సమావేశపు నిమిషాలను సరిగ్గా కంపైల్ చేయడం, కేటాయించిన పనులపై దృష్టి కేంద్రీకరించడానికి హామీనిచ్చేలా సహాయపడుతుంది, తద్వారా సమాచార మార్పిడిని తగ్గిస్తుంది మరియు తదుపరి సమావేశాల సామర్థ్యాన్ని మెరుగుపరుస్తుంది. స్పష్టమైన మరియు సమగ్ర సమావేశ నిమిషాల ప్రయోజనాలు ఏ వ్యాపార యజమాని, ఎగ్జిక్యూటివ్ లేదా తరచూ సమావేశాలు కలిగి ఉన్న ఇతర నాయకుడికి నిమిషాల్లో తీసుకోవడానికి మార్గదర్శకాలను ఏర్పాటు చేయాలి. ఈ మార్గదర్శకాలు ముందుగా, సమావేశ సమయంలో మరియు సమావేశానికి ముందు ఏమి జరుగుతున్నాయి.
సమావేశం ముందు
మినిట్స్ టేక్స్ ను నిర్ణయించండి
అంతమయినట్లుగా చూపబడతాడు మెన్యువల్ పని, రికార్డింగ్ సమావేశంలో నిమిషాల వివరాలు గణనీయమైన శ్రద్ధ అవసరం. తత్ఫలితంగా, సమావేశానికి నిమిషం తీసుకునేవారికి తక్కువ పాల్గొనడం ఉండాలి. సమావేశంలో అవసరమైన అంశాలను రికార్డింగ్ చేయడం ద్వారా మీ శక్తిని ఎక్కువగా దృష్టి కేంద్రీకరిస్తుంది.
చిట్కాలు
-
ఈ కార్యకర్తలు తరచూ సమావేశంలో చురుకైన పాత్రను కలిగి లేనందున వ్యాపారాలు తరచుగా కార్యనిర్వాహక సహాయకులు లేదా రిసెప్షనిస్టులు నిమిషాలను తీసుకోవడానికి ఉపయోగిస్తారు.
ప్రామాణీకరించిన ఫారం ఉపయోగించండి
సమావేశంలో ఉపయోగించడానికి మీ స్వంత ప్రామాణిక సమావేశ నిమిషం రూపం సృష్టించండి. ప్రమాణపత్రం సమాచారం ఇవ్వడానికి నిమిషం- taker తెలుసు మరియు హాజరైన తరువాత పత్రం చదవడానికి సహాయపడుతుంది. ప్రాథమిక సమాచారం వీటిని కలిగి ఉండాలి:
- హాజరైనవారి జాబితా.
- తేదీ.
- చర్చించడానికి విషయాల జాబితా.
- చర్య యొక్క ప్రణాళిక ప్రతి అంశంపై నిర్ణయించుకుంది.
- ఆ చర్యలు చేపట్టే బాధ్యత గల వారు.
సమావేశంలో
ముఖ్యమైన సమాచారం పూరించండి
సమావేశం అధికారికంగా ప్రారంభం కావడానికి ముందు, హాజరైన మరియు తేదీ వంటి ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని పూరించండి. ఇది అసలు సమావేశంలో సమయం అనవసరమైన వ్యర్థాన్ని నిరోధిస్తుంది.
రికార్డ్ మాత్రమే ముఖ్యమైన సమాచారం
సమావేశపు నిమిషాలు పూర్తి సమావేశంని వ్రాయకూడదు. దీనికి విరుద్ధంగా, సమావేశపు నిమిషాలు ముఖ్యమైన పనులు మరియు సూచనలను సరళమైన ఫార్మాట్లో నమోదు చేస్తాయి. అందువల్ల, మీరు విధులను, నిర్ణీత తేదీలు, ఆ విధులు కేటాయించిన మరియు ఇతర అంతమయినట్లుగా చూపబడని సమాచారం గురించి సమాచారాన్ని నమోదు చేయాలి. సమావేశాలలో సాధారణ చర్చలు లేదా అస్థిర సమాచారం ఉండకూడదు.
వివరణ కోసం అడగండి
సమావేశాల యొక్క కీలకమైన అంశాలను సరిగ్గా ప్రతిబింబించాలి. సమావేశంలో చర్చించిన ఏ సమాచారం స్పష్టంగా లేనట్లయితే వివరణ కోసం అడగండి. ఎప్పుడూ ఊహించలేము, లేదా మీరు సరికాని సమాచారం లేదా మినహాయింపుల ప్రమాదం. వివరణను అడుగుతున్నప్పుడు, ఎల్లప్పుడూ సమావేశ ప్రోటోకాల్స్ను అనుసరిస్తుంది. కొన్ని సమావేశాలు అనధికార పద్ధతిని తీసుకుంటాయి, ఇతరులు నిర్మాణాత్మక రాబర్ట్ యొక్క ఆర్డర్ ఆఫ్ ఆర్డర్ను అనుసరిస్తారు.
గత మినిట్స్ చూడండి
మీరు కంపైల్ చేసిన ప్రస్తుత నిమిషాలు గత సమావేశ నిమిషాలను సూచించవచ్చు. ఈ సమావేశానికి గత సమావేశానికి మీరు గత సమావేశానికి తీసుకురావలసి ఉంటుంది, కాబట్టి హాజరైన వారికి సమాచారం తక్షణం అందుబాటులో ఉంటుంది.
సమావేశం తరువాత
రివ్యూ మినిట్స్
టైపోగ్రాఫికల్ లోపాలు లేదా ఏదైనా అస్పష్టమైన వాక్యాల కోసం సమావేశపు నిమిషాలను తనిఖీ చేయండి. నిమిషాల ఖరారు చేసే ముందు వీటిని పరిష్కరించండి. ఏవైనా లోపాలు ముఖ్యమైన పనులకు సంబంధించిన గందరగోళానికి కారణమవుతాయి.
హాజరైనవారికి పంపండి
సమావేశానికి హాజరు కావడానికి ఆమోదం కోసం సమావేశానికి నిమిషాలు పంపండి. ఇది హాజరైనవారికి ప్రశ్నలను అడగడానికి లేదా తప్పులను పరిష్కరించడానికి అవకాశాన్ని ఇస్తుంది. ఏవైనా మార్పులు సంభవించినట్లయితే అందరు హాజరైనవారికి తెలియజేయండి.
ఫైనల్ మరియు ఫైల్
అన్ని హాజరైనవారు నిమిషాల ఆమోదం పొందిన తరువాత, సిగ్నేచర్ పక్కన సూచించిన ఆమోద తేదీతో నిమిషం పత్రంలో సైన్ ఇన్ చేయండి. తరువాత, మీ కంప్యూటర్లో లేదా ఇతర సమావేశ నిమిషాలతో ఫోల్డర్లో నిమిషాలను ఫైల్ చేయండి. భవిష్యత్తు సమావేశాలకు సులభంగా రవాణా చేయడానికి అనుమతించే అన్ని సమావేశ నిమిషాలను కలిసి ఉంచండి మరియు ఎవరైనా పత్రాలను సూచించాల్సిన అవసరం ఉన్నట్లయితే ఒక కేంద్ర స్థానాన్ని అందిస్తుంది.
