చాలా కార్యాలయాల్లో, మెమోరాండమ్స్ కమ్యూనికేట్ చేయడానికి ఒక అనుకూలమైన మరియు సమర్థవంతమైన మార్గంగా ఉపయోగపడతాయి. ముఖాముఖి సంభాషణకు బదులుగా ప్రశ్నలకు సమాధానమివ్వడం ద్వారా, మీ జవాబును చేరుకున్న కార్మికుల సంఖ్యను పెంచుకోవచ్చు మరియు కార్మికులకు భౌతిక లేదా ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్ను సూచనగా ఇవ్వడం తరువాత వారు మీరు ఇచ్చిన జవాబును మర్చిపోతే చేయాలి. మీ మెమో వీలైనంత సమర్థవంతంగా ఉండేలా చూసుకోవటానికి, మీ కమ్యూనికేషన్ ను సరిగ్గా ఫార్మాట్ చేయండి మరియు మీ ప్రేక్షకులతో జాగ్రత్తగా ఆలోచించండి.
మెమో శీర్షికను సృష్టించండి. "తేదీ:" ను చేర్చండి, మీరు మీ మెమోను పంపుతున్న పూర్తి తేదీ, "మీరు:" అనే పేరుతో మీ పేరుతో "నుండి:" మరియు "విషయం: విషయం యొక్క సంక్షిప్త వివరణ. ఇమెయిల్ ద్వారా మీ మెమోరాండమ్ని సిద్ధం చేస్తే, ఈ శీర్షిక మీకు ఇప్పటికే అవకాశం ఉంటుంది. మీ మెమోని టైప్ చేస్తే, మెమో యొక్క పైభాగంలో ఉన్న ఈ సమాచారాన్ని అన్నింటినీ ఉంచు.
అంశంపై ప్రశ్న ఉంచండి. మీరు సంబోధిస్తున్న ప్రశ్న మితిమీరిన పొడవుగా ఉంటే, దానిని రెండు లేదా మూడు అర్ధవంతమైన పదాల పదబంధంగా క్లుప్తం చెయ్యడం ద్వారా దానిని ఖండిస్తారు. మీరు మీ మెమోరాండంలో ఒకటి కంటే ఎక్కువ ప్రశ్నలను అడగాలని భావిస్తే, సందేశాల విషయాలను ఉద్యోగాలను హెచ్చరించడానికి "Q & A" తరువాత ప్రశ్నలకు సంబంధించిన విషయాలను జాబితా చేయండి. ఈ ప్రశ్నను లేదా Q & A అనే విషయాన్ని విషయం లైన్ లో ఉంచడం ద్వారా, మీరు దానిని తరువాత సూచించాల్సిన అవసరం ఉన్న ఉద్యోగులకు మెమోను కనుగొనడం సులభం.
క్లుప్తంగా ఇంకా స్పష్టంగా ప్రశ్న లేదా ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వండి. ఉద్యోగులు తమ ప్రశ్నలకు సమాధానాలు కోరుతారు, మౌఖిక రాంలింగ్ కాదు. మీ సమాధానం స్పష్టంగా మరియు తక్కువగా ఉంచడం ద్వారా, పాఠకులు సమాధానం అర్థం చేసుకోవడానికి మరియు దానికి సమర్థవంతంగా స్పందించగల సంభావ్యతను మీరు పెంచవచ్చు.
వారికి అదనపు సమాచారం కావాలంటే వారు సంప్రదించవలసిన ఉద్యోగులకు చెప్పండి. మీరు మీ ప్రశ్నలకు సంబంధించి ఏదైనా గందరగోళాన్ని తొలగించాలనుకుంటే, మీతో మాట్లాడమని వారిని అడగండి. అంశంపై ప్రశ్నలకు సమాధానమివ్వటానికి మీ వ్యాపారంలో మరొక విభాగం ఉంటే, ఈ విభాగంలోని ఒక ప్రత్యేక వ్యక్తిని సూచించడానికి మీ ఉద్యోగులకు చెప్పండి మరియు ఈ వ్యక్తి యొక్క సంప్రదింపు సమాచారాన్ని చేర్చండి.
