ఎలా ఒక ఖర్చు నివేదిక వ్రాయండి

తమ సొంత నిధుల నుంచి ఆమోదించిన వ్యాపార ఖర్చులకు చెల్లించే ఉద్యోగులు సాధారణంగా తమ యజమానుల నుండి తిరిగి చెల్లించాలని ఆశించవచ్చు. ఖర్చులు ఖచ్చితంగా సంస్థ యొక్క లెడ్జర్లో బుక్ చేయబడతాయో ఆ విధమైన రీఎంబెర్స్మెంట్ మరియు హామీ ఇవ్వడానికి, ఉద్యోగులు అటువంటి వెలుపల జేబు ఖర్చులకు సంబంధించిన వివరణాత్మక నివేదికను సమర్పించాలని భావిస్తున్నారు.

మీరు అవసరం అంశాలు

• కంప్యూటర్

• కంప్యూటర్ ప్రింటర్

• (ఐచ్ఛిక) కంపెనీ ఖర్చు నివేదిక మూస

మీ సంస్థ ఒక ఖర్చు నివేదిక టెంప్లేట్ను అందిస్తే, దాన్ని యాక్సెస్ చేసి దాని ఆదేశాలను పాటించండి.

లేకపోతే, మీ రసీదులను కలిపి, వాటిని కాలక్రమానుసారంగా ఉంచండి. మీరు ఆటోమొబైల్ మైలేజ్ మరియు హోటల్ వెండింగ్ మెషీన్ల నుండి కొనుగోలు చేసిన వార్తాపత్రికలు మరియు రిఫ్రెష్మెంట్స్ వంటి సంఘటనలు వంటి రసీదులు లేని అన్ని ఖర్చులను కూడా జాబితా చేయండి.

సంస్థ అందించిన టెంప్లేట్ లేకుండా మీరు మీ స్వంత నివేదికను సృష్టిస్తే, కంప్యూటర్ స్ప్రెడ్షీట్ను ఉపయోగించండి. మీరు రూపొందించిన ప్రతి కొత్త రిపోర్ట్ కోసం ఒక టెంప్లేట్ను సృష్టించి, కొత్త వర్క్షీట్కు కాపీ చేయండి. ప్రతి షీట్ హెడర్ మీ పేరు, డిపార్ట్మెంట్ నేమ్ మరియు కోడ్, మరియు నివేదికలో ఉన్న కాలాన్ని గమనించాలి. ఈ సమాచారం క్రింద, మీ టెంప్లేట్ కనీసం అయిదు స్తంభాలు, తేదీ, పేయి, పర్పస్ లేదా వివరణ, మరియు మొత్తాన్ని కలిగి ఉండాలి. మీ కంపెనీ విధానంపై ఆధారపడి, మీరు అకౌంటింగ్ సంకేతాలు, సమావేశం హాజరైనవారు మరియు అలాంటి సమాచారం కోసం అదనపు కాలమ్లను జోడించాలి.

మీ రశీదులను మరియు జాబితా మూలాలను ఉపయోగించి తేదీ క్రమంలో మీ షీట్లో మీ ఖర్చులను జాబితా చేయండి. కాలానికి ఒక నివేదికను రూపొందించండి - సాధారణంగా మీ కంపెనీ పాలసీలో పేర్కొన్న వారంవారీ, ద్వి-నెలవారీ, నెలవారీ లేదా వేరేవారిగా. మీరు ఒకే రోజుకు అనేక రసీదులను కలిగి ఉంటే, భోజనం వ్యయాలు మరియు పార్కింగ్ ఖర్చులు వంటి వ్యయంతో వాటిని సమూహపరచడానికి ఇది సహాయపడుతుంది.

ఏదైనా ప్రయోజనం కోసం మీరు ఫ్లాట్-రేటు అలవెన్సుని స్వీకరిస్తే, రిఫేటెడ్ ఖర్చులు తర్వాత, రిపోర్టు దిగువన దాని స్వంత వరుసలో నమోదు చేయండి.

మీ వ్యక్తిగత వాహనానికి మీరు మిలిగేజ్ కోసం తిరిగి చెల్లించినట్లయితే, మీరు ఆటోమొబైల్ లాగ్ను ఉంచాలి మరియు కంపెనీ విధానం ప్రకారం, రోజువారీ లేదా వారాంతపు మీ వ్యయ నివేదికకు మైలేజ్ని బదిలీ చేయాలి. ప్రత్యేక వ్యయం అంశం వలె దాని స్వంత వరుసలో మైలేజ్ని నమోదు చేయండి. పేయి కాలమ్, వివరణ కాలమ్ (అంటే, "58 సెంట్లు @ మైలు" 275 మైళ్ళు) లో పేయి కాలమ్, మైల్స్ మరియు పర్-మైలు రేట్లో "వ్యక్తిగత ఆటో మైలేజ్" అనే పదాలను నమోదు చేయండి మరియు మొత్తాన్ని కాలమ్లో తిరిగి చెల్లించే మొత్తం. ప్రతి యజమాని దాని సొంత మైలేజ్ రీఎంబెర్స్మెంట్ను కలిగి ఉంది.

