అనేకమంది వ్యాపార యజమానులు కలెక్షన్ లెటర్స్ మరియు అధికారిక క్షమాపణలు రాయడం వలన వారి వినియోగదారులను వేరుచేసే లేదా మరింత భంగం కలిగించే భయంతో బాధపడుతున్నారు. రెండు సందర్భాల్లో, మీరు ఒక ముఖ్యమైన ఆందోళనను మరియు అదే సమయంలో కస్టమర్ గుడ్విల్ను నిర్వహించాలి. సమస్య-పరిష్కార అక్షరాలను వ్రాసేటప్పుడు మీరు కొన్ని ప్రాథమిక సూత్రాలను అర్థం చేసుకుంటే, ఈ రకమైన లేఖనాలని గుడ్విల్ రూపొందించే విధంగా ఎలా వ్రాయవచ్చో మీరు నేర్చుకుంటారు.
ఆకృతి మరియు శైలి
ఇది ఒక వ్యాపార లేఖ ఆకృతిలో వ్రాయబడిన సూక్ష్మ వ్యాసం వలె సమస్య పరిష్కార లేఖను ఆలోచించడం సహాయపడవచ్చు. అదే ఆకృతిని అనుసరించి, అదే శైలిని అనుసరించి, ఏ వ్యాపార లేఖలో అయినా అదే 12-పాయింట్ల టైమ్స్ న్యూ రోమన్ ఫాంట్ ను వాడండి. మీరు తయారు చేయవలసిన మార్పులు శరీరం మరియు ముగింపు విభాగాలలో ఉపయోగించిన పదాలలో ఉన్నాయి. చాలా సమస్య పరిష్కారం అక్షరాలు కూడా ఆవరణలు ఉన్నాయి. "ఎన్క్లోజర్స్" ను మూసివేసే క్రింద ఉన్న ఒక లైన్ను టైప్ చేసి, లేఖనంతో సహా ప్రతి డాక్యుమెంట్ పేరును జాబితా చేయడం ద్వారా దీన్ని సూచించండి.
అనుకూల పదాలను నొక్కి చెప్పండి
చిన్న, ప్రత్యక్ష మరియు వ్యక్తిగతీకరించిన అక్షరాలు తప్పుగా అర్ధం చేసుకోవడానికి అవకాశాన్ని తగ్గిస్తాయి మరియు తరచూ అత్యంత ప్రభావవంతమైనవి. అదనంగా, సానుకూల ట్విస్ట్తో పదాలు సానుకూల ప్రతిస్పందనను ఉత్పత్తి చేయగలవు. "దురదృష్టవశాత్తు", "సాధ్యం కాదు", "సమస్య" మరియు "వైఫల్యం" వంటి పదాలు మరియు మాటలను నివారించవచ్చని పర్డ్యూ విశ్వవిద్యాలయం ఆన్లైన్ రాయడం ల్యాబ్ సూచించింది. బదులుగా, మీరు చెయ్యలేరు లేదా చేయలేరన్నదాని కంటే మీరు చేయగలదా లేదా చేయటానికి ఇష్టపడుతున్నారో నొక్కి చెప్పండి.
ప్రారంభ మరియు ముగింపు ప్రకటనలు
సాధారణ, ప్రత్యక్ష ప్రకటనలతో లేఖను తెరిచి మూసివేయండి. "మీ ఆందోళనను వివరించడానికి సమయం తీసుకున్నందుకు ధన్యవాదాలు!" సూచనలు మరియు సమస్యను గుర్తిస్తాయి. సంబంధం సంరక్షించడానికి మీ కోరికను నొక్కి చెప్పే స్టేట్మెంట్తో మూసివేయండి. "మీ వ్యాపారాన్ని మేము గౌరవిస్తాము" లేదా "మా కంపెనీ నుండి మీరు ఆశించిన అధిక-నాణ్యత కస్టమర్ సేవను అందించమని మేము సిఫార్సు చేస్తున్నాము" వంటి రెండు సాధారణ ఉదాహరణలు.
శరీరము
కస్టమర్ యొక్క ఆందోళనను మీరు అర్థం చేసుకున్నట్లు చూపించడానికి మొదటి శరీర పేరాలో, సూచన సంబంధిత నేపథ్య సమాచారం మరియు ఏదైనా మునుపటి సందేశాలు. మూడవ పేరాలో - మీరు ఇప్పటికే తీసుకున్న లేదా తీసుకోవాలని ప్రణాళిక చేసిన గుడ్విల్ హావభావాలు మరియు చర్యలతో సహా సమస్యకు స్పష్టమైన, నిర్దిష్ట పరిష్కారాన్ని అందించండి.ఉదాహరణకు, మీరు మొదటి-అభ్యర్థన సేకరణ అక్షరం వ్రాస్తున్నట్లయితే, కస్టమర్ యొక్క మునుపటి మంచి చెల్లింపు రికార్డును గమనించండి, కాని చెల్లింపు గడువు తేదీల గురించి వినియోగదారుని గుర్తు చేయండి. ఒక పరిష్కారంగా, కస్టమర్తో ప్రత్యామ్నాయ చెల్లింపు ఏర్పాట్లను ఏర్పాటు చేయడానికి లేదా తిరిగి ఫోన్ కాల్కి బదులుగా చెల్లింపు తేదీని విస్తరించడానికి కస్టమర్తో పని చేయడానికి ప్రతిపాదన.
