ఒక లేఖలో ఉన్న సమాచారాన్ని పునఃప్రారంభించే లేదా మంచి అవగాహన కోసం అదనపు వివరాలను అందించే జోడింపులను ఒక వ్యాపార లేఖలో ఉండవచ్చు. అటాచ్మెంట్ అనే పదము తరచుగా ఈ పదంతో పరస్పర మార్పిడి చేయబడుతుంది. వారి సారూప్యతలు ఉన్నప్పటికీ, వారు ఒకే విషయం కాదు. రెండింటి మధ్య తేడాలను గ్రహించడం మరియు వాటిని మీ వ్యాపార లేఖలలో ఎలా ఉదహరించాలో చూడండి మరింత ప్రొఫెషనల్గా కనిపిస్తాయి మరియు మీకు పోటీతత్వాన్ని అందిస్తాయి.
చిట్కాలు
-
ఒక వ్యాపార లేఖలో ఒక అటాచ్మెంట్ లేదా ఆవరణను ఉదహరించినప్పుడు, జతపరచిన ఫైల్ లేదా పత్రం పేరును కుండలీకరణాల్లో గమనించండి.
జోడింపు వర్సెస్ ఎన్క్లోజర్
మొదట, అటాచ్మెంట్లు మరియు ఆవరణల మధ్య వ్యత్యాసాన్ని మీరు అర్థం చేసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి. మీరు మరింత సమాచారం మరియు అదనపు వనరులను అందించడానికి రెండూ అనుమతిస్తున్నప్పుడు, అవి విభిన్న విషయాలను సూచిస్తాయి.
దాని పేరు సూచించినట్లు, ఒక అటాచ్మెంట్ అనేది ఒక లేఖకు చెందిన పత్రం లేదా ఫైల్. ఇది కీ పాయింట్లు హైలైట్ గా లేఖ భాగంగా భావిస్తారు, మరింత సమాచారం అందిస్తుంది లేదా మీ ప్రకటన మద్దతు. మీరు లేఖ రాసినప్పుడు, జోడించిన పత్రాలను చూడండి. ఉదాహరణకి, మీరు ఒక ఒప్పందాన్ని జతచేయవచ్చు మరియు లేఖనం లో పేర్కొన్నదానిపై సంబంధిత సమాచారంతో పాటు ప్రస్తావించవచ్చు.
మరోవైపు ఎన్కౌజర్స్ ప్రత్యేక పత్రాలు. ఉదాహరణకు, మీరు కొత్త వ్యాపార భాగస్వామికి ఒక వ్యాపార లేఖను పంపుతున్నట్లయితే, మీరు ఒక బ్రోచర్, మార్కెట్ అధ్యయనం లేదా పోలిక చార్ట్ను కలిగి ఉండవచ్చు. లేఖలో ఈ పత్రాన్ని సూచించవలసిన అవసరం లేదు. ఎంపిక మీరు వరకు ఉంది.
టెక్స్ట్లో జోడింపులు
వచనంలో ఉన్న మరొక పత్రం నుండి సమాచారాన్ని ఉదహరించినప్పుడు, తపాలా మెయిల్ లేదా ఎలక్ట్రానిక్ మెయిల్ సుదూర భాషల్లో పేరెంటెస్లను ఉపయోగించండి. కుండలీకరణాల్లోని జోడించిన ఫైల్ లేదా పత్రం పేరును గమనించండి. ఒక లేఖను ఊహించి, టెలిఫోన్ ఫిర్యాదును సూచిస్తూ, ఫిర్యాదు పత్రం యొక్క పేరును కలిగి ఉంటుంది: (జతపరచినది: కస్టమర్ సర్వీస్ జర్నల్, 1/5/2017).
వచనంలోని అనులేఖనాలు అక్షరం యొక్క కంటెంట్కు అదనపు సమాచారాన్ని జోడించాయి. Citation స్ప్రెడ్షీట్ డేటా, లిప్యంతరీకరణ లేదా ఇతర అక్షరాలను సూచించవచ్చు. పత్రాన్ని వివరించే సులభంగా చదవగల ఫైల్ పేర్లను ఉపయోగించండి. పత్రం ముద్రితమైతే, అదే పద్ధతిలో టైటిల్ చేయండి. జోడింపులను "జోడింపు A." వంటి వర్ణమాల అక్షరాలతో కేటాయించడం కూడా ఆమోదయోగ్యం.
