ఒక ఫిర్యాదు ఉత్తరం తయారు మరియు ఫార్మాట్ ఎలా

మీరు ఒక నిర్దిష్ట ఉత్పత్తి లేదా సేవతో సంతృప్తి చెందలేదు. స్నేహితులు మరియు బంధులకు ఫిర్యాదు చేయడానికి బదులుగా, చర్య తీసుకోండి మరియు ఫిర్యాదు లేఖను రాయండి. మీ ఫిర్యాదు శాశ్వత రికార్డుగా పనిచేయడానికి అదనంగా, మీరు మరియు ఇతర కస్టమర్లకు భవిష్యత్తులో ఈ సమస్యలను అనుభవించలేరని నిర్థారించడానికి ఉత్పత్తి లేదా సేవకు బాధ్యత వహించే బాగా వ్రాసిన ఫిర్యాదు లేఖ సంస్థను ప్రభావితం చేస్తుంది. సానుకూల ఫలితాలను పొందగల బాగా ఆకృతి చేయబడిన వ్యాపార లేఖను సృష్టించండి.

మీరు అవసరం అంశాలు

• ఒక ఫిర్యాదు లేఖ రాయడానికి, మీరు క్రింది అవసరం:

• ఇన్వాయిస్లు మరియు రసీదులు

• అధిక నాణ్యత బాండ్ కాగితం

పూర్తి స్థాయి బ్లాక్ ఫార్మాట్ ఉపయోగించి మీ అక్షరాన్ని సృష్టించండి, ఇది యునైటెడ్ స్టేట్స్లోని అనేక వ్యాపారాలచే ప్రాధాన్యత ఇవ్వబడుతుంది. లేఖలోని అన్ని భాగాలను సమర్థించు. అభినందన ముగింపు తరువాత వందనం మరియు కామాతో మీరు కోలన్ లేదా కమాను చేర్చవచ్చు. ప్రత్యామ్నాయంగా, మీరు విరామ చిహ్నాలను వదిలివేయవచ్చు.

లెటర్ హెడ్ లేదా హెడర్ క్రింద తేదీ 6 నుండి 10 పంక్తులను ప్రారంభించండి. ఉదాహరణకు, జనవరి 15, 2011 న అమెరికన్ ఫార్మాట్ ఉపయోగించండి.

తేదీ మరియు లోపల చిరునామా మధ్య నాలుగు నుండి ఆరు పంక్తులు వదిలి. పరిచయం వ్యక్తి యొక్క పేరు మరియు వ్యాపార శీర్షికను చేర్చండి. సంస్థ స్విచ్బోర్డ్ టెలిఫోన్ మరియు తగిన మేనేజర్ పేరు మరియు శీర్షిక కోసం అడుగుతారు. అతని / ఆమె పేరు యొక్క సరైన అక్షరక్రమాన్ని నిర్ధారించండి. మీరు పేరును గుర్తించలేకపోతే, "కస్టమర్ సర్వీస్ మేనేజర్" వంటి తగిన శీర్షికను ఉపయోగించండి.

రెండు ఖాళీ పంక్తులు వదిలి వేడుకోండి. "డియర్ సర్ లేదా మాడమ్" లేదా "ఎవరికి ఇది ఆందోళన కలిగించవచ్చో" ఉపయోగించవద్దు. గ్రహీత యొక్క ఇంటిపేరుని తగిన వ్యక్తిగత శీర్షికతో ఉపయోగించండి. మీరు లింగ గురించి అస్పష్టంగా ఉంటే, "ప్రియమైన క్రిస్ స్మిత్."

డబుల్ స్పేస్ మరియు లేఖ శరీరం ప్రారంభం. లేఖ కోసం కనీసం మూడు పేరాలను వాడండి, వాటి మధ్య డబుల్ ఖాళీని వదిలివేయండి. మీరు మీ ఉత్తరాన్ని కంపోజ్ చేస్తున్నప్పుడు, సంస్థ నుండి మీరు అందుకున్న ఏదైనా ఇన్వాయిస్లు లేదా ఇతర పత్రాలను చూడండి. అన్ని ఉత్పత్తి పేర్లు, ధరలు మరియు ఇతర వివరాలు ఖచ్చితమైనవని నిర్ధారించుకోండి.

