ఖాతాదారులకు శుభవార్త ఇవ్వడం ఎల్లప్పుడూ ఆనందం, కానీ అన్ని వార్తల మంచిది కాదు. ఒక క్లయింట్కు ప్రతికూల వ్యాపార లేఖను పంపడానికి సమయం ఆసన్నమైనప్పుడు, సందేశాన్ని స్వయంగా లేనప్పటికీ మీ సంబంధాన్ని సానుకూలంగా ఉంచడానికి మీరు ఏమి చేయాలనేది ముఖ్యమైనది.
మీకు ధన్యవాదాలు ప్రారంభించండి
చెడు వార్తలను వ్రాసేటప్పుడు, క్లయింట్తో సాధ్యమైనంత ఉత్తమమైన సంబంధాన్ని కొనసాగించడంపై దృష్టి పెట్టాలి, నిర్ణయం న్యాయమైనదని మరియు చెడు వార్తలను స్పష్టంగా మరియు క్లుప్తమైన సాధ్యమైనంతగా పేర్కొంటూ చూపించాల్సిన అవసరం ఉంది. చెడ్డ వార్తలు ప్రకటించి మరియు సాధ్యమైన పరిష్కారాలను అందించే ముందు, వారి వ్యాపారం కోసం క్లయింట్కు కృతజ్ఞతలు తెలియజేయండి. ఈ విభాగం యొక్క లక్ష్యం క్లయింట్ను మీరు వారి పోషకుడికి విలువైనదిగా తెలియజేయడం మరియు మీ సానుకూల సంబంధాన్ని కొనసాగించాలని కోరుకుంటున్నాము.
ఉదాహరణ:
"బ్యాంకింగ్ విషయానికి వస్తే మీరు ఎన్నో ఎంపికలను కలిగి ఉన్నారని మాకు తెలుసు, గత ఆరు సంవత్సరాలుగా మీరు ఫేక్ ఫైనాన్షిక్తో పనిచేయాలని ఎంచుకున్నట్లు మేము అభినందిస్తున్నాము."
బాడ్ న్యూస్ మెసేజ్ లోకి సెగ్యూ
మీరు చెడ్డ వార్తలను చక్కబెట్టుకోవాలనుకోవద్దు, అవసరమైతే ఏమి జరిగిందో అర్థం చేసుకోవటానికి లేదా వివరించడానికి కష్టతరం చేసే సభ్యోక్తులను వాడండి. అలాగే, అధికంగా క్షమాపణ చెప్పకండి. బదులుగా, ఏమి జరిగిందో క్లుప్తముగా వివరిస్తుంది, ఇది క్లయింట్ను ఎలా ప్రభావితం చేశారో మరియు క్షమాపణ చెప్పింది. మీ క్లయింట్ యొక్క సమయం విలువైనది మరియు వారు మాత్రమే ఏమి జరిగిందో మరియు ఎందుకు తెలుసుకోవాలనుకుంటున్నారో గుర్తుంచుకోండి.
ఉదాహరణ:
"చివరి రాత్రి, మీ ఖాతాను ప్రభావితం చేసిన ఒక లోపం మేము కనుగొన్నాము మరియు గత మూడు నెలలుగా మీ ఆన్లైన్ లావాదేవీలను ఖచ్చితంగా మా సిస్టమ్లోకి ప్రవేశించకుండా నిరోధించాము, తద్వారా మీరు మీ ఖాతాలో తప్పు ఫీజులు లేదా నిల్వలను గమనించవచ్చు."
ఒక పరిష్కారం అందించడానికి ప్రయత్నించండి
విషయాలు తప్పు చేసినప్పుడు, దెబ్బను తగ్గించడానికి క్లయింట్కు అనుకూలమైన దాన్ని అందించడం ముఖ్యం. పనులను మెరుగ్గా చేయటానికి ప్రయత్నించడానికి అప్రసిద్ధ మార్గంలో ఏదో అబద్ధం లేదా అతిశయంగా ఉండకండి - మీ సానుకూలమైనది పెద్దది కాదు. ఉదాహరణకు, క్లయింట్ క్రెడిట్ తిరస్కరించినట్లయితే, మీరు తప్పు జరిగిందని అనుకోవద్దు లేదా వారి క్రెడిట్ మంచిది అని క్లయింట్ను ఓదార్చడానికి ప్రయత్నించమని మీరు కోరుకోవడం లేదు, మీ సంస్థ వెతుకుతున్నది కాదు.
ఉదాహరణ:
"మీ దరఖాస్తు తిరస్కరించబడిందని మేము చింతిస్తున్నాం, కొన్ని నెలల్లో తిరిగి చెల్లించటానికి మీరు స్వాగతం పలుకుతారు, అప్పుడు మీ క్రెడిట్ పరిస్థితి మెరుగుపడవచ్చు.ఈ సమయంలో, మీకు ప్రయోజనం కలిగించే ఆర్థిక సేవల విస్తృత శ్రేణిని కలిగి ఉంది."
ఎక్కడ తగినది, రెఫరల్ చేయండి
మీరు మీ సంబంధాన్ని నిలిపివేయవలసి ఉన్నట్లయితే, క్లయింట్ను ఒక ప్రసిద్ధ పోటీదారుగా మీరు చూడవచ్చు లేదా మీరు తర్వాత మళ్లీ వాటిని మళ్లీ తీసుకువెళ్లమని వారికి తెలియజేయవచ్చు.
ఉదాహరణ:
"మీ న్యాయవాదిగా నేను క్షమించలేను, నా గౌరవనీయ సహోద్యోగి అయిన జాన్ బీచ్ మీ కేసును తీసుకోవటానికి చాలా సంతోషంగా ఉంటారు, 888-555-4848 అని పిలవడము ద్వారా ఉచిత సంప్రదింపులను షెడ్యూల్ చేయమని అతనిని సంప్రదించవచ్చు."
ఇది మీ ఫాల్ట్ ఉన్నప్పుడు
చెడ్డ వార్తలు మీ సంస్థలో ఒక సమస్య యొక్క ఫలితం అయితే, సమస్యను ఎలా సరిదిద్దాలి అనే క్లయింట్తో చెప్పండి, ఉద్యోగి బాధ్యత క్రమశిక్షణలో ఉంటుందని లేదా మీరు మీ సాఫ్ట్వేర్ను అప్డేట్ చేశారని చెప్పడం కూడా.
ఉదాహరణ:
"ఉద్యోగి పొరపాటు వలన మీ ఖాతా కొద్ది సేపట్లో మూసివేసిందని మేము చింతించాము.మీ ఖాతాను తిరిగి తెరిచారు మరియు మూసివేతకు సంబంధించిన అన్ని రుసుములను తిరిగి చెల్లించాము.ఖాతాను నిరోధించడానికి, ఖాతా మూసివేతలను మరింత కష్టతరం చేసే వ్యవస్థను కూడా మేము అమలు చేస్తున్నాము అనుకోకుండా భవిష్యత్తులో మూసివేయబడకుండా. "
