మీ బిడ్ ఒక కార్యనిర్వాహక సారాంశాన్ని కలిగి ఉంటే ప్రతిపాదన కోసం ప్రతి అభ్యర్థన కవర్ లేఖను కూడా కలిగి ఉండాలి. ప్రతి ఒక్కరు వేరొక ప్రయోజనాన్ని అందిస్తారు మరియు వారు మంచి అభిప్రాయాన్ని సృష్టించేందుకు మాత్రమే కలిసి పనిచేస్తారు, కానీ మీరు క్లయింట్ మరియు ఉద్యోగ అవసరాల గురించి అర్థం చేసుకున్నారని నిరూపించడానికి కూడా. అయితే, ఒక చిన్న-ప్రతిపాదన కాకుండా క్లయింట్ యొక్క కీ అవసరాలను మీరు కవర్ లేఖలో చూపించాల్సిన అవసరం ఉన్నందున, కొందరు వ్యక్తులు దీన్ని వ్రాయడం మరింత కష్టమవుతుందని కనుగొన్నారు.
కుడి టోన్ను సెట్ చేయండి
భవిష్యత్ క్లయింట్ తో మీ సంబంధం, మరియు కొన్నిసార్లు RFP కిట్ లో సూచనలు, అక్షరం అధికారిక లేదా వ్యక్తిగత టోన్లో తీసుకోవాలో లేదో నిర్ణయిస్తుంది. మీరు నిజాయితీగా మరియు నిజాయితీగా ఉన్నంత కాలం, మీరు కస్టమర్లకు అభినందనను మరియు కృతజ్ఞతాపూర్వకంగా కృతజ్ఞతలు చెప్పే వ్యక్తిగతీకరించిన ఉత్తరాలు చాలా ప్రభావవంతమైనవి. ఉదాహరణకు, లేఖనం యొక్క అంశంలో "మీ అన్ని సహాయానికి ధన్యవాదాలు మరియు నేను మీ సహాయం మరియు మార్గదర్శిని అమూల్యమైనదిగా నిరూపించాను" వంటి వాంగ్మూలాలు ఉన్నాయి.
ఆకృతి మరియు శైలి
లెటర్హెడ్ స్టేషనరీ మరియు ఒక వ్యాపార లేఖ ఆకృతిని ఉపయోగించి, లేఖను మూడు విభాగాలుగా విభజించండి: ఒక పరిచయం, ఒక శరీరం మరియు ఒక క్లుప్తమైన ముగింపు పేరా. చాలామంది ప్రజలు సెరిఫ్ ఫాంట్లను సులభంగా చదివేందుకు గారొంండ్, జార్జియా లేదా టైమ్స్ న్యూ రోమన్ వంటి సెరిఫ్ ఫాంట్ను ఉపయోగించండి. ఒకటి లేదా రెండు పేజీలకు మీ కవర్ లేఖను పరిమితం చేయండి.
ది ఓపెనింగ్
కవర్ లేఖను క్లుప్త, సంబంధిత ప్రారంభానికి సంబంధించిన ప్రకటనతో "నేను మీరు వాగ్దానం చేసిన ప్రతిపాదన" లేదా "మీ ప్రతిపాదన ప్రాజెక్ట్ గురించి మీతో మాట్లాడుతున్నాను." వంటి సంబంధిత ప్రారంభ ప్రకటనను తెరువు. RFP డ్రైవింగ్ అవసరాలు. ప్రతిపాదన ఏ జోడింపులను కలిగివుందో లేదో పాఠకులకు చెప్పండి, మరియు అది ఉంటే, క్లుప్తంగా విషయాలను హైలైట్ చేయండి మరియు ధర కోట్ చెల్లుబాటు అయ్యే సమయ ఫ్రేమ్ను పేర్కొనడం ద్వారా పరిచయం ముగించండి.
శరీరము
మీ వ్యాపారం యొక్క చరిత్ర, అర్హతలు లేదా RFP లేఖలోని శరీరానికి పిలుపునిచ్చే సూచనలు వంటి ఏదైనా అవసరమైన సమాచారాన్ని చేర్చండి. నాలుగు కీ క్లయింట్ అవసరాలను తీర్చడానికి లేఖ యొక్క మిగిలి ఉన్నవాటిని ఫోకస్ చేయండి. ఉదాహరణకు, మీ ఉత్పత్తి లేదా సేవ క్లయింట్ యొక్క అత్యంత ముఖ్యమైన అవసరాలను తీరుస్తుందని సంగ్రహించేందుకు బుల్లెట్ పాయింట్స్ ఉపయోగించండి. అప్పుడు, మిగిలిన పేరాల్లో ప్రతి బుల్లెట్ పాయింట్ మీద విస్తరించండి.
క్లోజ్
ముగింపు పేరాలో, పేరు, టైటిల్, చిరునామా, టెలిఫోన్ నంబర్, ఫ్యాక్స్ నంబర్ మరియు ఈమెయిల్ చిరునామాతో సహా పాయింట్-అఫ్-కాంటాక్ట్ వ్యక్తికి పూర్తి సమాచారాన్ని అందించాలని నిర్ధారించుకోండి. ఒక "తరువాతి దశ" లేదా కాల్-టు-యాక్షన్, "మీకు ఏవైనా ప్రశ్నలకు సమాధానంగా ఈ వారం తర్వాత నేను మిమ్మల్ని సంప్రదిస్తాను" లేదా "ఈ ప్రతిపాదన గురించి చర్చించడానికి వచ్చే వారం నేను మిమ్మల్ని పిలుస్తాను" మీ పేరు మరియు శీర్షిక.
