విధానం మరియు విధానాలు మాన్యువల్ అనేది ఒక సంస్థ యొక్క నిబంధనలు మరియు అమలు చేయవలసిన నిర్దిష్ట మార్గాలను వివరించే లిఖిత పత్రం. ఇది ఇన్కమింగ్ మెయిల్ను ఎలా ప్రాసెస్ చేయాలో వివరాలకి సంస్థ యొక్క సాధారణ దృష్టికోణం నుండి ప్రతిదీ వర్తిస్తుంది. ఒక విధానం మరియు విధానాలు మాన్యువల్ కోసం కొన్ని ప్రాథమిక ఆలోచనలు మానవీయ ఉద్యోగులకు ఉపయోగకరంగా ఉంటాయి.
విభాగాల నుండి అభిప్రాయాన్ని సేకరించండి
ఒక సంస్థ కోసం అధికారిక మాన్యువల్ ను వ్రాసే ముందు, మీరు వారి విధానం మరియు విధానం గురించి వివిధ విభాగాల నుండి అభిప్రాయాన్ని అందుకోవాలి. ఒక అధికారిక విధానం మరియు విధానాలు మాన్యువల్ లేనప్పటికీ, విభాగాలు బహుశా వారి సొంత అనధికారిక విధానం, జ్ఞాపిక మరియు చెల్లాచెదురుగా ఉన్న గైడ్ పుస్తకాలు ఉన్నాయి. ఒక విధానం మరియు విధానాలు మాన్యువల్, ఒక కొత్త వ్యాపారం లేదా సంస్థ కోసం వ్రాయబడక తప్ప, విభాగం ఇప్పటికే అమలు ఎలా పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి. పూర్తిగా కొత్త విధానం మరియు విధానాలను పరిచయం చేయటం వల్ల లెర్నింగ్ కర్వ్ కారణంగా ఉత్పత్తిని తగ్గించగలదు. బదులుగా, అయోమయాలను నివారించడానికి ఒకే చోట అనధికారిక విధానాలు మరియు విధానాలను ఏకీకృతం చేయడానికి ఒక ప్రదేశంగా విధానాన్ని మరియు విధానాలను మాన్యువల్గా ఆలోచించండి.
అయితే, ఇది సంపూర్ణ నిబంధన కాదు. ఒక విధానం మరియు ప్రక్రియ మాన్యువల్ వ్రాసే ప్రయోజనాల్లో ఒకటి, ఇది సంస్థ యొక్క పనితీరు యొక్క ప్రభావాన్ని సమీక్షించడానికి మీకు అవకాశం ఇస్తుంది. మాన్యువల్ వ్రాసేటప్పుడు, వివిధ విభాగాలలో నిర్వాహకులు మరియు ఉద్యోగులతో మాట్లాడండి, వారు ప్రస్తుతం పనిచేసే విధానంలో మరియు విధానాల్లో ఏదైనా గజిబిజిగా, కష్టంగా లేదా భిన్నంగా ఉంటే చూడటానికి. అలా అయితే, మాన్యువల్ని పూర్తి చేసే ముందు మీరు మరింత సమర్థవంతమైన మార్గాలను చర్చించడానికి ఒక సమావేశాన్ని నిర్వహించాలని అనుకోవచ్చు.