బహుళ అటాచ్మెంట్లను రిఫరెన్స్ ఎలా చేయాలి
అటాచ్మెంట్ల యొక్క ఇన్-టెక్స్ట్ సైటేషన్ను ఉపయోగించడంతో పాటు, అక్షరాల చివరిలో మీ పాఠకుల జోడింపులను కూడా గుర్తుచేస్తుంది. దిగువ ఎడమ మూలలో సంతకం పేరుతో, "అటాచ్మెంట్లు" టైప్ చేయండి. లేఖ చివరిలో అన్ని జోడింపుల పేర్లను జాబితా చేయడానికి ఇది ఐచ్ఛికం, కానీ వాటిలో చాలామంది ఉంటే ప్రత్యేకంగా మంచి పద్ధతి. ఈ గ్రహీత ఆశించే ఏమి మంచి ఆలోచన ఇస్తుంది మరియు అతను లేదా ఆమె చాలా అవసరం ఫైళ్లు.
ఎన్క్లోజర్స్ ఎలా ఉపయోగించాలి
ఎన్క్లోజర్స్ తరచుగా అసలు టెక్స్ట్ లో సూచిస్తారు లేదు, కానీ ఇది ఒక హార్డ్ నియమం కాదు. వ్యాపార లేఖనాల్లో లేదా మెమోలో జతలు ఉంటే, అటాచ్మెంట్ల కోసం వివరించిన అదే పద్ధతిని ఉపయోగించండి. ఒక ఆవరణ యొక్క ఉదాహరణలు పునఃప్రారంభం లేదా ఒక అనువర్తనం. ఈ ఫైల్స్ ఎడమ దిగువ మార్జిన్ వెంట సంతకం యొక్క ప్రింట్ పేరుతో ఉన్న లేఖ చివరిలో సూచించబడతాయి.
ఒకటి కంటే ఎక్కువ కోసం ఒక సంవృత మరియు "ఎన్క్లోజర్స్" కోసం "ఎన్క్లోజర్" ఉపయోగించండి. ఇది చేర్చబడిన అంశాల మొత్తం సంఖ్యను ఎన్క్లోజర్స్ వంటివి చేర్చడానికి కూడా ఆమోదయోగ్యమైనది: 4. ఒక పత్రం లేఖలో ఉదహరించబడి ఉంటే, వాస్తవానికి దానితో జతపరచబడకపోతే, దీనిని "w / o enclosures" గా గమనించండి.
సిఫార్సు చేసిన ప్రభుత్వ ఫార్మాట్
ప్రభుత్వ ఉత్తరప్రత్యుత్తరాలు, కొన్నిసార్లు ఒక వ్యాపార లేఖ మరియు ఒక మెమో మధ్య తేడా ఉంటుంది. అక్షరాలతో, ఉదహరించే "ఎన్క్లోజర్" గా సూచిస్తారు, అయితే మెమోలు సాధారణంగా వాటిని "జోడింపులు" గా సూచిస్తారు. ఈ పత్రాలు తరచుగా "అటాచ్మెంట్ A." వంటి కేటాయించిన వర్ణమాల అక్షరం ప్రకారం టెక్స్ట్లో పేర్కొనబడతాయి.
అన్ని జోడింపులను లేదా ఆవరణలను జాబితా చేయండి, రెండో పేజీ సరిగ్గా చేయటానికి అవసరమైతే "అటాచ్మెంట్స్: పేజ్ 2." ప్రస్తావించబడిన పత్రం అందుబాటులో ఉండకపోతే, ఇది "w / o encl" తో సహా గుర్తించబడింది. పత్రం అందుబాటులో లేనందున మరియు అందులో మూసివేయబడలేదని స్వీకరించడానికి పార్టీని అనుమతించడానికి. టెంప్లేట్ ప్రత్యేకతలు లేదా ప్రత్యేక ఫార్మాట్ మార్గదర్శకాలకు నిర్దిష్ట ప్రభుత్వ సంస్థలతో తనిఖీ చేయండి.