ఒక సేకరణ ప్రక్రియను క్రమబద్ధీకరించడం ఒక వ్యక్తి ఒక అంశం అభ్యర్థిస్తున్నప్పుడు మరియు దానిని స్వీకరించినప్పుడు మధ్య సమయం తగ్గించడానికి నిర్దిష్ట కొనుగోలు దశలను సృష్టించడం అవసరం. మీ ప్రస్తుత కొనుగోలు ప్రక్రియ ఆధారంగా, మీరు మీ సిస్టమ్ను ప్రయోగాత్మకంగా మార్చడం, మరింత కొనుగోలు అధికారం మంజూరు చేయడం మరియు నిర్దిష్ట విక్రేత విధానాలను స్థాపించడం ద్వారా చేయవచ్చు.
బలహీనతలను గుర్తించండి
మీ సేకరణ విధానాన్ని క్రమబద్ధీకరించడంలో మొదటి దశ మీరు ఎందుకు చేయాలనుకుంటున్నారో గుర్తించడం. మీరు ఓవర్పిన్ అయి ఉండవచ్చు. వారు అవసరమైన ఉపకరణాల కోసం వేచి ఉండటం వల్ల మీ ఉద్యోగులు తక్కువ ఉత్పాదకతను కలిగి ఉంటారు. ఆర్డర్లను నెరవేర్చడానికి తగినంత పదార్థాలను పొందలేనందున మీ వినియోగదారులు సంతోషంగా ఉంటారు. మీ రూపాలు లేదా సమర్థవంతమైన కాగితపు పని లేకపోవడం కూడా అడ్డంకులను కలిగించవచ్చు. మీరు మీ కొనుగోలు సమస్యల గురించి తెలుసుకున్న తర్వాత, సమస్యను కలిగించేదాన్ని చూడడానికి మీ ప్రక్రియను మీరు పరిశీలించవచ్చు.
కేంద్రీకృతం లేదా వికేంద్రీకరణ
మీ కొనుగోలు ప్రక్రియను క్రమబద్ధీకరించడానికి ఒక మార్గం ఒక వ్యక్తి లేదా విభాగంతో కేంద్రీకరిస్తుంది. ఉద్యోగి తన శాఖ మేనేజర్కు వెళ్లడానికి బదులు, చీఫ్ ఆపరేటింగ్ ఆఫీసర్కు వెళుతుంది, అతను ఫైనాన్స్ మేనేజర్కు వెళ్తాడు, ఉద్యోగులు నేరుగా ఒక సేకరణ ఏజెంట్కు అభ్యర్థనలను సమర్పించడానికి అనుమతిస్తారు. ఇది ఒక వ్యక్తి టైమ్లైన్కు బాధ్యత వహించినందున కొనుగోలు చేసినట్లు పొందడానికి సమయం పడుతుంది.
మీరు ఇప్పటికే ఈ రకమైన కేంద్రీకృత కొనుగోలు ప్రక్రియను కలిగి ఉంటే, ఇది మీ సమస్య కావచ్చు. కొనుగోలు చేసే ఏజెంట్ అభ్యర్ధనలతో ఆమె పరిశోధన చేయవలసి వచ్చినప్పుడు ఇది సంభవిస్తుంది. ఈ సందర్భంలో ఉంటే, డిపార్ట్మెంట్ హెడ్స్ మొదటిసారి కొనుగోళ్లను ఆమోదించి, వారు ఆర్థిక శాఖకు సమర్పించండి. వ్యవస్థ యొక్క ఈ రకాన్ని ఎక్కువగా చేయడానికి, మీ అన్ని ఫారమ్ల కోసం ఒక "తారీఖు" తేదీని సృష్టించండి, ఆర్డర్ అయినప్పుడు అన్నింటికీ తెలుసు మరియు వారు జవాబుదారీగా ఉంటుందని తెలుసుకుంటారు.