అన్ని ఖర్చులు ప్రవేశించినప్పుడు మొత్తం మొత్తాన్ని మొత్తాన్ని కాలమ్లో మొత్తంగా వాడుతారు. మీరు ఖర్చులను కవర్ చేయడానికి నగదును పురోగతిని స్వీకరించినట్లయితే, మీ మొత్తం వ్యయాల నుండి ఆ మొత్తాన్ని ఉపసంహరించుకోండి. ఇది మీకు తిరిగి చెల్లించే మొత్తం.

వివిధ యజమానులు రసీదులను ఎలా సమర్పించాలనే దానిపై వివిధ విధానాలను కలిగి ఉంటారు. మీరు అసలు రశీదులను సమర్పించాలని లేదా మీరు స్కాన్లు లేదా ఫోటోకాపీలు సమర్పించాలని మీది అవసరం కావచ్చు. మీరు రిఫ్రిజిట్తో ఖర్చులు సరిపోలడానికి మీ రీఎంబెర్స్మెంట్ను నిర్వహించడం కోసం వ్యక్తికి సులభంగా క్రాస్-రిఫరెన్స్ అవసరం కావచ్చు. మీరు మైలేజ్ రీఎంబెర్స్మెంట్ కోసం దావాను సమర్పించినట్లయితే, మీరు కాలానికి మీ ఆటో లాగ్ కాపీని కూడా సమర్పించాలి.

రూపంలో మీ వ్యయ నివేదికను సమర్పించండి మరియు మీ యజమాని పాలసీకి అనుగుణంగా, రసీదులతో పాటు. ప్రస్తుత వారంలోని ఖర్చులను కలిగి ఉన్న వర్క్షీట్ను మాత్రమే సమర్పించండి, ఖాళీ టెంప్లేట్ మరియు మొత్తం ఖర్చులతో అనేక స్ప్రెడ్షీట్ ఫైల్ కాదు.

చిట్కాలు

• వీలైనప్పుడల్లా, అటువంటి వ్యయాల కోసం మీరు మాత్రమే ఉపయోగించే క్రెడిట్ కార్డుతో తిరిగి చెల్లించే ఖర్చులకు చెల్లించాలి. ఇది రిబ్బెంబర్స్ చేయగల వ్యాపార ఖర్చులను ట్రాక్ చేయటానికి మరియు వారి చెల్లింపును పునరుద్దరించటానికి మీకు సహాయం చేస్తుంది.

  అదే రశీదులో వ్యాపారం మరియు వ్యక్తిగత ఖర్చులు కలుగకుండా ఉండండి.

  నివేదికలో పేర్కొన్న మొత్తానికి వ్యతిరేకంగా అన్ని నివేదికలు మరియు మ్యాచ్ ఖర్చు రశీదులను డబ్బీ తనిఖీ చేయండి. పని ద్వారా పరుగెత్తుతున్న వ్యక్తులకు రసీదు నుండి చెల్లని మొత్తం ఖర్చు నివేదికను బదిలీ చేసినప్పుడు చాలా తప్పులు జరుగుతాయి.

  మీ యజమాని యొక్క HR, పేరోల్ లేదా అకౌంటింగ్ విభాగాలను ఎల్లప్పుడూ సరిగ్గా రీప్లేస్ చేయబడిన ఖర్చులను పొందడానికి మార్గదర్శకానికి మరియు ఎప్పటికప్పుడు తనిఖీ చేయండి.

హెచ్చరిక

ఖర్చులు గురించి ఎప్పుడూ వద్దు. ఇది సంస్థ నుండి దొంగిలించడం మరియు రద్దు లేదా క్రిమినల్ ప్రాసిక్యూషన్ వంటి ప్రతికూల పరిణామాలకు దారి తీస్తుంది.

మీరు డబ్బులు పొందగలిగేదానిపై ఏవైనా పరిమితుల కోసం మీ యజమానితో తనిఖీ చేయండి. ప్రతి భోజనం చెల్లించబడదు, మరియు మీరు మద్యం, పొడిచెయ్యటం లేదా వాలెట్ పార్కింగ్ వంటి వాటిని ఖర్చు చేయలేరు. మీ యజమాని ఏది మార్గదర్శకాలను కలిగి ఉండాలి మరియు ఇది తిరిగి చెల్లించబడదు.

మీ స్వంత ఆమోదం పొందిన వ్యాపార ఖర్చుల కోసం మాత్రమే చెల్లించండి - మీకు అధికారం ఉండకపోతే ఇతరుల ఖర్చులను చెల్లించకండి. డబ్బులు పెట్టబడిన ఖర్చులను సంపాదించే మరొక ఉద్యోగి యొక్క ఖర్చులను చెల్లించకుండా ఉండండి.