విధానం మరియు ప్రక్రియ మధ్య తేడా
విధానాలు ఏది చేయగలవు లేదా చేయలేవని వివరించే సాధారణ నియమాలు ఉన్నాయి, మరియు ఇది తాత్విక నుండి నిర్దిష్టంగా ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, ఒక విధానం "మేము పర్యావరణ అనుకూలమైనవి," లేదా "అడ్మిషన్ డిపార్టుమెంట్కు అన్ని ప్రవేశ అభ్యర్థనలను సమర్పించండి." విధానాలు ఒక విధానాన్ని నిర్వహించడానికి దశల వారీ ప్రక్రియలను వివరిస్తాయి. పాలసీ మరియు విధానాలు మాన్యువల్ను రూపొందిస్తున్నప్పుడు, పాలసీ హెడ్డింగులు మరియు ప్రతి విధాన ఉపవిభాగాలు లేదా జాబితాల విధానాలను రూపొందించడం ద్వారా ఈ రెండింటి మధ్య తేడా ఉంటుంది. ఇది విధానాన్ని ఎలా నిర్వహించాలి అనేదానిపై నిర్దిష్ట సమాచారాన్ని కనుగొనేందుకు కోరుకునే ఉద్యోగుల ద్వారా మాన్యువల్ త్వరితంగా నావిగేట్ చేయడానికి అనుమతిస్తుంది.
స్పష్టమైన మరియు నిర్దిష్టంగా ఉండండి
ఒక విధానాన్ని మరియు విధానాలను మాన్యువల్ వ్రాస్తున్నప్పుడు, మీరు ఏ పనికిమాలిన, క్లిష్టమైన వాక్యాలను మరియు అస్పష్టమైన సూచనలను తొలగించడానికి మీ పనిని తరచుగా సమీక్షించాలి. వాక్యాలను 15 పదాలకు లేదా తక్కువగా ఉంచడానికి ప్రయత్నించండి. ఒకటి కంటే ఎక్కువ మార్గాల్లో వ్యాఖ్యానించగలిగే పరుగులు లేదా వాక్యాలను నివారించండి. ఇన్వాయిస్లను ప్రాసెస్ చేయడానికి మరియు మేనేజర్కు పంపడానికి నిర్దిష్ట ఫారమ్ యొక్క పేరును అందించడానికి విధానాలను వివరించడానికి "అన్ని ఇన్వాయిస్లను ప్రాసెస్ చేయండి మరియు నిర్వాహకుడికి ఒక ఫారమ్ను పంపండి" వంటి సూచనలను ఇవ్వడానికి బదులు.
ఒకరు లేదా అంతకన్నా ఎక్కువమంది ఉద్యోగులు తమ విధానాలను, విధానాలను మాన్యువల్ను సమీక్షించాలని మీరు కోరుకుంటారు.
క్రమం తప్పకుండా సమీక్షించండి మరియు నవీకరించండి
పాలసీ మరియు విధానాలు మాన్యువల్ అనేది జీవన పత్రం. ఇది ఉపయోగకరంగా ఉండటానికి, సమీక్షించి, అవసరమైతే క్రమం తప్పకుండా దాన్ని నవీకరించండి. విధానం మరియు విధానాలు మాన్యువల్కు ఏవైనా మార్పులు అవసరమైతే ప్రతి సంవత్సరం ఒకసారి సమావేశం నిర్వహించండి. ఇది పనిని చేసే కొత్త మార్గాలు, మాన్యువల్ మరింత ఉపయోగకరంగా చేయటానికి కష్టమైన లేదా గందరగోళపరిచే పేరాగ్రాఫ్లు మరియు కలవరపరిచే మార్గాల్ని పునఃప్రారంభం చేస్తుంది, మరింత సమాచారం లేదా రంగు కోడింగ్ వేర్వేరు అధ్యాయాలను జోడించడం ద్వారా.
సంప్రదింపుల పేర్లు, వ్యక్తుల ఫోన్ నంబర్లు మరియు వెబ్సైట్ URL లు వంటి పాలసీలోకి సమయం సున్నితమైన సమాచారాన్ని ఉంచడం మానుకోండి. మాన్యువల్లో నిర్దిష్ట వ్యక్తులను లేదా శీర్షికలను సూచించడానికి బదులుగా, విభాగం పేర్లను చూడండి. ఇది విధానాన్ని మరియు ప్రక్రియ మాన్యువల్ను మరింత సమయాన్ని కలిగి ఉండటానికి సహాయపడుతుంది.
