ఒక వ్యాపారం సమావేశానికి ఆహ్వానాన్ని ఎలా వ్రాయాలి

మీ వ్యాపార సమావేశానికి సరైన వ్యక్తులను కలిగి ఉంటే, ఈవెంట్ను సృష్టించవచ్చు లేదా విచ్ఛిన్నం కావచ్చు. మీరు బలవంతపు మరియు వృత్తిపరమైన ఆహ్వానాన్ని రూపొందించినప్పుడు, మీరు సమావేశానికి ప్రాముఖ్యతనిచ్చే ఆహ్వానితులను, వారి హాజరు కోసం అవసరమైన మరియు వారికి ప్రయోజనం చేకూరుస్తారు.

మీరు వ్యక్తిగత అక్షరాలను పంపుతున్నప్పుడు ఆహ్వానాన్ని వ్యక్తిగతీకరించండి. మీరు మెయిలింగ్ ప్రెప్ ముద్రించిన కార్డులు అయితే కంపెనీ లెటర్ హెడ్ లేదా మీ లోగోని ఉపయోగించండి. ఇమెయిల్ ఆహ్వానాలు కోసం, మీ లోగో మరియు వెబ్సైట్ లింక్లను ప్రదర్శించండి. ప్రతి వ్యక్తి పేరుతో మరియు సుదూర అధిక సంస్ధ సంస్థ అధికారి నుండి సంతకంతో సంతకం చేయండి.

ఏం జరుగుతుందో వివరించడం మరియు వ్యక్తి ఎందుకు హాజరు కావాలని ఆహ్వానించే సమగ్ర ప్రారంభ వాక్యంతో నడిపించండి. ఉదాహరణకు, "మీ పరిశ్రమల నైపుణ్యం మా కొత్త స్టీరింగ్ కమిటీకి మీకు మంచి అభ్యర్థిని చేస్తుంది. నేను కలుసుకుని, మా వ్యాపార సంఘం యొక్క కవర్లు మరియు షేకర్స్తో కలిసేలా ఆహ్వానించడానికి మరియు ఆహ్వానించిన విందులో మరియు ప్రదర్శనలో మిమ్మల్ని ఆహ్వానించాలని అనుకుంటున్నాను."

సమావేశం యొక్క ప్రత్యేకతను పేర్కొనండి, చర్చించవలసిన విషయం లేదా రోజు యొక్క కావలసిన ఫలితాలను పేర్కొనండి. ఉదాహరణకు, "ఈ రౌండ్టేబుల్ చర్చలో భాగంగా ఒక డజను టాప్ స్థానిక CEO లను మేము ఆహ్వానించాము. మా రాష్ట్రంలో పారిశ్రామికవేత్తల ప్రత్యేక అవసరాలకు సంబంధించి వచ్చే ఏడాది రాష్ట్ర శాసనసభకు బట్వాడా చేయడానికి వ్యాపార లక్ష్యంగా ఉన్న సలహాలను మా లక్ష్యం చేయడం. మీ వాయిస్ వినబడాలని మేము కోరుకుంటున్నాము."

బిజీగా ఉన్న నిపుణులకు విజ్ఞప్తి చేసే అతిథి మాట్లాడేవారు, భోజనం లేదా నెట్వర్కింగ్ అవకాశాలను గమనించండి. ఉదాహరణకు, "మేము స్థానిక కార్యకర్తల నుండి కార్యాలయం కోసం నడుచుకుంటాం మరియు Q & A కోసం కాలాన్ని అందిస్తాము. మేము కూడా ఒక గిడ్డంగిని మరియు కాఫీ బార్ను అందిస్తాము."

మీ లేఖలో ఉన్న హైలైట్ లేదా బోల్డ్ సెక్షన్లో సమావేశానికి సంబంధించిన అన్ని వివరాలను చేర్చండి. తేదీ, సమయం మరియు స్థానం వంటి ముఖ్యమైన సమాచారం లేఖలోని శరీరంలో కోల్పోతుంది. సులభంగా సూచన కోసం ఒక విభాగంలో అన్నింటినీ ఉంచండి.

నిర్దిష్ట తేదీ ద్వారా ఒక RSVP ను అభ్యర్థించండి, తద్వారా మీరు అనుగుణంగా ప్లాన్ చేయవచ్చు. ఇమెయిల్, కంపెనీ వెబ్సైట్, ప్రీపిండ్రెడ్ కార్డు లేదా ఫోన్ కాల్ వంటి హాజరును నిర్ధారించడానికి ఆహ్వానాలను అనేక మార్గాల్లో ఇవ్వండి.

చిట్కాలు

• తేదీ మరియు సమయాన్ని షెడ్యూల్ చేయడానికి ముందు వివాదాస్పద సంఘటనల కోసం కమ్యూనిటీ మరియు స్థానిక వ్యాపార క్యాలెండర్లు తనిఖీ చేయండి. మీరు చాంబర్ ఆఫ్ కామర్స్ ఫంక్షన్, రోటరీ క్లబ్ ఈవెంట్ లేదా ప్రధాన సమావేశం లేదా ట్రేడ్ షోతో పోటీ చేయకూడదనుకుంటున్నారు.

  హాజరైన సమయం ఇవ్వడానికి రెండు వారాల పాటు రిమైండర్ నోటీసులతో కనీసం ఒక నెల ముందు ఆహ్వానాలను పంపించండి. ఇది ప్రయాణ మరియు వసతి కోసం ప్లాన్ చేయవలసిన ప్రధాన సమావేశం లేదా సదస్సు అయితే, సాధ్యమైనప్పుడు కనీసం ఆరు నెలల నోటీసు ఇవ్వండి.