కొనుగోలు అధికారం పెంచండి
కొనుగోళ్లను చేయడానికి అధికారం అధిక ఉద్యోగులను ఇవ్వడం అనేది కొనుగోలు చేయడం క్రమబద్ధీకరించడానికి మరో పద్ధతి. మీరు ప్రత్యేకమైన పారామీటర్లను సెట్ చేయకపోతే, ఒక నిర్దిష్ట ఉద్యోగి కొనుగోలు చేయగల వస్తువులు మరియు సేవలకు, అతను చేసే కొనుగోళ్లలో ఒక టోపీని మరియు అతను ఏ విక్రేతలు ఉపయోగించగలరో దానిపై అధిక లావాదేవీలకు దారి తీయవచ్చు. కార్యాలయ సామాగ్రి వంటి చిన్న కొనుగోళ్లను, ప్రత్యేకించి సాధారణంగా ఆమోదించబడిన నియమాలకు అధికారం కల్పించడానికి అధికారులు అనుమతిస్తారు. మీరు వ్యక్తిగతంగా ఉద్యోగుల ద్వారా క్రెడిట్ కార్డు వాడకాన్ని నియంత్రించగలిగితే, ఖాతాదారులకి అధికారాన్ని కొనుగోలు చేసే అధికారులకి కార్డులను జారీ చేయగలిగితే, అకౌంటింగ్ విభాగం నుండి చెక్కు లేదా క్రెడిట్ కార్డును అభ్యర్థించకుండా ఆన్లైన్, ఇటుక మరియు ఫిరంగులను లేదా ఫోన్ కొనుగోళ్లను చేయడానికి వీలు కల్పిస్తుంది. సంస్థ క్రెడిట్ కార్డు వాడకం కోసం ఖచ్చితమైన కంపెనీ విధానాలను సృష్టించండి.
విక్రేతలను ముందే ఆమోదించండి
వారు కొనుగోలు చేసే ప్రతిసారీ సిబ్బందిని పరిశోధకులు మరియు నిర్ధారించడానికి వారు అవసరమైతే, వారు ఉపయోగించే విక్రేతల జాబితాను సృష్టించండి. ఇది మీకు తెలిసిన పంపిణీదారులతో పని చేస్తుందని నిర్ధారించుకోవటానికి సహాయపడుతుంది మరియు విక్రేత డిస్కౌంట్లకు దారి తీసే వాల్యూమ్ కొనుగోలును సృష్టించవచ్చు. ఒక కొనుగోలుదారు వ్యవస్థను ఆమోదించిన విక్రేతలతో ఏర్పాటు చేసుకోండి, అందువల్ల ఒక క్రెడిట్ రిపోర్ట్ను మీరు ప్రతిసారీ ఉద్యోగి కొనుగోలు చేయడాన్ని అమలు చేయవలసిన అవసరం లేదు. విక్రేతలు ఉద్యోగుల జాబితాను కొనుగోలు చేయగల, లేదా ఉద్యోగులను ఎంచుకోవడానికి మీరు ఇచ్చే కొనుగోలు కోడ్ను ఉపయోగిస్తారు. ఉద్యోగంపై బహుళ వేలం పొందాలంటే మీ ఉద్యోగులు ఉపయోగించగల ప్రతిపాదన రూపం లేదా టెంప్లేట్ కోసం ఒక అభ్యర్థన, కార్యాలయాలకు అవసరమైన బిడ్ పత్రాలను సృష్టించేందుకు అవసరమైన అవసరాన్ని తొలగించడం ద్వారా ప్రక్రియను క్రమబద్ధం చేస్తుంది.
కొనుగోలు షెడ్యూల్ను మెరుగుపరచండి
మీరు ముందుగానే తెలిస్తే ప్రత్యేకమైన వస్తువులను మరియు సరఫరాలను కొనుగోలు చేయాలి, మీ కంపెనీలో నెమ్మదిగా ఈ కొనుగోళ్లను షెడ్యూల్ చేయాలి, ముందుగానే. ఇది కాగితపు నౌకాదళంలో కొనుగోళ్లను కోల్పోవటానికి సహాయపడుతుంది, డిపార్టుమెంటు స్థాయి విచారణలు మరియు వేగవంతమైన అభ్యర్ధనలు అవసరం. మీ డిపార్ట్మెంట్ మేనేజర్లు త్రైమాసిక కొనుగోలు అభ్యర్థనలను డెలివరీ తేదీలు సహా, మరియు మీ కొనుగోలు ఏజెంట్ కొనుగోళ్లకు క్యాలెండర్ను సృష్టించుకోవాలి.
