కాన్ఫరెన్స్ కాల్స్ కార్యనిర్వహణ మరియు ఉద్యోగులు వ్యాపారాన్ని చర్చించడానికి సమావేశంలో ఉన్నాయి. వారు అదే నగరంలో ఉన్నా లేదా ప్రపంచవ్యాప్తంగా చెల్లాచెదురుగా ఉన్నా, సమావేశ కాల్స్ ప్రతి ఒక్కరూ ఒకే గదిలో నిజ సమయంలో, ప్రతి ఒక్కరినీ కలిపేందుకు వీలు కల్పిస్తాయి. ఉత్పాదక మరియు సమాచార సమావేశాన్ని నిర్ధారించడానికి మీరు తీసుకోవలసిన అనేక దశలు ఉన్నాయి.
అజెండా
మీ కాన్ఫరెన్స్ కాల్ కోసం సమయం మరియు తేదీని మీరు ఏర్పాటు చేసిన తర్వాత, మీరు సమావేశానికి సిద్ధం చేయడానికి తగిన చర్యలు తీసుకోవాలి. మీరు సమావేశ నాయకుడి అయితే, మీ కాన్ఫరెన్స్ కాల్ కోసం ఒక ఎజెండాను పూర్తి చేసి, హాజరైనవారికి పంపిణీ చేయండి, షెడ్యూల్ చేసిన తేదీకి ముందు. మీ సమావేశ కార్యక్రమంలో తేదీ మరియు సమయం ఉండాలి. మీ స్థానం వెలుపల ఉన్న వ్యక్తుల కోసం మీ అజెండాలో సమయ మండలిని చేర్చడం మంచిది. ఎజెండా సమావేశాల ప్రారంభం మరియు ముగింపు సమయాన్ని కూడా కలిగి ఉండాలి మరియు బాధ్యత వహించే వ్యక్తుల పేర్లతో మరియు ప్రతి అంశానికి ప్రతిపాదిత కేటాయింపు సమయముతో పాటు ప్రతి అంశానికి సంబంధించిన సంక్షిప్త వివరణను కలిగి ఉండాలి. సమావేశానికి ఏదైనా ముందస్తు సమావేశం అవసరమైతే, అజెండాలో ఆ అవసరాలు స్పష్టంగా ఉంటాయి.
కాన్ఫరెన్స్
మీరు క్రియాశీల మరియు స్పష్టమైన కనెక్షన్ ఉన్నట్లు నిర్ధారించడానికి మీ లైన్లను పరీక్షించండి. మీరు కార్డ్లెస్ ఫోన్ను ఉపయోగిస్తున్నట్లయితే, సమావేశానికి ముందు ఫోన్ పూర్తిగా ఛార్జ్ చేయబడిందని నిర్ధారించుకోండి. సమావేశంలో కనీసం ఐదు నిమిషాలు ముందుగా చేరుకోండి.
మీరు హాజరైనట్లయితే, మీరు మీ నాయకుడి నుండి సమావేశపు సంఖ్యను అందుకుంటారు. కాన్ఫరెన్స్ లైన్ కాల్. మీరు మీ కాన్ఫరెన్స్ నంబర్ను నమోదు చేయమని ప్రాంప్ట్ చేయబడతారు. మీరు సంఖ్యను నమోదు చేసిన తర్వాత, మీ పేరు చెప్పమని అడుగుతారు. స్పష్టంగా మీ మొదటి మరియు చివరి పేరు. మీరు పౌండ్ (#) కీని నొక్కడం అవసరం కావచ్చు. మీరు ఈ ప్రక్రియను పూర్తి చేసిన తర్వాత, మీరు సమావేశంలో పాల్గొంటున్నారని మరియు ప్రస్తుతం ఎంతమంది వ్యక్తులు హాజరు అవుతున్నారో మీకు సలహా ఇస్తారని సిస్టమ్ మీకు చెప్తుంది. మీరు నాయకుడి ముందు వచ్చినట్లయితే, నాయకుడు వచ్చే వరకు మీరు హోల్డింగ్ మోడ్లో ఉంచబడతారు.
పరిచయాలు
మీరు మాట్లాడేముందు వినండి. నాయకుడు వచ్చారు అయితే ఇంకా సమావేశం ప్రారంభించకపోతే, మీరు ఒక సూక్ష్మ వైపు సంభాషణ వినవచ్చు. ఒక ఆహ్లాదకరమైన స్వరంలో హలో చెప్పండి మరియు మిమ్మల్ని పరిచయం చేయండి. సమావేశం ప్రారంభమవుతుంది వరకు మ్యూట్ మీ ఫోన్ ఉంచండి. మీకు మ్యూట్ బటన్ లేకపోతే, కాన్ఫరెన్స్ లైన్ ద్వారా అందించబడిన మ్యూటింగ్ లక్షణాలను ఉపయోగించండి.
సమావేశం ప్రారంభమైనప్పుడు, మీ నాయకుడు రోల్ కాల్ పడుతుంది. నాయకుడు మీ పేరును పిలిచినప్పుడు, "అవును, నేను ఇక్కడ ఉన్నాను" లేదా "హలో … ఈ విధంగా …" వంటి స్పష్టమైన మరియు వృత్తిపరమైన పద్ధతిలో మీ ఉనికిని గుర్తించండి. ఇతర హాజరైనవారికి మీరు క్లుప్తంగా మిమ్మల్ని గుర్తించాలని నాయకుడు అభ్యర్థించవచ్చు. అలా అయితే, మీ పేరు చెప్పి, మీ ఉద్యోగానికి 20 నుంచి 25 సెకన్ల సమీక్ష ఇవ్వాలి. క్లుప్తంగా ఉండండి, స్పష్టంగా మాట్లాడండి మరియు ప్రొఫెషనల్గా ఉండండి.
