ఉద్యోగులకు మార్గదర్శకాల లేకుండా కొనుగోలు చేయడానికి ఖర్చులు పెంచవచ్చు మరియు లాభాల క్షీణత తగ్గిపోతుంది. వైజ్ కొనుగోలు అనేది కొనుగోలు ధరల పర్యవేక్షణను అనుమతించే ప్రక్రియను రూపొందించడం ద్వారా ఉత్తమ ధర వద్ద సరైన పరిమాణాన్ని మరియు వస్తువులను కొనుగోలు చేయడంతో మొదలవుతుంది. బడ్జెట్ను ఉపయోగించడం మరియు ప్రామాణిక సమీక్ష ప్రక్రియను స్థాపించడం ద్వారా మార్కెట్ ధోరణులను బయటపెడుతుండవచ్చు, ఇంకా వాటిని నిర్లక్ష్యం చేయగల ధరల నిర్మాణాలే.
తయారీ
వ్యాపారం కొనుగోలు చేయవలసిన అన్ని వస్తువులు మరియు అంశాలను గురించి జాబితాను వ్రాయండి. ఒకే విధమైన వస్తువులను కలిపి, ప్రతి సమూహాన్ని తగిన శీర్షికగా ఇవ్వండి. ఉదాహరణకు, పెన్నులు, చట్టబద్దమైన మెత్తలు మరియు కాపీ కాగితం వంటి వస్తువులు అన్ని "ఆఫీస్ సామాగ్రి" యొక్క శీర్షిక కిందకు వస్తాయి. కాఫీ, టీ, కప్పులు మరియు ప్లాస్టిక్ స్పూన్లు అన్ని "కిచెన్ సామాగ్రి" క్రింద ఇవ్వబడ్డాయి. బైండర్లు, DVD లు మరియు DVD కేసులు వంటి అంశాలు "ప్యాకేజింగ్" యొక్క శీర్షిక కింద ఉండవచ్చు.
సంస్థలోని అన్ని విభాగాలను లేదా ప్రాంతాలను గుర్తించడం ద్వారా సరఫరా కొనుగోలు చేయబడుతుంది మరియు ప్రతి ప్రాంతం నుంచి వస్తువుల సమూహాన్ని డాక్యుమెంట్ చేస్తుంది. ఉదాహరణకు, మార్కెటింగ్ విభాగం "ప్యాకేజింగ్" మరియు "ఆఫీస్ సామాగ్రి" శీర్షికల నుండి కొనుగోలు చేయవచ్చు. పరిపాలనా సిబ్బంది మాత్రమే "కిచెన్ సామాగ్రి" కొనుగోలు చేయగలరు కానీ కూడా "ఆఫీస్ సామాగ్రి" కొనుగోలు చేస్తుంది.
సంస్థ యొక్క వార్షిక బడ్జెట్ను ప్రారంభ బిందువుగా ఉపయోగించడం ద్వారా ప్రతి విభాగం కోసం కొనుగోలు బడ్జెట్ను ప్లాన్ చేయండి. ప్రతి విభాగం కొనుగోళ్లకు నెలవారీ బడ్జెట్ను నెలకొల్పండి - ఇది ప్రతి డిపార్ట్మెంట్ హెడ్ యొక్క చివరి ఆమోదం కోసం పాల్గొనవచ్చు.
కంపెనీ పేరు, చిరునామా, ఫోన్ నంబర్లు, సంప్రదింపు వ్యక్తి మరియు మీ కంపెనీ ఖాతా సంఖ్య వంటి విక్రేత సమాచారాన్ని సేకరించండి. ఒక నిర్దిష్ట విక్రేత లేదా అమ్మకందారునికి కొనుగోలు చేయబడిన ప్రతి అంశాన్ని లింక్ చేయండి. ప్రతి అంశానికి ఒక విక్రేత జాబితాను మూడు లోతైనదిగా కలిగి ఉండటం మంచిది, తద్వారా ఇష్టపడే విక్రేత స్టాక్లో లేకుంటే, బ్యాక్ అప్ విక్రేతలు వెళ్ళడానికి వీలుంటుంది. కొనుగోలు చేయటానికి ఒకటి కంటే ఎక్కువ విక్రేతలను కలిగి ఉండటం వలన ఆలస్యం చేయడాన్ని నిరోధిస్తుంది. భాగాలు లేదా ఇతర వస్తువులు తేదీలను కలుసుకోవడానికి సమయానుసారంగా ఆదేశించబడి, అందుకోవలసిన వ్యాపారాలలో ఇది చాలా ముఖ్యమైనది.
