సంబంధం లేకుండా మీరు ఉన్న పరిశ్రమలో లేదా మీరు చేసే రకమైన రంగాన్ని, ఏదో ఒక సమయంలో మీరు ఒక వ్యాపార సమావేశానికి హాజరు కావాలి అని అనివార్యం. కొన్ని కార్యాలయాలు, ముఖ్యంగా కార్యాలయ అమరికలలో ఉన్నవారికి రోజుకి అనేక సమావేశాలు ఉన్నాయి, మరికొందరు కొన్ని వారాల తరువాత మాత్రమే వాటిని కలిగి ఉంటాయి. సంబంధం లేకుండా, మీ కార్యాలయంలో సమావేశాలలో ఏ రకమైన అంశాలపై చర్చించాలో, ఒక సమర్థవంతమైన సమావేశం ఎలా నిర్వహించబడాలి మరియు ఒక సమావేశంలో అనుసరించే మర్యాద నియమాలు ఏవి జరిగిందో తెలుసుకోవడం ముఖ్యం. మీరు సమావేశంలో నడుస్తున్న బాధ్యత వహిస్తే, హాజరైనవారి కోసం icebreakers తో రావాల్సి ఉంటుంది లేదా సమావేశంలో గమనికలు లేదా నిమిషాలు తీసుకోవడం అవసరం కావచ్చు.
వ్యాపారం సమావేశం అంటే ఏమిటి?
సారాంశం ప్రకారం, కార్యాలయమునకు సంబంధించిన ఆలోచనలు, లక్ష్యాలు మరియు లక్ష్యాలను చర్చించడానికి రెండు లేదా అంతకంటే ఎక్కువ మంది ప్రజల సమావేశం ఒక వ్యాపార సమావేశం. వ్యాపార సమావేశాలు కార్యాలయంలో లేదా వేరే ప్రదేశంలో లేదా ఫోన్ ద్వారా మరియు వీడియో కాన్ఫరెన్స్ ద్వారా నిర్వహించబడతాయి. సమావేశాలు ఉద్యోగులు, నిర్వాహకులు, కార్యనిర్వాహకులు, క్లయింట్లు, అవకాశాలు, పంపిణీదారులు మరియు భాగస్వాములతో మరియు సంస్థకు సంబంధించిన ఎవరితోనూ జరుగుతాయి. చాలా సందర్భాల్లో, చేతిలో ఉన్న సమస్య సరిగ్గా ఫోన్లో లేదా ఇమెయిల్ ద్వారా సరిగా తెలియకపోయినా, ఒకటి లేదా ఎక్కువ మంది వ్యక్తులతో ముఖాముఖి పరస్పర చర్య అవసరమవుతుంది.
సంస్థ గురించి ముఖ్యమైన నిర్ణయాలు తీసుకోవటానికి ఒక వ్యాపార సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం. మార్కెటింగ్ బడ్జెట్ను ఎలా పెంచుతుందో, లేదా పెద్ద సంస్థల విషయంలో ఎలాంటి విభాగపు సమస్యపై నిర్ణయం తీసుకుందాం, పరివర్తనం సమయంలో ఎంతమంది వ్యక్తులు వేరు చేయాలనేది, సమావేశాలు స్పష్టంగా ఆలోచనలు తెలియజేయడానికి సహాయపడుతుంది. ముఖ్యమైన వాటాదారులతో మాట్లాడేటప్పుడు, నిర్ణయాత్మక నిర్ణయాన్ని చేరుకోవడానికి, ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని సమర్థవంతంగా పొందడం సులభం.
సమావేశాలకు మరో సాధారణ లక్ష్యం ముఖ్యమైన ప్రకటనలను చేస్తూ ఉంటుంది. సంస్థాగత మార్పులు, కార్యనిర్వహణ ప్రణాళికలు లేదా కంపెనీ దిశలో మార్పుల గురించి ఇవి ఉంటాయి. తరచుగా, సీనియర్ అధికారులు జట్టులో చేరడానికి లేదా విడిచిపెట్టినప్పుడు లేదా కంపెనీ ప్రధాన మైలురాయిని లేదా విజయాన్ని జరుపుకుంటున్నప్పుడు సమావేశాలు జరుగుతాయి. సమావేశాలు ఈ రకమైన ఉద్యోగుల నిశ్చితార్థం మరియు సంస్థ సామరస్యాన్ని పెంచడానికి పని చేయవచ్చు.
