డాక్యుమెంట్ ఆర్కైవ్ అనేది చురుకుగా ఉపయోగంలో లేని డాక్యుమెంటేషన్ నిల్వ, కానీ సంస్థలు ఈ పత్రాన్ని ఒక చారిత్రక రికార్డుగా ఉంచాలి. సాధారణంగా, సంస్థలు మరియు వ్యాపారాలు ఆర్కైవ్ పత్రాలు, కానీ వ్యక్తులు వివిధ కారణాల కోసం పత్రాలను ఆర్కైవ్ చేయవచ్చు. డాక్యుమెంట్ ఆర్కైవ్స్తో అనుబంధితమైన వరుసలు మరియు పద్ధతులు. కొన్ని సందర్భాల్లో, సంస్థ ఒక ఆర్కైవ్ ప్రక్రియను వివరించే సంస్థలో నిర్వహణా పత్రాల కోసం బాగా నిర్వచించిన విధానాలను కలిగి ఉంటుంది. సంస్థలు సాపేక్ష సౌలభ్యంతో ఎలక్ట్రానిక్తో సహా వివిధ రకాల మీడియా రకాలను ఆర్కైవ్ చేయవచ్చు.
పర్పస్
సంస్థలు వివిధ కారణాల కోసం ఆర్కైవ్ పత్రాలు, చాలా సందర్భాలలో సంస్థ యొక్క మొత్తం ప్రయోజనం లేదా పాత్రకు సంబంధించినవి. తరచూ, ఆర్కైవ్ డాక్యుమెంటేషన్ సంస్థలు సాంస్కృతిక లేదా చారిత్రక ప్రాధాన్యత కలిగివున్నాయి. ప్రత్యామ్నాయంగా, గత వ్యాపార పత్రాల యొక్క నమ్మదగిన రికార్డును ఉంచడానికి ఒక వ్యాపారం చట్టపరమైన లేదా ఆర్ధిక కారణాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు, ఆర్కైవ్ అనేది అత్యంత ప్రభావవంతమైన నిర్వహణ పద్ధతి.
ప్రతిపాదనలు
డాక్యుమెంట్ ఆర్కైవ్ చేయడానికి అవసరమైన ఏదైనా సంస్థ దాని విధానాలను జాగ్రత్తగా పరిగణించాలి. గత మరియు కొనసాగుతున్న కార్యకలాపాల పరంగా, ఆర్కైవ్ చేయవలసిన పత్రాలను ఏ విధంగా నిర్ణయించాలో సహజంగా ప్రాధమిక పరిశీలన. ఆర్గనైజింగ్ కోసం ఒక షెడ్యూల్ను సంస్థ ఏర్పాటు చేస్తున్న సంస్థ కోసం కొనసాగుతున్న డాక్యుమెంటేషన్ కోసం. ఆర్కైవింగ్ పద్ధతులు కూడా మారుతూ ఉంటాయి మరియు కంప్యూటింగ్ టెక్నాలజీ యొక్క ముందస్తు కొత్త సాధనాల సంపదను ప్రవేశపెట్టింది, అనేక సందర్భాల్లో సమర్థవంతమైన, సమర్థవంతమైన పరిష్కారాలను అందించింది.
పరికరములు
2011 నాటికి, డాక్యుమెంట్ ఆర్కైవింగ్ కోసం సాఫ్ట్వేర్ ఉపకరణాలు పెరిగాయి, సంస్థలకు తక్కువ ఖర్చుతో ఆర్కైవ్ చేయడానికి మరిన్ని అవకాశాలు కల్పించాయి. సంస్థలు ఆర్కైవ్ను ఒక సాధనంగా ఉపయోగించవచ్చు, ఎలక్ట్రానిక్ రూపంలో నిల్వ చేసే పత్రాలకు మాత్రమే కాదు, కాగితం డాక్యుమెంటేషన్ మరియు ఇతర మీడియాకు కూడా. సంస్థలు ఎలక్ట్రానిక్ రూపంలో నిల్వ కోసం కాని డిజిటల్ వస్తువులను స్కాన్ చేయగలవు లేదా మార్చగలవు, ప్రభావవంతమైన రికార్డు కీపింగ్ కోసం అవసరమైన భౌతిక స్థలం మొత్తాన్ని తగ్గించవచ్చు.
ప్రమాదాలు
ప్రమాదాలు ఏదైనా డాక్యుమెంట్ ఆర్కైవ్ వ్యవస్థలో అంతర్గతంగా ఉంటాయి మరియు సంస్థ ఆర్కైవ్ చేసే విధానం రూపొందించినప్పుడు సంస్థలు వీటిని పరిగణించాలి. ఆర్కైవ్ సురక్షితమైనట్లయితే ఎలక్ట్రానిక్ రూపంలో డాక్యుమెంటేషన్ నిల్వ ప్రయోజనం చెల్లుతుంది. ఆర్కైవ్ యొక్క స్థిరత్వం మరియు భద్రతను కాపాడడానికి సంస్థలు తగిన భద్రతా విధానాలను అమలు చేయాల్సి ఉంటుంది, ఇది ఆర్కైవ్ టూల్స్ మరియు సేవలను వేర్వేరు మార్గాల్లో చిరునామా చేస్తుంది.
ప్రయోజనాలు
సాంకేతిక పరిష్కారాల ఆగమనంతో సమర్థవంతమైన డాక్యుమెంట్ ఆర్కైవ్ వ్యవస్థను కలిగి ఉన్న ప్రయోజనాలు పెరిగాయి. ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డులు తక్కువ భౌతిక స్థలాన్ని ఆక్రమిస్తాయి మరియు కొన్ని సందర్భాల్లో, వ్యాపార లేదా సంస్థ యొక్క ప్రధాన ప్రాంగణంలో కూడా నివసిస్తాయి. ఉదాహరణకు, కొన్ని సంస్థలు బాహ్య డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ సేవను ఉపయోగించవచ్చు. ఎలెక్ట్రానిక్ రికార్డులను ఉపయోగించుకోవటానికి మరొక ప్రయోజనం ఏమిటంటే, సంస్థలు వెతకగలిగిన ఎలక్ట్రానిక్ ఫార్మాట్లో, అవసరమైనప్పుడు సులభంగా మరియు తక్షణమే ఆర్కైవ్ చేయగల కంటెంట్ను పొందవచ్చు.
