేశాన్ని ఒక వ్యాపార లేఖలో తెలియజేయాలని భావిస్తున్నారు. ఉదాహరణకు, మీరు కాంట్రాక్టు సమస్య గురించి వ్రాస్తున్నట్లయితే, ఇది మీ కరస్పాండెంట్ యొక్క హార్డ్ కాపీని కలిగి ఉండటం మంచిది. దీనికి నష్టమే కాగితం ముక్కలు కోల్పోతాయి, మరియు వ్యాపార ఇమెయిల్ శాశ్వతంగా ఎలక్ట్రానిక్ ఫోల్డర్లో ఉంటుంది. ఒక వ్యాపార ఇమెయిల్ అదే సందేశాన్ని అందించగలదు, కానీ ఇది తీవ్రమైన విషయం అయితే, వ్యాపార ఇమెయిల్ తరచూ ఒక వ్యాపార లేఖ కంటే తక్కువ అధికారికంగా చూడబడుతుంది. మీ కమ్యూనికేషన్కి సిరా సంతకం అవసరమైతే, మీరు ఖచ్చితంగా సిరాలో ఒక వ్యాపార ఇమెయిల్పై సంతకం చేయలేరు. మీరు ఒక ఇమెయిల్ సందేశానికి ఒక ఎలక్ట్రానిక్ లేదా డిజిటల్ సంతకాన్ని అంగీకరించవచ్చు.
లెటర్ వెర్సస్ ఇమెయిల్ ఫార్మాట్
నార్తర్న్ మిచిగాన్ యూనివర్సిటీ రైటింగ్ సెంటర్ ప్రకారం, వ్యాపార అక్షరాల కోసం ఉపయోగించే సాధారణంగా ఫార్మాట్ బ్లాక్ శైలి. లేఖలోని ప్రతి విభాగం సాంప్రదాయ బ్లాక్ శైలిలో ఎడమ మార్జిన్తో ఫ్లష్ ఉంటుంది. లేఖనం యొక్క దిగువ మధ్యభాగంలో ఉన్న ముగింపు నమస్కారం మరియు సంతకం ఒక చివరి మార్పు బ్లాక్ స్థానం; సెమీ బ్లాక్ ఫార్మాట్ అంటే పేరాలు ఇంటర్వ్యూ చేయబడతాయని అర్థం. మీరు వ్యాపార ఇమెయిల్ను వ్రాస్తున్నట్లయితే, సాంప్రదాయ బ్లాక్ ఆకృతిని ప్రతిబింబించడం సులభం, మీ గ్రీటింగ్, శరీరాన్ని మరియు ఎడమ మార్జిన్తో మూసివేసే వందనం ఫ్లష్ను ఉపయోగించి, ఎందుకంటే మీరు పేరా ఇండెంట్ల కోసం ట్యాబ్ చేస్తే మరియు మూసివేసే వందనాలు ఉంటే, ఫార్మాట్ బేసిస్ గ్రహీత సంభాషణను చదివే మానిటర్ లేదా స్క్రీన్ పరిమాణంలో.
గోప్యతను నిర్వహించడం
మీరు "కాన్ఫిడెన్షియల్" ను సూచించడానికి హార్డ్-కాపీ లేఖలో వాటర్మార్క్ని ఉపయోగించవచ్చు లేదా వ్యాపార ఇమెయిల్ను గుర్తించవచ్చు కాన్ఫిడెన్షియల్ మీ ఇమెయిల్ ప్రోగ్రామ్ అందించే ఎంపికలలో ఒకదాన్ని క్లిక్ చేయడం ద్వారా. ఒక వ్యాపార లేఖ లేదా ఒక వ్యాపార ఇమెయిల్ సంపూర్ణ గోప్యతకు హామీ ఇవ్వదు ఎందుకంటే గ్రహీత లేఖను కాపీ చేసుకోవచ్చు లేదా ప్రారంభ కమ్యూనికేషన్కు రహస్యంగా లేని వ్యక్తికి ఇమెయిల్ను ముందుకు పంపవచ్చు. రెండు సందర్భాల్లో, మీరు మీ సుదూర గోప్యతను కాపాడుకునే గ్రహీత యొక్క సమగ్రతపై ఆధారపడి ఉండాలి.
స్థితి ఒక తేడా చేయవచ్చు
డైరెక్ట్ రిపోర్టుకు పర్యవేక్షించే ఒక అధికారిక సందేశం అనధికార సందేశాన్ని తెలియజేయడానికి ఇమెయిల్ను ఉపయోగించుకోవచ్చు, ఇది ఆమె కార్యాలయం నుండి బయట పడింది. అలాంటి రొటీన్ కరస్పాండెంట్ కోసం ఆమె అధికారిక లేఖను ఆమెకు అందించకూడదు. మరోవైపు, ఆమె ఒక పాలసీ డైరెక్టివ్ను కమ్యూనికేట్ చేస్తూ లేదా ప్రశంసలు లేదా క్రమశిక్షణా చర్యలను జారీ చేస్తున్నట్లయితే, హార్డ్-కాపీలు ఇష్టపడే ఫార్మాట్ కావచ్చు మరియు సంస్థ పేపర్ రికార్డులను నిర్వహిస్తుంది. పేపరు లేని కార్యాలయాల విషయంలో, వ్యాపార ఇమెయిల్ అనేది విషయం యొక్క సంబంధం లేకుండా, కమ్యూనికేషన్ అవసరమైన రూపం. ఇంకొక సందర్భంలో, ఆమె రాజీనామాను మృదువుగా చేయడానికి ఆమె పర్యవేక్షకుడికి ఒక ప్రత్యక్ష నివేదిక రాయితే, చేతితో-అందించే వ్యాపార లేఖ ఆమె రాజీనామా చేస్తున్న కారణాల గురించి క్లుప్త సంభాషణ (కోరుకున్నట్లయితే) తలుపు తెరుస్తుంది, ఎందుకంటే లేఖ అటువంటి వివరాలను కలిగి ఉండదు.
