ప్రతిపాదన కోసం ఒక అభ్యర్థన (RFP) అనేది మీరు చేసిన కార్యక్రమంలో పాల్గొన్న కాంట్రాక్టులను అభ్యర్థిస్తున్న ఒక పత్రం. ఇది విధుల వివరాలు, అర్హతలు, కాంట్రాక్టు నిబంధనలు, సమర్పణ గడువు మరియు ప్రతిస్పందించడానికి ఎలా సూచనల గురించి తెలియజేస్తుంది. RFP కు వాస్తవ ప్రతిస్పందన ప్రతిపాదనకు కొద్ది వారాల ముందుగా మీరు ఉద్దేశపూర్వకంగా ఒక లేఖ పంపాలి. ఇది RFP జారీచేసేవారికి ఎన్ని ప్రతిస్పందనలను ఊహించాలనే ఆలోచన ఇస్తుంది. మీరు నాణ్యత RFP మరియు ఆన్లైన్లో ఉద్దేశించిన టెంప్లేట్ల లేఖను పొందగలిగినప్పటికీ, మొదట మీరు ఎలా స్పందించాలి మరియు ఏది చేర్చాలి లేదా వదిలివేయాలనే దానికి ఉదాహరణలు.
వివరాలు అర్థం చేసుకోండి
ఒక RFP కు ప్రతిస్పందించడానికి ముందు, దీనిని పూర్తిగా చదవండి. అంతిమంగా, మీ స్పందన ప్రతిపాదనలో మీరు అవసరాలను తీర్చే ఫలితాలను ఎలా ఉత్పత్తి చేస్తారనే దాని గురించి వివరాలను కలిగి ఉండాలి. RFP అవసరాలు స్పష్టంగా ఉండకూడదు, ఏ విధమైన వాటిలో అయినా కావలసిన పనులను లేదా స్పష్టంగా చెప్పకపోతే జాగ్రత్తగా ఉండండి. మీరు ప్రాజెక్టు ముగింపులో అవసరాలను తీర్చడంలో మీరే తక్కువగా ఉండకూడదనుకుంటున్నారు. మీ సమ్మతి ఎలా కొలవబడుతుందో వివరించే ప్రమాణాల కోసం చూడండి. అసందర్భాలకు జరిమానాని అంచనా వేసి, ప్రమాదాన్ని అంచనా వేయండి. ఒప్పందానికి అమలు చేయటానికి ఎలాంటి ఒప్పందానికి సంబంధించిన డాక్యుమెంట్, పర్యవేక్షణ మరియు నిర్వహించబడుతుందో అర్థం చేసుకోండి. జారీచేసినవారికి ప్రశ్నలకు తెరిచి ఉంటే, అస్పష్టమైన ఏదైనా పరిష్కరించడానికి వాటిని సంప్రదించండి. అప్పుడు, మీరు మీ ఉద్దేశపూర్వక అభిప్రాయాన్ని విశ్వాసంతో పంపవచ్చు.
ప్రాథమిక ఉదాహరణ మరియు ఒక RFP లెటర్ ఆఫ్ ఇంటెంట్ యొక్క అవుట్లైన్
ఒకసారి మీరు ప్రతిస్పందించాలని నిర్ణయించుకుంటే, RFP జారీచేసిన సంస్థకు ఒక ప్రతిపాదనను సమర్పించాలని మీరు భావిస్తున్నట్టు వెంటనే RFP లేఖను పంపండి. ఇది మీరు అసలు RFP కు ఏవైనా నవీకరణలు లేదా మార్పులను స్వీకరిస్తారని నిర్ధారిస్తుంది. స్పష్టంగా చేయమని నిర్దేశించకపోతే చేతితో రాసిన లేఖతో లేదా ప్రతిస్పందించే ఇమెయిల్తో ప్రతిస్పందించవద్దు. మీరు ఎ 0 దుకు ఆసక్తి కలిగివున్నారో సూచి 0 చడ 0 ద్వారా మీ లేఖను మొదలుపెట్ట 0 డి. గడువుకు తెలియజేయండి. మీ సంప్రదింపు సమాచారాన్ని చేర్చండి. మీ లేఖ యొక్క శరీరం యొక్క ఉదాహరణగా, ఇది చాలా సులభం:
"ప్రతిపాదనకు రిఫరెన్స్ చేయబడిన అభ్యర్ధన (RFP) లో మేము మా ఆసక్తిని సూచించాలనుకుంటున్నాము మరియు అవసరమైన తేదీని మేము సమర్పించే ముందు ఏదైనా నవీకరణలను తెలియజేస్తాము."
మీరు, వాస్తవానికి, మరింత వివరాలను చేర్చవచ్చు. ప్రశ్నలను అడగడం మానుకోండి, మీ ఉద్దేశం అస్పష్టమైనది కావచ్చు.
నెగోషియేట్ చేయడానికి సమయం గురించి ఏమిటి?
ప్రైరీ చర్చలు సాధారణంగా ప్రారంభమవుతాయి, ప్రారంభ బిడ్ దశలో, మీరు షార్ట్ లిస్ట్ చేస్తే. అయితే, మీరు ప్రాజెక్ట్ యొక్క నిధుల అవసరాలను గురించి, ఉద్దేశించిన లేఖలో ఒక పేరా లేదా రెండు చేర్చడానికి ఎంచుకోవచ్చు. కానీ ప్రక్రియలో చాలా ముందుగానే ఆర్ధిక విషయాలను తీసుకురావడం ఒక ఒప్పందంలో మీ అవకాశాన్ని ప్రభావితం చేస్తుందని తెలుసుకోండి.
దీన్ని సురక్షితంగా పంపు
మీరు మీ ఉత్తరానికి వచ్చేలా చూడాలని మీరు కోరుకుంటారు; మీరు డెలివరీ రికార్డుతో రసీదుని అందుకోడానికి సర్టిఫికేట్ మెయిల్ ద్వారా పంపించండి. (ఈ యునైటెడ్ స్టేట్స్ పోస్టల్ సర్వీస్ తక్కువ ధర కోసం ఈ సేవను అందిస్తుంది, ప్రస్తుత ధర కోసం వారి వెబ్సైట్ను సూచించండి.) మీరు డెలివరీ సమాచారాన్ని ఆన్లైన్లో కూడా ట్రాక్ చేయవచ్చు. అప్పుడు మీరు కాంట్రాక్టు హక్కులు మరియు బాధ్యతలను నిర్వచించడానికి మీ అసలు ప్రతిపాదన రాయడానికి సిద్ధంగా ఉండాలి.