సానుకూల గమనిక ప్రారంభించండి. బ్రాండ్ పేరు లేదా కంపెనీకి మీ విశ్వసనీయతను సూచించడానికి మొదటి పేరా ఉపయోగించండి. ఉదాహరణకు, "నేను మీ దుకాణంలో ఫర్నిచర్ కోసం ఎల్లప్పుడూ షాపింగ్ చేశాను, మీ ఇన్-స్టోర్ డెకరేటర్ నుండి నేను పొందిన అద్భుతమైన సలహాను అభినందిస్తున్నాము మరియు అన్ని నా కొనుగోళ్లతో చాలా సుఖంగా ఉన్నాను."

మీ ఫిర్యాదును ప్రాసెస్ చేయడానికి రీడర్ తెలుసుకోవలసిన ఏవైనా వివరాలను చేర్చడానికి రెండవ పేరాని ఉపయోగించండి. ఉదాహరణకు, "ఫిబ్రవరి 25, 2011 న, మీ ఆన్ లైన్ కేటలాగ్ నుండి ఒక బొంత కవర్ (ఆర్డర్ # 5768, నీలం పూల ముద్రణ, రాణి పరిమాణాన్ని) నేను ఆదేశించాను రెండు వారాలు తర్వాత, నేను బొంత కవర్ను అందుకున్నాను, దానిని అన్వ్రాప్ చేసిన తర్వాత, మెటాలిక్ వాసన, రెండు యంత్రం వాషెష్ తరువాత ఉండిపోయింది. రసీదులు లేదా ఇతర పత్రాల అసలు కాపీలు పంపవద్దు.

మూడవ పేరాలో మీ అంచనాలను చెప్పండి. ఉదాహరణకు, "ఇనుము యొక్క ఆవిరి లక్షణం సరిగ్గా పనిచేయదు కాబట్టి, నేను ఇనుము తిరిగి చెల్లించటానికి $ 52.38 ప్లస్ చేసిన తపాలా పూర్తి మరియు వెంటనే వాపసు చేస్తాను, నేను మీ ప్రతిస్పందన కోసం 4 వారాలు వేచి ఉంటాను. మీ నుండి, నేను బెటర్ బిజినెస్ బ్యూరోను సంప్రదిస్తాను."

రెండు ఖాళీ పంక్తులను వదిలి, "యువర్స్ నిజంగా" లేదా "భవదీయులు" వంటి సరైన అభినందన ముగింపుని నమోదు చేయండి. మీ సంతకానికి నాలుగు నుండి ఆరు ఖాళీ పంక్తులు ఉంచండి. క్రింద నేరుగా, మీ టైపురైటు సంతకం నమోదు చేయండి.

డబుల్ స్థలం మరియు ఎన్క్లోజర్ (లు) ఎంటర్ చెయ్యండి.

చిట్కాలు

• అధిక నాణ్యత బాండ్ కాగితం ఉపయోగించండి. మీ పేరు, చిరునామా, టెలిఫోన్ నంబర్ మరియు ఇ-మెయిల్ చిరునామాను చేర్చే శీర్షికను సృష్టించండి. చిన్న పేరాలను వ్రాసి, అక్షరం యొక్క పొడవు ఒక పేజీకి ఉంచుతుంది. లేఖ యొక్క నిలువు స్థానం తనిఖీ కోసం మీ వర్డ్ ప్రాసెసింగ్ ప్రోగ్రామ్ యొక్క ప్రింట్ పరిదృశ్యం ఫీచర్ను ఉపయోగించండి. అవసరమైతే, అంతరాన్ని సర్దుబాటు చేయండి. విశ్వసనీయ స్నేహితుడు లేదా మీ లేఖను సరిదిద్దడానికి సంబంధించి అడగండి. స్పెల్లింగ్, విరామచిహ్నం మరియు వ్యాకరణ తప్పులను తనిఖీ చేయటంతో పాటు, మీ స్నేహితుడు లేదా బంధువు అక్షరం యొక్క టోన్ తగినదని నిర్ధారించుకోవాలి.