వ్యాపార సమావేశాలు కూడా సంఘర్షణలను పరిష్కరించడానికి మరియు సంక్లిష్ట సమస్యలను పరిష్కరిస్తాయి. కార్యాలయంలో సంఘర్షణ అనేది ఒక సాధారణ సంఘటనగా చెప్పవచ్చు, బృందంతో కలిసి పనిచేసే పలువురు వ్యక్తులు. కొన్ని సంఘర్షణ ఆరోగ్యకరమైనది మరియు అభివృద్ధిని పెంచుతుంది, ఇది కూడా అవాంఛనీయమైనది మరియు త్వరిత రిజల్యూషన్ అవసరం కావచ్చు. ఒక సమావేశాన్ని పట్టుకోవడ 0, అసమ్మతిగల పార్టీలకు అవగాహన చేరుకోవడానికి సహాయపడుతుంది. పలువురు వాటాదారులకి సంబంధించిన పెద్ద సమస్యలు వ్యాపార ప్రశ్నలలో పరిష్కారం కావడానికి మెరుగైన అవకాశమున్నప్పుడు, ముఖ్యమైన వ్యక్తులందరూ ఒకే చోటులో ఉంటారు మరియు అదే లక్ష్యం వైపు పని చేస్తారు.
సంస్థ లేదా ప్రాజెక్ట్ ప్రగతిని సమీక్షించడం కూడా వ్యాపార సమావేశాల యొక్క సాధారణ లక్ష్యం. ఇక్కడ, సంస్థ ఒక నిర్దిష్ట ప్రాజెక్ట్లో ఎలా పని చేస్తుందో, లేదా కంపెనీ మొత్తం ప్రణాళిక లక్ష్యాలను ఎలా వ్యతిరేకిస్తుంది అనే దానిపై ట్రాక్ చేస్తుంది. తరచుగా ప్రగతి తనిఖీ-సమావేశాలలో, సంస్థలు అన్ని ముఖ్యమైన పార్టీలు ముఖ్యమైన డెలిబుల్స్ స్థితిని గురించి తెలుసుకునేలా చూస్తాయి.
ఎఫెక్టివ్ బిజినెస్ సమావేశాలు ఎలా అమలు చేయాలి
వ్యాపార సమావేశాలు నిర్ణయాలు తీసుకునేందుకు మరియు సంక్లిష్ట సమస్యలను పరిష్కరించడానికి సంస్థలకు సహాయపడుతుండగా, కొన్నిసార్లు సరిగా అమలు చేయకపోతే అవి సమర్థవంతంగా ఉపయోగపడతాయి. ప్రజలు సమావేశాలకు సమావేశంలో రాకపోతే, శ్రద్ధ తీసుకోకండి మరియు చర్యల పై అనుసరించకపోతే, ఇది సమయం వేస్ట్గా చూడవచ్చు. సమయం సమర్థవంతంగా ఉపయోగించబడుతుందని నిర్ధారించడానికి, ఆర్గనైజర్ మరియు వ్యాపార సమావేశాల పాల్గొనేవారు చురుకుగా పాల్గొనవలసి ఉంటుంది. మీరు సమావేశాన్ని ఏర్పాటు చేస్తే, ఒక సమావేశాన్ని ఎజెండా సిద్ధం చేయండి, సరిగ్గా ఏది కవర్ చేయబడిందో తెలియజేస్తుంది. హాజరైనవారి కోసం సిద్ధం కావాల్సిన అంశాలు ఉంటే, అలా చేయడానికి వారికి తగిన సమయం ఇవ్వండి. కొన్ని సమావేశాలు వారాంతపు జట్టు టచ్ పాయింట్ల వంటివి, ఒక క్రమ పద్ధతిలో జరుగుతాయి. ఈ రకమైన సమావేశాల కోసం, ఎజెండా కోసం ఒక టెంప్లేట్ను రూపొందించండి మరియు ప్రతి వారం ప్రత్యేక అంశాలను పూరించండి.
హాజరీ జాబితాను జాగ్రత్తగా సమీక్షించండి మరియు సమావేశానికి ముఖ్య వాటాదారులను మాత్రమే ఆహ్వానించండి. సమావేశానికి హాజరు కావాల్సిన ఎవరైనా హాజరు కానట్లయితే, వాటిని వసూలు చేయటానికి మీరు వెనక్కి తీసుకోవాలి. లేకపోతే, నిర్ణయం తీసుకోవటానికి అవసరమయ్యే తప్పిపోయిన వాటాదారుతో ఒక సమావేశంలో నడుపుట వలన నిష్ఫలమైనది కావచ్చు.
