ఆఫీసు పండుగ ప్రణాళిక కోసం వాలంటీర్లను అభ్యర్థించడానికి ఉద్యోగి జ్ఞాపికలు చాలామంది కార్మికులను కలిగి ఉండటానికి మరియు కార్యాలయ బృందం లో చేర్చబడిన వాటిని అనుభవించడానికి మంచి మార్గం. ఉద్యోగుల స్వచ్ఛంద సేవకుల ప్రభావ ఉపయోగం క్రిస్మస్ పార్టీలు వంటి సంఘటనలు ఒక తటాలున లేకుండా వస్తాయి. సందేశాలు లేదా ప్రకటన అన్ని ఉద్దేశించిన గ్రహీతలు చేరుకునేలా మెమోలు కూడా హామీ ఇస్తున్నాయి. క్రిస్మస్ పార్టీలు మరియు ఇతర కార్యాలయపు కార్యక్రమాలను ప్రణాళిక చేస్తున్నప్పుడు, మీరు హాజరు కావడానికి ఆహ్వానించబడిన ప్రతి ఒక్కరూ తేదీ మరియు సమయం గురించి తెలుసుకోవాలి.
మీరు అవసరం అంశాలు
-
సంభావ్య ఉద్యోగి వాలంటీర్ల జాబితా
-
అన్ని సంభావ్య వాలంటీర్ల కోసం సంప్రదింపు సమాచారం
-
ఈవెంట్ యొక్క తేదీ, స్థానం మరియు సమయం
-
స్వచ్ఛంద సమయం మరియు విధి అవసరాల జాబితా
మీ ఆఫీసు ఉంటుంది క్రిస్మస్ పార్టీ రకం నిర్ణయించడం. ఈ కార్యాలయం కార్యాలయం లేదా ఆఫ్-సైట్లో జరుగుతుందా అనేది నిర్ణయించండి. బడ్జెట్ను సెట్ చేయండి. ఉద్యోగుల జీవిత భాగస్వాములు లేదా అతిథులు సహా ఆహ్వానించబడే వ్యక్తుల సంఖ్యను నిర్ణయించండి. ఆల్కాహాల్ సేవలను అందించినా మరియు అభినందన పానీయాలు లేదా నగదు బారను అందించాలా వద్దా అని నిర్ణయించండి. మీ వాలంటీర్లను ఏర్పాటు చేయడంలో పార్టీ యొక్క పారామితుల వివరణాత్మక జాబితాను ఉంచండి.
పార్టీని నిర్వహించడానికి మరియు సులభతరం చేయడానికి మీరు ఎన్ని ఉద్యోగి స్వచ్ఛంద సేవలను నిర్ణయిస్తారు. చాలా సందర్భాల్లో, కనీసం 10 వాలంటీర్లు అన్ని విధులను పూర్తి చేయాలి. ఇతర వాలంటీర్ ఉద్యోగులను పర్యవేక్షించడానికి ఒక స్వచ్చంద నాయకుడిని ఎంచుకోండి. ప్రత్యక్ష స్వయంసేవకుడితో సంస్థ వివరాలను నేరుగా చర్చించండి. ప్రతి కాబోయే వాలంటీర్కు పాత్రలు కేటాయించే ముందు పాల్గొనేందుకు సమయం మరియు సామర్థ్యాన్ని కలిగి ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి.
కార్యాలయ పార్టీకి సహాయం కోసం మీకు అవసరమైన అన్ని సంభావ్య వాలంటీర్లకు ఒక మెమోని సృష్టించండి. మీరు స్వచ్చంద సేవకుడిగా వ్యవహరించడానికి ఎంచుకున్న ఉద్యోగి పేరును అందించండి. మీతో పాటుగా, పార్టీని నిర్వహించడానికి లాజిస్టిక్స్ ద్వారా అదనపు వ్యక్తికి అందుబాటులో ఉండేలా అన్ని వాలంటీర్లు అర్థం చేసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి. వారు స్వచ్చంద సేవలను మీకు తెలియజేయడానికి ఒక వారంలోనే మీతో సంప్రదించడానికి అన్ని మెమో గ్రహీతలు అడగండి. సహాయం అంగీకరించింది అందరి జాబితాను ఉంచండి.
