సంస్థ యొక్క కార్యకలాపాలను నిస్సందేహంగా లేదా ప్రతికూలంగా ప్రభావితం చేస్తున్నట్లయితే ఏదైనా వ్యాపార విభాగం అనుసరించే ప్రణాళికలు మరియు విధానాలు ఒక ఆకస్మిక లేఖలో ఉన్నాయి. ఒక పెద్ద ఆర్డర్ వంటి ఊహించని మంచి సంపదకు - అగ్ని లేదా డేటా నష్టం ఎలా స్పందించాలో ఈ లేఖ వివరించింది. మొత్తం వ్యాపారం కోసం ఒక సమగ్ర ఆకస్మిక పథకం అనేక విభాగాలను కలిగి ఉండగా, ఒక ఆకస్మిక లేఖ ఒక వ్యక్తిగత విభాగం ఎదుర్కొనే సమస్యలపై దృష్టి పెడుతుంది మరియు ఆ సమస్యల చుట్టూ పనిచేయడానికి ఒక ప్రణాళికను రూపొందించింది.
ప్రక్రియలు మరియు విధులు
ప్రతి డిపార్ట్మెంట్ సూపర్వైజర్ దానిని నిర్వహిస్తున్న వ్యాపార ప్రక్రియలను వివరించే ఆకస్మిక లేఖను సిద్ధం చేయాలి మరియు ఇది పర్యవేక్షిస్తుంది. ఈ లేఖలో విభాగం ఏమి చేయాలో, ప్రతి ఒక్కరితో ఇది కమ్యూనికేట్ చేస్తుందో, అది అందించే ఏ పంపిణీని అందిస్తుంది మరియు ఇది డెలివబుల్లను అందించినప్పుడు ఉండాలి. ఉదాహరణకి, అకౌంటింగ్ విభాగానికి సంబంధించి అకౌంటింగ్ విభాగం ఖాతాలను స్వీకరించే ఖాతాలను రికార్డు చేయటానికి అమ్మకపు విభాగంతో మరియు దాని యొక్క సమాచార పద్ధతులను చెల్లించవలసిన ఖాతాలను ట్రాక్ చేయటానికి కొనుగోలు విభాగంతో ఎలా సంప్రదిస్తుంది, అదేవిధంగా విభాగం నెలసరి ఆదాయం ప్రకటనలు మరియు త్రైమాసికం ఎలా అందిస్తుంది పన్ను రాబడి.
వైఫల్యం పాయింట్లు
ఆకస్మిక లేఖలో ప్రతి విధానంలో వైఫల్యం పాయింట్లు ఉండాలి. ఇవి ఒక ప్రక్రియ లేదా విధిని పూర్తి చేయడంలో అంతరాయం కలిగించే సంఘటనలు. వైఫల్యం పాయింట్లు ప్రకృతి వైపరీత్యాల నుండి సహ-కార్మికుల మధ్య సాధారణ దుర్వినియోగాలకు విపత్తు డేటా నష్టం వరకు ఉంటుంది. అకౌంటింగ్ డిపార్ట్మెంట్ యొక్క వైఫల్యం పాయింట్లు పేర్కొన్న ఒక ఆకస్మిక లేఖ ఒక వారం యొక్క విలువ అమ్మకాలు ఇన్వాయిస్లు లేదా ముఖ్యమైన ఆర్థిక నివేదికలను తొలగిస్తుంది ఒక హార్డ్ డ్రైవ్ క్రాష్ యొక్క విరమణ కలిగి ఉంటుంది.
సంభావ్యత మరియు ప్రభావం
కాన్స్టిట్యూషన్ లేఖ యొక్క తరువాతి భాగం వైఫల్యం పాయింట్లను సంభవించే సంభావ్యత మరియు ఇటువంటి వైఫల్యం పాయింట్లు కార్యకలాపాలపై ఉండే ప్రభావాన్ని సూచిస్తుంది. కొన్ని వైఫల్యం పాయింట్లు అధిక సంభావ్యతను కలిగి ఉంటాయి కానీ తక్కువ వైఫల్యాన్ని సూచిస్తాయి, ఇతర వైఫల్యం పాయింట్లు చాలా అరుదుగా ఉండొచ్చు, అయితే వినాశకరమైన పరిణామాలను తెలియజేయడం ఈ లేఖలో కనిపిస్తుంది. అకౌంటింగ్ డిపార్ట్మెంట్ యొక్క ఆటోమేటెడ్ రికార్డ్ కీపింగ్ సిస్టమ్ కోసం ఆకస్మిక లేఖ సంస్థ యొక్క రికార్డులను తాజాగా ఉంచడానికి వైఫల్యం తక్కువగా ఉండవచ్చు, అయితే ఈ వ్యవస్థలో వైఫల్యం ఎంతవరకు దెబ్బతినవచ్చు అనే విషయాన్ని కూడా తెలియజేస్తుంది.
ఆకస్మిక కార్యాచరణ ప్రణాళిక
ఆకస్మిక లేఖలో విఫలమైన పాయింట్ ఏర్పడినట్లయితే డిపార్ట్మెంట్ తీసుకోవాల్సిన దశలను వర్ణిస్తుంది, అవసరమైన పనిని సాధించేటప్పుడు డిపార్ట్మెంట్ వైఫల్యం పాయింట్ చుట్టూ పనిచేయగలదు. ఆకస్మిక లేఖలో వివరించిన చర్యలు పనిని పూర్తి చేసే సమర్థవంతమైన లేదా అనుకూలమైన పద్ధతులు కాకపోయినా, వారు పనిని పూర్తి చేస్తారు. అకౌంటింగ్ డిపార్ట్మెంట్ యొక్క ఆకస్మిక లేఖలో కార్యాచరణ ప్రణాళికను క్రాష్ చేయబడిన హార్డ్ డ్రైవ్ నుండి డేటా నష్టం సందర్భంలో కాగితం లిపెర్ బుక్స్ మరియు కాలిక్యులేటర్ను ఉపయోగించడానికి దశలను చేర్చవచ్చు.