ధర తగ్గింపులను చర్చించడానికి మరియు ప్రత్యేక ఆదేశాలను నిర్వహించడానికి విక్రేతలతో సంబంధాలను ఏర్పరుచుకోండి. ఒక విక్రేత సంస్థలో నియమించబడిన విక్రయ ప్రతినిధి అత్యవసర ఆర్డర్లు లేదా చిన్న ఉత్పాదకాల సమయాన్ని కేటాయిస్తారు మరియు వేగవంతం చేయవచ్చు.
వ్రాసే విధానాలు
కొనుగోళ్ళు చేసేటప్పుడు ప్రతి విభాగం కోసం ఒక దశల వారీ ప్రక్రియను వ్రాయండి. కొనుగోలు ఎలా అభ్యర్థించాలి, అధికారం, ఆదేశించారు, అందుకున్న, పంపిణీ మరియు చెల్లించాల్సిన విషయాలను పరిగణించండి. ఉద్యోగుల మరియు సిబ్బంది వివిధ స్థాయిల కొనుగోలు క్యాప్స్ స్థాపన పరిగణించండి. ఇతర విభాగాల నుండి ప్రతిస్పందన అవసరమయ్యే ప్రకటన-హాక్ కొనుగోళ్లు, చెల్లింపు ఎంపికలు మరియు కొనుగోళ్లకు సంబంధించిన విధానాలను చేర్చండి. ఉదాహరణకు, పరిపాలనా విభాగం ద్వారా కొత్త కంప్యూటర్లను కొనడం ఐటి డిపార్ట్మెంట్ యొక్క ప్రమేయం మరియు ఇన్పుట్లను తీగలు, మోడెములు మరియు రౌటర్ల వంటి సంస్థాపక అంశాలను కొనుగోలు చేయడానికి అవసరం.
కొనుగోలు ప్రక్రియలో వ్రాతపని నిర్వహించడానికి ఒక దశల వారీ ప్రక్రియను రూపొందించండి. వ్యాపారం యొక్క అవసరాలకు అనుగుణంగా, ఒక కాగితపు ఆధారిత ఒక బదులుగా ఎలక్ట్రానిక్ కొనుగోలు ప్రక్రియ అవసరం కావచ్చు.
ప్రతి కొనుగోలు కోసం అవసరమైన రూపాలను డిజైన్ చేయండి లేదా కార్యాలయ సరఫరాదారు నుండి ప్రామాణిక ఒప్పందం రూపాలను కొనుగోలు చేయండి. పత్రాలు అధికారం కోసం గదితో కొనుగోలు అభ్యర్థన ఫారమ్ను కలిగి ఉండవచ్చు, విక్రేతకు పంపడానికి ఒక ఆర్డర్ రూపం, ప్రధాన గిడ్డంగిలో వస్తువులను స్వీకరించడానికి ఒక రూపం మరియు అభ్యర్థి విభాగం యొక్క డెలివరీను గుర్తించే మరొక రూపం.
ఫిర్యాదులను మరియు జవాబుదారీతనంను నిర్వహించడం, సరఫరాదారు సంబంధాలు మరియు డిస్కౌంట్ నిర్మాణాలు సమీక్షించడం, కొనుగోలు బడ్జెట్లు పర్యవేక్షించడం మరియు కొనుగోలు ప్రక్రియను సమీక్షించడం మరియు అభివృద్ధి చేయడం కోసం ఒక ప్రక్రియను రూపొందించండి. క్రమ పద్ధతిలో సంప్రదించి ఉంటే ట్వీకింగ్ మరియు కొనుగోలు ప్రక్రియను సవరించడం మంచి ఫలితాలను అందిస్తుంది. క్వార్టర్లీ మరియు వార్షిక సమీక్షలు సంస్థ యొక్క బాటమ్ లైన్ కు జోడించగలవు.
సిబ్బంది అనుసరించడానికి ఒక దశల వారీ గైడ్ రూపొందించే ఒక కొనుగోలు విధానాలు మాన్యువల్ సృష్టించండి. మాన్యువల్ ప్రతి సిబ్బందిని అభ్యర్థించడానికి, స్పష్టమైన అధికారం ఇవ్వాలి, అధికారాన్ని పొందడం మరియు కొనుగోలు ఆర్డర్ను ఉంచండి. ఇది ప్రక్రియ నిర్వహించడానికి మరియు కొనుగోలు ఆమోదించడానికి అధికారం, అలాగే ఒక ఆమోదం విక్రేత జాబితా మరియు రూపాలు యొక్క భౌతిక స్థానాన్ని చూపించే ఒక రూపాలు జాబితా లేదా వారు కంపెనీ కంప్యూటర్ నెట్వర్క్ లో ఎక్కడ అధికారం వారు గుర్తించాలి.
