సమర్థవంతంగా కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మీ సామర్థ్యాన్ని నేరుగా పని వద్ద మీ విజయాన్ని ప్రభావితం చేస్తుంది. మీరు సున్నితమైన మరియు అర్థం చేసుకోగల సుదూరాలను ఎలా రాయాలో మరియు పంపాలనే విషయాన్ని తెలుసుకోవడం చాలా కీలకమైనది. వ్యాపార మెమో అనేది ఒక ప్రత్యేకమైన ఉద్దేశంతో ప్రత్యేక వ్యక్తుల గుంపును సూచిస్తుంది మరియు దృష్టి పెడుతుంది. బాగా వ్రాసిన మెమో మీరు సమర్థవంతంగా కమ్యూనికేట్ మరియు ఫలితాలు సాధించడానికి సహాయం చేస్తుంది. సరిగ్గా రాయడంతో పాటు, మీ మెమో సరిగా పంపించబడిందని నిర్ధారించుకోవడం చాలా ముఖ్యం, దానిని చదవడానికి అవసరమైన వ్యక్తులకు.
మీ మెమో క్రాఫ్ట్
మీ ప్రేక్షకుల గురించి ఆలోచించండి. మీరు మీ మెమోను కంపోజ్ చేయడానికి ముందు, మీరు కమ్యూనికేట్ చేస్తున్న వ్యక్తుల యొక్క విద్యా స్థాయి మరియు అనుభవాన్ని పరిగణించండి. మీ గ్రహీతల అవసరాలను గుర్తుంచుకోండి. కొందరు వ్యక్తులు మరింత వివరణాత్మక సూచనలు మరియు నిర్దిష్టమైన, నిర్దేశించిన మార్గదర్శకాలు అవసరమవుతాయి, అయితే ఇతరులు చాలా సాధారణ సమాచారాన్ని అందించి, వారిపై చొరవ తీసుకుంటారు.
సరైన శీర్షిక ఆకృతీకరణను ఉపయోగించండి. "తేదీ" లైన్లో, ప్రామాణిక సంక్షిప్త పదాలను ఉపయోగించండి. "కు," మీరు పేరు ద్వారా మెమో అందుకున్న ప్రతి వ్యక్తి జాబితా చేయాలి. మారుపేర్లను వాడకండి. మొదటి మరియు చివరి పేర్లను వాడండి మరియు వాటిని అక్షర క్రమంలో లేదా సంస్థలోని స్థానాల్లో ఉంచండి. "ఫ్రమ్" లైన్ కోసం, మీ మొదటి మరియు చివరి పేరును, అలాగే మీరు ఉన్న విభాగం, వర్తిస్తే.
ప్రత్యేకమైన మరియు ఇన్ఫర్మేటివ్ అయిన విషయం లైన్ను ఎంచుకోండి. తరచుగా, ప్రజలు అస్పష్టంగా మరియు సాధారణమైన విషయం లైన్లతో మెమోలను పంపుతారు. ఒక నిర్దిష్ట మరియు క్లుప్తమైన వ్యక్తి గ్రహీతలు మెమో సూచించడం ఏమిటో మెరుగైన ఆలోచనను ఇస్తుంది. ఉదాహరణకు, ఒక సాధారణ విషయం లైన్ "సమావేశం" చదువుతుంది, కానీ ఒక ప్రత్యేకమైన విషయం చెప్పవచ్చు, "శుక్రవారం సమావేశానికి సేల్స్ బృందం ప్రదర్శన."
ప్రత్యేకతలు తెరువు. చిట్-చాట్ లేదా నేపథ్యంతో సమయం వృథా చేయవద్దు. మీ మెమోలో మొదటి భాగం మీకు సరిగ్గా సరిపోతుంది. విక్రయాల బృందం ప్రదర్శనకు పైన ఉన్న ఉదాహరణను ఉపయోగించి, "శుక్రవారం జరిగిన సమావేశంలో, అమ్మకాలు బృందం ఆదాయం మరియు మొదటి త్రైమాసికంలో చెల్లించదగిన గణాంకాలతో స్లయిడ్ ప్రదర్శనను ప్రదర్శిస్తుంది."
