ఒక వ్యాపార సమావేశం ఎలా పట్టుకోవాలి

వ్యాపార సమావేశాలకు షెడ్యూల్, సంస్థ, నాయకత్వం, రికార్డింగ్ కీపింగ్ మరియు ఫాలో అప్ అవసరం. సమావేశం నుండి సాధ్యం చేసిన సహకార ప్రయత్నాల నుండి మీ నిర్ణయం తీసుకునే నిర్ణయం మరియు చర్యపై ఆధారపడి మీ ప్రాజెక్ట్ ఆదాయాలు ఎలా ఆధారపడి ఉంటాయి.

మీరు అవసరం అంశాలు

• అజెండా

• సమావేశం గది

సమావేశ అజెండాను రూపొందించండి. అజెండా మీ ప్రణాళిక లేదా లక్ష్యాలను మరింత ముందుకు తీసుకునే నిర్ణయాలు కోసం చర్చ అవసరమైన అన్ని అంశాల ఆకృతిని ఉంది. బుల్లెట్ పాయింట్స్తో క్లుప్తంగా అవుట్లైన్ ఫార్మాట్లో అన్ని తెలిసిన సమస్యలను జాబితా చేయండి. మీరు ఎజెండా రూపొందించిన తర్వాత, మీరు సమస్యలను తెలుసుకుంటారు, ఆపై మీరు సమావేశానికి హాజరు కావాలి.

సమావేశానికి హాజరు కావాల్సిన అన్ని వ్యక్తులకు ఒక పిస్ ఇమెయిల్ పంపండి మరియు మీకు అనేక హాజరైన వారు ఉంటే, ఒక వారాల వ్యవధిలో తేదీలు మరియు సమయాలు వారి లభ్యత కోసం అడగండి. ఒంటరిగా ఈ బిజీగా షెడ్యూల్ ఇచ్చిన నిరుత్సాహపరిచిన సవాలు చేయవచ్చు. మీరు ప్రతి ఒక్కరి లభ్యత ఒకసారి, అందుబాటులో తేదీ మరియు సమయం కోసం షెడ్యూల్లను దాటండి. సమావేశాన్ని నిర్వహించడానికి తగిన సమయం కోసం ప్రణాళిక, మరియు తేదీ యొక్క అన్ని హాజరైనవారికి నోటీసును పంపండి, సమయం, ముగింపు సమయం మరియు సమావేశాల స్థానాన్ని, అజెండా యొక్క కాపీతో పాటుగా పంపండి.

సమావేశానికి సిద్ధమవుతున్నప్పుడు, అన్ని హాజరైనవారికి పంపిణీ చేసే అజెండా యొక్క కాపీలు ఏవైనా పత్రాలతో కలిసి చర్చకు సంబంధించిన అంశంగా ఉంటాయి. డిస్ప్లే బోర్డులు మరియు పవర్ పాయింట్ ప్రదర్శనలు ఐక్యెల్లు మరియు ఏవైనా అవసరమైన ప్రొజెక్టర్లు, ల్యాప్టాప్లు మరియు తెరలతో ప్రదర్శించడానికి సిద్ధంగా ఉండాలి. అలాగే, సమావేశాన్ని నిర్వహించడానికి సమావేశ నిర్వాహకుడు సిద్ధం కావాలి మరియు రికార్డు కీపర్ సమావేశానికి హాజరు కావాలి.

సమావేశ నిర్వాహకుడు / నాయకుడు చర్చలో చర్చను కొనసాగించాల్సిన అవసరం ఉంది. చర్చలు తప్పనిసరిగా టాండెన్షియల్ సమస్యలు మరియు ఆఫ్-టాపిక్ చర్చకు దారి తీస్తుంది, తద్వారా చర్చలు చివరికి ఎజెండా అంశాలకు తిరిగి వస్తాయని నిర్థారించాలి. నాయకుడు సమయాన్ని గమనించండి మరియు అన్ని అజెండా అంశాలని తాకడానికి చర్చను ఉంచాలి. చర్చను ప్రారంభించటానికి అజెండా అంశాల గురించి చిన్న వివరణ ఇవ్వాలి మరియు అవసరమైన సమాచారాన్ని పొందటానికి ప్రశ్నలు అడగవచ్చు లేదా హాజరైన వారి నుండి ఇన్పుట్ను అభ్యర్థించాలి. నాయకుడు ప్రతి చర్య అంశాన్ని ముగించి, అంశాన్ని పూర్తయ్యే బాధ్యత వహిస్తున్న వ్యక్తితో మరియు పూర్తి చేసిన సమయాన్ని అంచనా వేయాలి.

అన్ని ఎజెండా అంశాలన్నీ ముగిసిన తర్వాత, అవసరమైతే సమూహం తదుపరి సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేయాలి లేదా షెడ్యూల్ చేయబడిన రోజు మరియు సమయంపై సమావేశాలు తరచూ షెడ్యూల్ చేయాలి.

రికార్డు కీపర్ అవుట్లైన్ ఫార్మాట్లో నిర్వహించిన ఒక సమావేశంలో తన నోట్లను కంపైల్ చేయాలి. ముసాయిదా నిమిషాలు తర్వాత సమావేశంలో హాజరైనవారికి వ్యాఖ్యలు, సవరణలు లేదా మార్పులను వెతకాలి. తుది సమావేశం నిమిషాల తర్వాత హాజరైనవారికి పంపిణీ చేయాలి మరియు అవసరమైతే తదుపరి సమావేశానికి ఎజెండా కోసం చర్య తీసుకోవాలి.