సమయం విలువైనది, మరియు మీ సమావేశానికి హాజరయ్యే వ్యక్తులు తమ రోజు నుండి సమయం తీసుకుంటున్నందుకు గౌరవించడం చాలా ముఖ్యం. తత్ఫలితంగా, సమావేశం మొదలవుతుంది మరియు సమయం ముగిసిపోతుందని నిర్ధారించడానికి ఇది చాలా ముఖ్యమైనది. ఎజెండాను సిద్ధం చేసేటప్పుడు, మీరు ప్రతి అంశానికి ఎంత ఖర్చు చేయాలి మరియు గడియారం ద్వారా సమావేశాన్ని అమలు చేయాలో ఎంత సమయం నిర్ణయిస్తారు. సమావేశంలో ఆఫ్-ట్రాక్ జరుగుతుందని మీరు భావిస్తే, ఎజెండాలో అంశాలకు కట్టుబడి ప్రజలను అడగడం ద్వారా దాన్ని పాలించారు. ఇతర ముఖ్యమైన సమస్యలు తలెత్తుతాయి ఉంటే, మరొక పాయింట్ వద్ద మరింత చర్చ కోసం వాటిని పట్టిక.
మీ సమావేశంలో తీసుకురాబడిన ముఖ్యమైన అంశాలు తప్పిపోయినట్లు నిర్ధారించడానికి, గమనికలు తీసుకోండి, నిమిషాలు కూడా పిలువబడతాయి. మీరు సమావేశంలో మీరే వాటిని వ్రాయవచ్చు లేదా టైప్ చేయవచ్చు లేదా మీ కోసం గమనికలను తీసుకోవడానికి సమావేశంలో మరొకరిని నియమించవచ్చు. ఈ విధంగా మీరు చర్చలో దృష్టి పెట్టగలుగుతారు. సమావేశం తరువాత, గమనికలను సమీక్షించాలని, తప్పిపోయిన అంశాలను జోడించి, ముఖ్యమైన వాటాదారులకు పంపించండి. భవిష్యత్తులో సమస్యలు తలెత్తుతాయో సమావేశంలో చర్చించిన దాని గురించి వ్రాసిన రికార్డు ఉపయోగపడవచ్చు.
వ్యాపార సమావేశం ముగిసిన తర్వాత, నిర్ణయించిన ఏ చర్య అంశాలను అనుసరించాలో నిర్థారించుకోండి. మీరు మీ సహోద్యోగులకు రిమైండర్లను పంపాలి లేదా వారి పనులను పూర్తి చేసారని నిర్ధారించుకోవడానికి వారితో తాకాలి.గడువు ముగియని ఏవైనా అసాధారణమైన సమస్యలు ఉంటే, మీరు ఆ వ్యక్తితో అదనపు చర్చను కలిగి ఉండాలి.
బిజినెస్ మీటింగ్ ఐస్బ్రేకర్స్
కొందరు వ్యాపార సమావేశాలు, ప్రత్యేకంగా హాజరైన వారు ఒకరికి బాగా తెలియదు, మంచు బ్రేకర్స్ అవసరం. ఆహ్లాదకరమైన ప్రశ్నలు లేదా చిన్న బృందం నిర్మాణ కార్యకలాపాలు ఉద్రిక్తతలను తగ్గించడానికి మరియు ఒక స్థాయి ఆట మైదానంలో ప్రతి ఒక్కరిని ఉంచడానికి సహాయపడుతుంది. ఒక సమావేశంలో మంచును విచ్ఛిన్నం చేయడానికి సులభమైన మార్గాల్లో ఒకటి, ప్రతి ఒక్క వ్యక్తి గురించి ఒక ప్రత్యేకమైన లేదా ఆసక్తికరమైన క్విర్క్ని వెల్లడించే ప్రశ్నని అడగాలి. ఈ రకమైన ప్రశ్నలకు సమాధానాలు ప్రజలు ఒకదానికి మరొకటి సహాయం చేస్తాయి. కొన్ని ఉదాహరణలు:
- మీరు ఒక జంతువుగా ఉంటే, మీరు ఎవరిని మరియు ఎందుకు అవుతారు?
- మీరు ఎన్నో ఆసక్తికరమైన ప్రదేశం ఎక్కడ ఉంది?
- మీరు ఏ చారిత్రక వ్యక్తిని కలగలిసి ఉంటే, అది ఎవరు మరియు ఎందుకు అవుతారు?
