బడ్జెట్ సమావేశాన్ని ఎలా సెట్ చేయాలి

బడ్జెట్ సమావేశాలు చాలా ముఖ్యమైనవి ఎందుకంటే మీ ప్రాజెక్ట్ లేదా మీ బడ్జెట్ పరంగా మీ ప్రాజెక్ట్ ఉన్నతస్థాయిలో వారికి మీరు అనుమతిస్తారు. సమావేశంలో మీరు మీ కేటాయించిన బడ్జెట్కు సాధ్యం పెరుగుదల లేదా తగ్గుదల గురించి చర్చిస్తారు మరియు ట్రాక్పై మీ బడ్జెట్ను ఉంచడానికి ఖర్చులను తగ్గించడానికి మార్గాలను సూచిస్తుంది. బడ్జెట్ సమావేశాలు కూడా మీ ప్రాజెక్ట్ లేదా పని కోసం నిధుల కోసం మీ కేసును వేడుకునేందుకు అనుమతిస్తాయి. మొత్తము బడ్జెట్ సమావేశాలు డిపార్ట్మెంట్ లేక కంపెనీ ఆర్ధికంగా ఎలా పని చేస్తుందో, మరియు డబ్బుని నియంత్రించటానికి మరియు లాభదాయకతను తగ్గించుటకు లక్ష్యాలు మరియు పరిమితులను నిర్ణయించటం. బడ్జెట్ సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేయడం చాలా సులభం.

మీరు అవసరం అంశాలు

కాన్ఫరెన్స్ లేదా సమావేశ గది
ఇమెయిల్ సేవ

బడ్జెట్ సమావేశానికి హాజరు కావాలని నిర్ణయించండి. సాధారణంగా, మీ సంస్థ యొక్క CFO, ఫైనాన్స్ బాధ్యతలు లేదా కంపెనీ మేనేజ్మెంట్ బృందానికి సంబంధించిన VP ఫైనాన్స్ లేదా ఇతర వ్యక్తిని మీరు ఆహ్వానించాలి. మీరు ఒక పెద్ద సంస్థ కోసం పని చేస్తే, మీ కార్యాలయంలో వ్యక్తిని నియంత్రిస్తారు, అకౌంటింగ్ విభాగం యొక్క నియంత్రిక లేదా మేనేజర్ వంటి డబ్బును నిర్వహిస్తారు. మీరు మీ బాస్, ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్ మరియు మీ ప్రాజెక్ట్ లేదా విభాగానికి కనెక్ట్ అయిన ఇతర సీనియర్ సిబ్బందిని కూడా ఆహ్వానించాలి.

మీరు సమావేశానికి ఆహ్వానించే అందరి షెడ్యూల్ను తనిఖీ చేయండి. ప్రతి ఒక్కరూ పట్టణంలో మరియు ఆఫీసు వద్ద షెడ్యూల్ ఉన్నప్పుడు సాధారణ ఓపెనింగ్ కోసం చూడండి. Microsoft Outlook వంటి కొన్ని కార్యాలయ సాధనాలు, షెడ్యూల్లను వీక్షించడానికి మరియు ఇతర సహోద్యోగుల లభ్యతను మీకు అనుమతిస్తాయి.మీరు ప్రతి ఒక్కరి షెడ్యూల్ను ప్రాప్తి చేయలేకపోతే, వారి సహాయకులు లేదా వ్యక్తులను వారి రాబోయే లభ్యత ఎలా ఉంటుందో అడగండి.

30 లేదా 60 నిమిషాలు వంటి సమావేశానికి ఒక వ్యవధిని ఎంచుకోండి. బడ్జెట్ సమాచారాన్ని సమర్పించడానికి మరియు ప్రశ్నలు మరియు చర్చా సమయాల కోసం గదిని వదిలివేయడానికి తగిన సమయం ఇవ్వండి. బడ్జెట్ సమాచారాన్ని సమర్పించడానికి మీరు ఒక గంట సమయం పడుతుంది అని అనుకుంటే, అదనపు సమయం కోసం 90 నిమిషాల వ్యవధిని ఎంచుకోండి.

ప్రతి ఒక్కరూ అందుబాటులో ఉన్నప్పుడు మరియు సమావేశం యొక్క వ్యవధి ఆధారంగా సమావేశం కోసం ఒక రోజు మరియు సమయాన్ని ఎంచుకోండి. మీ సమావేశం 90 నిమిషాల పాటు సాగుతుంది, ప్రతి ఒక్కరూ అందుబాటులో ఉన్నప్పుడు మొదటి 90-నిమిషాల సమయ స్లాట్ను ఎంచుకోండి.

ఇమెయిల్ ద్వారా ఒక సమావేశ అభ్యర్థన నోటిఫికేషన్ను పంపండి మరియు అన్ని గ్రహీతలు సమావేశం అభ్యర్థనను అంగీకరిస్తారా లేదా దీన్ని చేయలేకపోతున్నారని సూచించడానికి ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి. లేదా, వ్యక్తిగతంగా లేదా హాజరీ యొక్క సహాయకుడు ద్వారా బుక్ చేసుకోవడం ద్వారా సమావేశాన్ని పాత పద్ధతిలో ఉంచండి. మీరు వ్యక్తిగతంగా లేదా ఇమెయిల్ ద్వారా సమావేశాన్ని అభ్యర్థించినప్పుడు, సమావేశ అజెండా యొక్క అత్యున్నత స్థాయి సమీక్షను అందించండి: బడ్జెట్ కోతలు, ఆర్థిక నివేదికలు, బడ్జెట్ స్థితి మరియు మొదలైనవి.

అక్కడ ఉండాల్సిన వ్యక్తులు హాజరు కాలేక పోయినట్లయితే సమావేశాన్ని పునరుద్ధరించండి. ఆర్థిక పర్యవేక్షకులు మరియు ఇతర అవసరమైన ప్రజలు సమావేశం యొక్క ప్రణాళిక వ్యవధికి అందుబాటులో ఉన్నప్పుడు తదుపరి అందుబాటులో ఉన్న స్లాట్ను ఎంచుకోండి.

ఆ వారం లేదా ఉదయం రాబోయే సమావేశం గురించి హాజరైన వారందరినీ గుర్తుచేసుకోండి. మీరు ఇమెయిల్ ద్వారా సమావేశ అభ్యర్థనను పంపినట్లయితే, సాఫ్ట్వేర్ స్వయంచాలకంగా ఎలక్ట్రానిక్ నోటిఫికేషన్తో హాజరైనవారిని గుర్తు చేస్తుంది.