నిష్క్రియ వాయిస్ని నివారించడం ద్వారా మీ మెమోను వ్రాయండి. ఒక మెమో సమాచారం పంచుకునేందుకు మరియు సహాయం కోసం రూపొందించబడింది, కాబట్టి మీరు క్రియాశీల గాత్రాన్ని ఉపయోగించాలి. వ్యాకరణం మరియు రచనలలో, క్రియాశీల వాయిస్ అంటే ఒక వాక్యం యొక్క విషయం చురుకుగా ఉంటుంది - ఏదో చేయటం లేదా ఏదోగా ఉండటం - వాటికి జరిగే ఇతర విషయాలు కాకుండా. చురుకైన వాయిస్ చదివి, "అమ్మకాల బృందం స్లయిడ్ ప్రదర్శనను ప్రదర్శిస్తుంది." ఒక నిష్క్రియాత్మక విధానం, "అమ్మకాల బృందం స్లయిడ్ ప్రదర్శన ప్రదర్శనను పరిగణించాలని మేము కోరుకుంటున్నాము."
తీర్మానం వ్రాయండి. మీ ముగింపు సంక్లిష్టంగా లేదు, కానీ అది మెమోలో పేర్కొన్న కీలకమైన విషయాలను సంగ్రహించాలి.
మీ పనిని సవరించండి. కొన్ని వ్యాపారాలు ఒక వ్యాపార మెమోను పంపడం మరియు మీరు దాని మధ్యలో ఒక పెద్ద అక్షరదోషాలను వదిలివేసినట్లు తెలుసుకున్నప్పుడు అసౌకర్యంగా ఉంటాయి. దానిని పంపించే ముందు మీ మెమోని సరిచూసుకోండి, సరిదిద్దడంతోపాటు, అనవసరమైన పదాలను తొలగించండి. మీ మెమో సంక్షిప్తపరచండి.
మీ మెమో పంపండి
మీ మెమో పంపండి. మీరు ఇంటర్-ఆఫీస్ మెయిల్ ద్వారా పంపినట్లయితే, మెమోలో ప్రసంగించిన ప్రతీ వ్యక్తి తన స్వంత కాపీని పొందారని నిర్ధారించుకోండి. ఎవ్వరూ తదుపరి గదిలోని వ్యక్తితో ఒక మెమోను పంచుకోవాల్సిన అవసరం లేదు.
ఇది ఒక ఎంపిక అయితే ఇమెయిల్ ఉపయోగించండి. ఒక ఇమెయిల్ మెమో ఒకే సమయంలో ప్రతి ఒక్కరికీ పంపించబడాలి, కానీ కొంతమంది గ్రహీతలను కాపీ చేసుకోవచ్చు. మీరు మీ మెమోకు ఇమెయిల్ చేస్తున్నట్లయితే, మెమో యొక్క అంశాన్ని ఇమెయిల్ శీర్షిక యొక్క అంశంలో ఉంచండి. అందమైన లేదా రంగుల ఫాంట్లు, చిత్రాలు లేదా ఇతర ఇమెయిల్ అనుబంధాలను ఉపయోగించవద్దు.
మీరు మీ మెమోని పంపిన తర్వాత అనుసరించు. మెమోలో పేర్కొన్న గడువు ఉంటే, మీరు తరువాత గ్రహీతలతో తిరిగి తనిఖీ చేస్తారని నిర్ధారించుకోండి.
చిట్కాలు
-
మీ మెమో బుల్లెట్ పాయింట్స్, పేరాగ్రాఫేస్ అంతరంగం గురించి ఏవైనా కంపెనీ మార్గదర్శకాలను అనుసరిస్తున్నారని నిర్ధారించుకోండి.
హెచ్చరిక
మీరు మెమోని పంపించడానికి ఇమెయిల్ను ఉపయోగిస్తుంటే, "పంపు" కీని నొక్కిన ముందు డబుల్ చెక్ చేయండి. మీరు ఇమెయిల్ ద్వారా యాజమాన్య లేదా రహస్య సమాచారాన్ని పొందుతున్న గురించి జాగ్రత్తగా ఉండాలనుకుంటున్నాను.