ఐస్బ్రేకర్ ప్రశ్నలు సమావేశానికి సంబంధించిన అంశంతో వ్యవహరించాల్సిన అవసరం లేదు. ప్రజలు మాట్లాడటం మరియు ఒకరినొకరు వినడం కొరకు వారు రూపొందించబడ్డాయి. మరో గొప్ప సమావేశం icebreaker ప్రతి హాజరు రెండు సత్యాలు మరియు అబద్ధం చెప్పడం ఉంటుంది, మరియు మిగిలిన హాజరైన ఇది అంశం అబద్ధం అంచనా ఉంటుంది. సమావేశంలో ప్రజలను తెలుసుకోవటానికి ఇది గొప్ప మార్గం. ఐస్ బ్రేకర్స్ కూడా గ్రూప్ కార్యకలాపాలు రూపంలో రావచ్చు. ఉదాహరణకు, సమావేశానికి చెందినవారిని, పెంపుడు జంతువు లేదా కార్ల బ్రాండ్ లాంటి వారితో ప్రత్యేకంగా ఉన్న ప్రత్యేకమైన సమావేశానికి హాజరవుతారు. ఇది ప్రజలను తమ సీట్లను విడిచి, సాధారణంగా మాట్లాడని ఇతరులతో మాట్లాడటానికి ఇది చేస్తుంది.
కొన్ని icebreaker కార్యకలాపాలు సమావేశం నిర్వాహకుడు భాగంగా తయారు ఒక బిట్ కలిగి. ఒక కార్యక్రమంలో చిన్న పేపర్ కాగితాల మీద ప్రముఖుల పేరు వ్రాయడం మరియు ప్రతి హాజరైన వెనుక ఒక పేరును అంటుకొని ఉంటుంది. ఈ గేమ్లో, ప్రతి హాజరు అయినా సరే అడిగారు లేదా వారి పేరు వెనుక ఉన్న వ్యక్తి గురించి ప్రశ్నించడం లేదు, అది ఎవరో ఊహించడం ప్రయత్నిస్తుంది.
వ్యాపారం సమావేశాలు మర్యాదలు
మీ సంస్థ యొక్క సంస్కృతి మీరు వ్యాపార సమావేశాలలో ఎలా ప్రవర్తించాలో తెలియజేస్తుంది, సార్వత్రికమైన మర్యాద సమావేశం యొక్క కొన్ని అంశాలు ఉన్నాయి. ఒక సమావేశానికి హాజరు అయ్యే ఉత్తమ మార్గాలలో ఒకదానిని తయారుచేయాలి. ఇది ఎజెండాలో ఏమిటో తెలుసుకోవడం మరియు మీరు బాధ్యత వహించే అంశాలతో పాటు వెళ్ళడానికి తయారీ లేదా పరిశోధన చేసినట్లు అర్థం. ఉదాహరణకు, ఒక అజెండా అంశం మీరు పని చేస్తున్న మార్కెటింగ్ పథకాన్ని చర్చిస్తున్నట్లయితే, దానితో పాటు సమావేశానికి వెళ్లడం ముఖ్యం, ఇది వాటిని గురించి చర్చించడానికి సిద్ధంగా ఉంది. ఇది సమయానికి రావడానికి కూడా సమానంగా ముఖ్యమైనది.
మీ స్మార్ట్ఫోన్ లేదా ల్యాప్టాప్కు బదులుగా సమావేశంలో దృష్టి కేంద్రీకరించడం అనేది మీ వృత్తిని ప్రదర్శించడానికి మరొక మార్గం. అందువల్ల మీ ఫోన్ను ఆపివేయండి మరియు సమావేశంలో మీ లాప్టాప్ను మూసివేయండి. మీరు సమావేశానికి మీ లాప్టాప్లో ఏదైనా ఫైళ్ళను ప్రాప్యత చేయాలంటే, మీ ఇమెయిల్ను ఆపివేయండి, అందువల్ల ఇన్కమింగ్ సందేశాల ద్వారా కలవరపడవు. సమావేశంలో మీ దృష్టిని అవసరం మరియు మీ ఫోన్ లేదా ల్యాప్టాప్ మధ్య విభజించడం సమర్థవంతమైన చర్చకు దారితీయదని గుర్తుంచుకోండి.
మంచి వినేవారు మరియు చురుకైన పాల్గొనేవారు వ్యాపార సమావేశానికి హాజరయ్యే కేంద్ర అంశాలు. వ్యక్తులు ఏమి చెబుతున్నారో దానితో పాటు అనుసరించడాన్ని నిర్ధారించుకోండి, మీకు ఖచ్చితంగా తెలియకుండానే ప్రశ్నలను అడగండి మరియు మీరు బాధ్యత వహించే అంశాలపై సమాధానాలు లేదా అంతర్దృష్టిని అందించండి. చురుకైన పాల్గొనే వ్యక్తిగా మీ శరీర భాష కూడా భాగం; దీని అర్థం మీ కుర్చీలో వంచడం కాకుండా పొడవైన కూర్చుని మరియు మాట్లాడటం చేస్తున్న వ్యక్తులతో కంటికి కలుపడం.
