దాని సరళమైన రూపంలో, యు.ఎస్ ప్రకారం, మీ వ్యాపారం ప్రమాదాలు గుర్తించడానికి మరియు తగ్గించడానికి చేసే మొత్తం అంతా.స్మాల్ బిజినెస్ అడ్మినిస్ట్రేషన్, ఒక వ్యాపార వార్షిక ఆదాయంలో సుమారు 5 శాతం వినియోగిస్తుంది. అన్ని పరిమాణాల్లోని వ్యాపారాలు మోసం, దొంగతనం మరియు వ్యాపార ఆస్తుల దుర్వినియోగాలను ఎదుర్కొంటున్నప్పటికీ, చిన్న వ్యాపారాలు అసంబద్ధమైన డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలతో తరచూ మరింత దుర్బలంగా ఉంటాయి. డాక్యుమెంటేషన్ పద్దతులు బలమైన అంతర్గత నియంత్రణలలో భాగంగా ఉన్నాయి.
పెరిగిన జవాబుదారీతనం
బాగా అభివృద్ధి చెందిన డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు నివారణ మరియు డిటెక్టివ్ అంతర్గత నియంత్రణలను రెండింటినీ బలోపేతం చేస్తాయి, సరికాని డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు కొన్ని వ్యాపారాలు దొంగతనం లేదా మోసం చాలా ఆలస్యం అవుతున్నాయి, "అకౌంటెన్సీ జర్నల్" నోట్స్ వరకు సంభవిస్తుంది ఎందుకు ప్రధాన కారణం. అధికారిక పత్రం విధానాలు నియంత్రణలను అమలు చేయటానికి మార్గదర్శకత్వాన్ని అందిస్తాయి మరియు వారు మీ ఉద్యోగులు ఒక స్థిరమైన నియంత్రణను అనుసరిస్తారు లేదా నిర్వహించాల్సిన అవసరం లేకుండా, మీ ఉద్యోగులు రుజువు చేసి, ధృవీకరించాలి.
రుజువు విలువ
డాక్యుమెంటేషన్ విధానాలు గుర్తించదగిన సాక్ష్యాలను సృష్టించాయి, వీటిలో ఒక పనిలో లేదా ఆర్థిక లావాదేవీలో మరియు ఎప్పుడు మరియు ఆమె ఎలా పాల్గొంది. మీరు కార్యక్రమాల వెనుక పనిచేసే సమయం మరియు తేదీ వంటి కార్యక్రమాలను సృష్టించవచ్చు, అలాగే ఉద్యోగుల కోసం పత్రాల నిబంధనలను సెట్ చేయండి. లావాదేవీలను వెతకడం మరియు ఆడిట్ ట్రైల్స్ సృష్టించడం రెండూ కూడా పునర్నిర్మాణ చర్యలకు సమానంగా ఉంటాయి. ఉదాహరణకు, సంతకం చేసిన రసీదు స్లిప్స్, చిన్న నగదు భర్తీ చెక్కుల కాపీలు, ఒక ఉద్యోగి యొక్క లాగ్ ఇన్ ఐడి మరియు కంప్యూటర్ సమయం మరియు తేదీ స్టాంపులు అన్ని ఆడిట్ ట్రైల్ సాక్ష్యాలను అందిస్తాయి.
మరింత సురక్షిత సమాచార నిర్వహణ
వాస్తవిక లేదా స్కాన్ చేసిన అటాచ్మెంట్స్, ఫైనాన్షియల్ రిపోర్ట్ లో ఫుట్నోట్లు మరియు కంప్యూటర్ లావాదేవీల మార్పు లాగ్ సమాచార నిర్వహణ నియంత్రణలకు దోహద పడుతున్న మరియు డాక్యుమెంటేషన్ పద్దతుల యొక్క ఉదాహరణలు. కాగితం లేదా ఎలక్ట్రానిక్ వ్యాపార రికార్డులను సరిదిద్దడానికి లేదా సవరించడానికి గల కారణాలను పత్రబద్ధం చేయడానికి అన్ని ఉపయోగకరంగా ఉన్నాయి, చివరకు మీరు మోసం మరియు ఉద్యోగి దొంగతనాన్ని నిరోధించడం మరియు గుర్తించడంలో సహాయపడుతుంది. డిపార్ట్ మెంట్ మేనేజర్ యొక్క ప్రారంభము వంటి ముందస్తు తేదీ-కాల స్టాంప్ మరియు ముందస్తు ఆమోదం యొక్క సాక్ష్యాలు సమాచార నిర్వహణ నియంత్రణలను మరింత బలపరుస్తాయి.
బెటర్ క్వాలిటీ కంట్రోల్
అంతర్గత మరియు బాహ్య మోసాన్ని నివారించడానికి అదనంగా, గిడ్డంగి మరియు జాబితా నిర్వహణ నిర్వహణ ప్రక్రియలు నాణ్యతా నియంత్రణలను సమర్ధించగలవు. వీటిలో గిడ్డంగి ఉద్యోగులను లెక్కించడానికి, పరిశీలించడానికి మరియు పత్రం ఇన్కమింగ్ మరియు అవుట్గోయింగ్ వర్తకం దెబ్బతింటుంది. మంచి అంతర్గత నియంత్రణకు దోహదపడే మోసం మరియు దొంగతనం నిరోధక విధానాలు, ఉద్యోగులను పూరించడానికి, సైన్ అవుట్ చేసి, ప్రతి అవుట్గోయింగ్ కస్టమర్ ఆర్డర్ మరియు ట్యాగింగ్ విధానాలకు ఉద్యోగులను పూరించడానికి మరియు వివరణలు, వివరణలు, పార్ట్ నంబర్లు, కొలత మరియు పరిమాణాలు.
