అనేకమంది ప్రజల కోసం, పెద్ద సంఖ్యలో ఫోన్ నంబర్లు గుర్తు పెట్టడం అసాధ్యమైన పని. ఎవరైనా మీ ఆఫీసుని పిలిచినప్పుడు, మీకు ప్రస్తుతం సరైన సంఖ్యను కలిగి ఉండాలి, అలా చేయాలనే ఉత్తమ మార్గం కార్యాలయం ఫోన్ డైరెక్టరీని ఉంచడం. పెద్ద కార్యాలయాలు ఎలక్ట్రానిక్ డైరెక్టరీలతో క్లిష్టమైన ఫోన్ వ్యవస్థలు కలిగి ఉండగా, చాలా కార్యాలయాలు ఈ విస్తృతమైన ఏదైనా అవసరం లేదు. చాలా తక్కువ ప్రయత్నంతో, మీరు మీ వేలిముద్రల వద్ద మీకు అవసరమైన మొత్తం సమాచారాన్ని ఉంచడానికి ఒక సాధారణ కార్యాలయ డైరెక్టరీని సృష్టించవచ్చు.
మీరు అవసరం అంశాలు
-
కంప్యూటర్
-
స్ప్రెడ్షీట్ సాఫ్ట్వేర్ లేదా Google డాక్స్ ఖాతా
ఒక కొత్త స్ప్రెడ్షీట్ సృష్టించి దానిని "ఆఫీస్ డైరెక్టరీ" అని పేరు పెట్టండి. ఒక స్ప్రెడ్షీట్ను ఉపయోగించడం అనేది ఒక టెలిఫోన్ డైరెక్టరీని సెంట్రల్ ఫోన్ డైరెక్టరీ సిస్టమ్ కలిగి ఉండటానికి సరిపోని పెద్ద కార్యాలయాన్ని ఏర్పాటు చేయడం.
మీ స్ప్రెడ్షీట్కు మూడు కాలమ్ శీర్షికలను జోడించండి: పేరు, ఆఫీసు # మరియు టెలిఫోన్. మీకు కావాలంటే, స్ప్రెడ్షీట్కు మరిన్ని నిలువు వరుసలను జోడించండి మరియు మీరు సులభంగా ఉదాహరణకు, ఇమెయిల్ చిరునామాలను మరియు ఫ్యాక్స్ సంఖ్యలను ట్రాక్ చేయవచ్చు.
మీ సహోద్యోగులకు డైరెక్టరీ (లేదా మీరు ఒక ఆన్లైన్ స్ప్రెడ్షీట్ను ఉపయోగిస్తుంటే దానికి లింక్ పంపండి) పంపండి మరియు వారు తమ సరైన సమాచారాన్ని పూరించాలని అడగండి మరియు దాన్ని తిరిగి పంపించండి. మీరు తక్షణ సమాచారం కోసం మీరు అడగవచ్చు ఈ సమాచారంతో ఒక ఆఫీస్ అడ్మినిస్ట్రేటివ్ అసిస్టెంట్ ఉండవచ్చు.
దానిలోని అన్ని మార్పులతో ఒకే స్ప్రెడ్షీట్లో ఫలితాలను క్లేట్ చేయండి. మీరు ఇప్పుడు మీ కార్యాలయానికి పనిచేస్తున్న ఫోన్ డైరెక్టరీని కలిగి ఉన్నారు.
ఫోన్ డైరెక్టరీని ప్రింట్ చేయండి లేదా సాధారణ ఉపయోగం కోసం మిగిలిన మీ ఆఫీసుకి ఇమెయిల్ చేయండి. తక్కువ అవాంతరంతో ఫోన్ డైరెక్టరీని పంపిణీ చేయడానికి సులభమైన మార్గానికి దిగువ చిట్కాలను చూడండి.
చిట్కాలు
-
ఆఫీసు ఫోన్ నంబర్లు సాపేక్షంగా తరచుగా మారడంతో, Google డాక్స్ వంటి ఆన్లైన్ స్ప్రెడ్షీట్ను ఉపయోగించి మీ సమయాన్ని మరియు కృషిని మీరు సేవ్ చేయవచ్చు. మీ కార్యాలయంలో ప్రతి ఒక్కరితో ఫోన్ డైరెక్టరీ స్ప్రెడ్షీట్ను భాగస్వామ్యం చేయండి మరియు అవసరమైన విధంగా మార్పులు చేయనివ్వండి మరియు డైరెక్టరీ ఆన్లైన్లో ఉన్నందున, డైరెక్టరీ నవీకరించబడినప్పుడు కొత్త కాపీలను ఇమెయిల్ చేయడం గురించి మీరు చింతించవలసిన అవసరం లేదు.
