ఒక కస్టమర్ లేదా ఎవరికీ ఒక తిరస్కరణ లెటర్ వ్రాయండి ఎలా

మీరు వ్యాపారాన్ని నడుపుతున్నప్పుడు, కస్టమర్, విక్రేత లేదా అసోసియేట్కు మీరు చెప్పాల్సిన సమయం ఉండదు. ఒక ప్రొఫెషనల్ పద్ధతిలో దీనిని చేయడం మంచి సంబంధాన్ని కలిగి ఉండటానికి సహాయపడుతుంది.

ప్రొఫెషనల్ లెటర్ ప్రదర్శన

కంపెనీ లెటర్హెడ్ లేదా స్టేషనరీలో మీ లేఖను కంపోజ్ చేయండి మరియు మీ సంస్థలో తగిన వ్యక్తి నుండి లేఖను పంపించండి. కస్టమర్ ఫిర్యాదు సంఖ్య ఉంటే, కొనుగోలు ఆర్డర్ సంఖ్య లేదా సూచన సూచన ఉంటే, మీ అనురూప్యం లో ఉన్నాయి.

రాష్ట్రం మీ కేస్

తన అభ్యర్థన కోసం కస్టమర్కు కృతజ్ఞతలు చెప్పడం వంటి సానుకూల నోట్తో నడిపండి, అప్పుడు పాయింట్కి హక్కు పొందండి. ఉదాహరణకు, "మీ మోడల్ XYZ వీడియో కెమెరాలో వారంటీ యొక్క స్థితికి సంబంధించి మీ పోషకుడికి మరియు మీ ఇటీవలి లేఖకు ధన్యవాదాలు. విస్తృతమైన పరిశోధన తర్వాత, మీ వీడియో కెమెరాలో అభ్యర్థించినట్లు మేము వారంటీని గౌరవించలేకపోతున్నాము."

మీ రిక్షాలేషన్ను బ్యాకప్ చేయండి

మీరు కస్టమర్ యొక్క అభ్యర్థనను ఎందుకు నిరాకరించారు అనేదానికి ప్రత్యేక కారణం ఇవ్వండి. ఉదాహరణకు, కంపెనీ విధానాన్ని ఉదహరించండి, కేసులోని ముఖ్యాంశాలను సమీక్షించండి లేదా మీ నిర్ణయం వెనుక ఉన్నదానిని సంగ్రహించండి. అవసరమైతే జోడింపులను చేర్చండి, కాంట్రాక్టులు, వారెంటీలు లేదా మీ స్థానానికి మద్దతిచ్చే ఇతర వ్రాతపని వంటివి ఉంటాయి. ఉదాహరణకు, "మీరు జత చేసిన వారంటీ ఒప్పందంలో చూస్తారు, యాజమాన్యం యొక్క మొదటి 12 నెలల వరకు ఈ పూర్తి-సేవ విధానం అమలులోకి వచ్చింది. మా రికార్డుల ప్రకారం, మూడు సంవత్సరాల క్రితం మీ కెమెరా కొనుగోలు చేసింది, నేటి దావా అనవసరమైనది."

రాజీని ఆఫర్ చేయండి

కొన్ని సందర్భాల్లో, రాజీ కోసం లేదా ఒక ఆలివ్ శాఖను విస్తరించడానికి గది లేదు, కానీ కస్టమర్ యొక్క వ్యాపారాన్ని రహదారిపై ఉంచాలని మీరు కోరుకుంటే, బ్లో మృదువుగా చేయడానికి కొంత రకమైన మినహాయింపుని ఇస్తారు. ఉదాహరణకు, "ఒక కొత్త వీడియో కెమెరాను కొనుగోలు చేయడానికి మీరు 25 శాతం డిస్కౌంట్ను మేము అందించాలనుకుంటున్నాము" లేదా "మూసివేయబడినది, దయచేసి మా స్టోర్లో ఏ ఎలక్ట్రానిక్స్ కొనుగోలు కోసం రిడీమబుల్ చేయగల $ 50 బహుమతి కార్డ్ని కనుగొనండి."

ఇతర రకాలు నిరాకరణలు

మీ వ్యాపారాన్ని నడుపుతున్నప్పుడు, మీరు విక్రేతలతో ఒప్పందాల నిబంధనలను తిరస్కరించాలి, సెలవు సమయం కోసం ఉద్యోగి అభ్యర్థనలను తిరస్కరించాలి లేదా ఇతర వ్యాపార భాగస్వాములకు ప్రొఫెషనల్ సుదూరతను రాయండి. పైన వివరించిన సాధారణ మార్గదర్శకాలను అనుసరించండి, నిర్దిష్ట పరిస్థితికి లేఖను సవరించడం.

చిట్కాలు

• కాంట్రాక్ట్ తిరస్కరణ: "ABC తిరస్కరణ తొలగింపుతో మా ఒప్పందాన్ని పునరుద్ధరించడానికి మీకు ధన్యవాదాలు. ఫీజులో మీ ఇటీవలి పెరుగుదల కారణంగా, మేము మరొక ప్రొవైడర్ యొక్క సేవలను అమలు చేయడానికి ఎంచుకున్నాము."

  ఉద్యోగి అభ్యర్థనలు: "డిసెంబర్ చివరి వారంలో చెల్లించిన సమయం కోసం మీ అభ్యర్థన తిరస్కరించబడింది, ఈ వారం సంవత్సరం చివర జాబితా కారణంగా అన్ని ఉద్యోగుల కోసం బ్లాక్డ్ చెయ్యబడింది.

  సహోద్యోగు ఆహ్వానాలు: "మీ బోర్డు డైరెక్టర్లు సేవ చేయడానికి ఆహ్వానం కోసం ధన్యవాదాలు. దురదృష్టవశాత్తు, ఈ సమయంలో నాకు కొత్త పాత్రలు తీసుకోకుండా నిరోధించే అనేక వృత్తిపరమైన కట్టుబాట్లు నాకు ఉన్నాయి."

దానిని మూసివేయండి

కృతజ్ఞతా భావనతో మీ కధను కలుసుకోవాలి, అవసరమైతే అంశంపై తదుపరి చర్చకు మరింత ఆహ్వానించడం. ఉదాహరణకు, "మీ వ్యాపారం కోసం ధన్యవాదాలు.మీకు ప్రశ్నలు ఉంటే లేదా ఈ అంశాన్ని చర్చించాలనుకుంటే, దయచేసి నన్ను నేరుగా సంప్రదించడానికి సంకోచించకండి."