స్వచ్ఛందంగా ఉన్న వ్యక్తులకు రెండవ మెమో పంపండి. నిర్దిష్ట వ్యక్తులకు లేదా చిన్న సమూహాలకు పార్టీ పనులు మరియు బాధ్యతలను అప్పగించండి. ఉదాహరణకు, ఆహార మెనూను ఎంచుకోవటానికి బాధ్యత వహించే ఒక సమూహాన్ని ఉంచండి; ఆహ్వాన ప్రసారాలకు రెండవ గుంపు; అలంకరణలు, పార్టీ సహాయాలు మరియు బహుమతుల బాధ్యత గల మూడవ బృందం. పార్టీ యొక్క అన్ని అంశాలను కవర్ చేయబడే వరకు పనులు విభజించడం కొనసాగించండి. మీ పార్టీ ఒక సాధారణం కార్యాలయ సేకరణ కంటే పెద్ద, అధికారిక లేదా మరింత సంక్లిష్టంగా ఉంటే అదనపు వాలంటీర్లను మీరు పొందవలసి రావచ్చు.
రెండో మెమోలో, పార్టీ వాలంటీర్ కమిటీ సమావేశాలను షెడ్యూల్ చేయండి, ప్రతివారం లేదా నెలవారీగా, నిర్వహించడానికి మరియు సిద్ధం చేయడానికి. ఈవెంట్కు ముందు కనీసం నాలుగు నుంచి ఆరు నెలల ముందుగా మొదటి సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేయండి. ఏ వివరాలు విస్మరించరాదని మరియు అన్ని వాలంటీర్లు తమ బాధ్యతలను మరియు సమయ ఒప్పందాలను అర్థం చేసుకోవడంలో ఇది సహాయం చేస్తుంది. సైట్ సమయం, ఆన్ సైట్ సమయంలో సమావేశాలను షెడ్యూల్ చేయండి, కానీ వారు ప్రతికూలంగా వాలంటీర్ల రోజువారీ పనిని ప్రభావితం చేయలేరని నిర్థారించండి. వారు కిక్-ఆఫ్ సమావేశానికి హాజరు కావాలో మీకు తెలియజేయడానికి అన్ని వాలంటీర్లను అడగండి.
ప్రణాళికా ప్రక్రియ మొత్తం వాలంటీర్లతో క్రమంగా అనుసరించడానికి జ్ఞాపికలను ఉపయోగించండి. ప్రతి సమావేశంలో రాష్ట్రం చివరి సమావేశంలో చర్చించబడింది మరియు తదుపరి సమావేశంలో ఏమి చర్చించబడుతుందో. ఆలోచనలు, సలహాలు, ప్రశ్నలు లేదా ఆందోళనలు ఉంటే మొత్తం గుంపుతో కమ్యూనికేట్ చేయడానికి వాలంటీర్లను అడగండి, తద్వారా ప్రణాళిక ప్రక్రియ ఏ విధంగా జరుగుతుందో ప్రతి ఒక్కరూ పూర్తిగా తెలుసుకుంటారు.
ఈవెంట్కు ముందు, మీ కార్యాలయంలో లేదా కంపెనీలో ప్రతిఒక్కరికీ ఒక మెమో పంపండి, పార్టీ కోసం సిద్ధం చేయడానికి వారి పని కోసం ఉద్యోగి వాలంటీర్లకు ధన్యవాదాలు. కృతజ్ఞత యొక్క ఈ వ్యక్తీకరణ, వాలంటీర్లకు ముఖ్యమైనది.
చిట్కాలు
-
మెమోస్ని డ్రాఫ్టింగ్ చేసినప్పుడు సాంప్రదాయ వ్యాపార భాషను ఉపయోగించండి, క్రిస్మస్ పార్టీలు వంటి ఆహ్లాదకరమైన ఈవెంట్లకు కూడా. స్మోంగ్ నిబంధనలు, అసభ్యత మరియు సందేహాస్పద భాషలను ఉపయోగించడం మానుకోండి.
హెచ్చరిక
వాలంటీర్లు రోజువారీ పని విధులను నివారించడానికి సాక్ష్యంగా పార్టీ ప్రణాళిక సమావేశాలు ఉపయోగించడానికి అనుమతించవద్దు.