మీరు హాజరయ్యే సమావేశానికి రకాన్ని బట్టి, మీరు సమావేశ నిర్వాహకుడికి లేదా మీరు కలిసిన వ్యక్తులకు ధన్యవాదాలు తెలియజేయాలని మీరు అనుకోవచ్చు. మీరు ముఖ్యమైన క్లయింట్తో లేదా భవిష్యత్తో సమావేశమైతే ఇది సముచితం కావచ్చు. మీరు వారి సమయ 0 కోస 0 వారికి కృతజ్ఞతలు చెప్తారు, మీ ఉత్సాహాన్ని ప్రదర్శి 0 చడానికి సమావేశ 0 లో మీరు చర్చి 0 చిన కొన్ని ముఖ్యమైన విషయాలను పునరుద్ఘాటి 0 చవచ్చు.
బిజినెస్ మీటింగ్ మినిట్స్ మూస
సమావేశపు నిమిషాల రికార్డింగ్తో మీరు బాధ్యత వహించినప్పుడు, ఇది ఒత్తిడితో కూడిన పనిలాగా కనిపిస్తుంది. కొన్ని చిట్కాలు ఏదైనా తప్పిపోయిన లేకుండా సమావేశంలో ముఖ్యమైన అన్ని అంశాలను గమనించడానికి మీకు సహాయపడతాయి. నిమిషాల ప్రయోజనం అర్థం చేసుకోవడం ముఖ్యం. ఒక సమావేశంలో తీసుకున్న గమనికలు ఏమి జరిగిందో వ్రాసిన రికార్డుగా చెప్పవచ్చు. ఈ గమనికలు హాజరైనవారికి చెప్పబడినదాన్ని గుర్తుకు తెచ్చుకోవటానికి సహాయపడతాయి లేదా హాజరు కాలేకపోయిన వారికి సమావేశాన్ని రద్దు చేయగలవు. ఫలితంగా, సమావేశంలో చర్చించిన అన్ని కీలక అంశాలను తీసుకోవడం, నిర్ణయాలు, పనులు లేదా తదుపరి దశలను ప్రణాళిక మరియు తీర్మానాలు సాధించడంతో పాటు ముఖ్యమైనది.
ఒక సమావేశానికి హాజరు కావడానికి ముందే, నోట్సు తీసుకునేటప్పుడు మీరు పూరించగల ఒక సాధారణ టెంప్లేట్ ను రాయండి. సమావేశానికి అజెండా యొక్క కాపీని పొందండి మరియు దానిని ఒక గైడ్ గా ఉపయోగించుకోండి. అజెండా ఎగువన, అన్ని సమావేశం హాజరైన పేర్లను గుర్తించడం కోసం ఒక స్థలాన్ని జోడించండి. కీ వాటాదారులెవరూ లేనట్లయితే, మీరు వారితో పాటు అనుసరించాల్సిన సందర్భంలో మీరు గమనించదలిచారు. సమావేశం యొక్క రకాన్ని బట్టి మరియు చర్చించవలసిన అంశాలపై ఆధారపడి, మీరు నిమిషాల టెంప్లేట్కు జోడించగల అనేక అంశాలు ఉన్నాయి:
- సమావేశం తేదీ మరియు సమయం.
- తదుపరి సమావేశానికి తేదీ మరియు సమయం, ఒక షెడ్యూల్ చేయబడితే.
- హాజరైన వారి పేర్లు మరియు ఏదైనా కీలకమైన వాటాదారుల పేర్లు.
- ప్రతి ఎజెండా అంశానికి సంబంధించి చర్చలు జరిపిన నిర్ణయాలు లేదా ఎంపికలు.
- ప్రతి అజెండా అంశం కోసం తదుపరి దశలు.
- సమావేశంలో చర్చించని అజెండా అంశాలు, కానీ తదుపరి సమావేశానికి పంపబడతాయి.
- అసలు ఎజెండాలో సూచించబడని ఏదైనా కొత్త వ్యాపారం.
- టాస్క్లు లేదా చర్య అంశాలు మరియు వారు కేటాయించిన వ్యక్తులు, పేర్కొన్న తేదీలు సహా.
సమావేశం నిమిషాల్లో ఒక టెంప్లేట్ను అభివృద్ధి చేయడం ద్వారా, మీరు ముఖ్యమైన విషయాలను రికార్డు చేయడానికి మరియు సమావేశానికి అవసరమైన అవసరమైన వ్యాపారాన్ని అనుసరించడానికి మెరుగైన స్థితిలో ఉంటారు.
