ఏ వ్యాపారం కోసం వాయిస్ ధ్రువీకరణ అవసరం; ఇది చెల్లించిన లేదా స్వీకరించిన మొత్తాలను స్వీకరించిన లేదా బిల్ చేసిన క్రాస్-తనిఖీ ఛార్జీలు.చాలా అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలు స్వయంచాలకంగా ఉంటాయి, అయితే ఇన్వాయిస్లను మాన్యువల్గా ధృవీకరించడానికి అవసరమైన సమయాలు ఉన్నాయి. చిన్న వ్యాపారాలు అన్ని ఇన్వాయిస్లను మాన్యువల్గా ధృవీకరించవచ్చు, ఇది ఉద్యోగి మోసగించడాన్ని తగ్గిస్తుంది.
ఇన్కమింగ్ ఇన్వాయిస్లు
ఒక ఉద్యోగి వారు వచ్చేటప్పుడు ఇన్వాయిస్లు కూర్చండి, విక్రేత మరియు ఈథర్ ద్వారా వాటిని వేరు చేసి వ్యక్తిగతంగా వాటిని ధృవీకరించాలి లేదా వ్యక్తిగత ఖాతా యొక్క బాధ్యతను ఉద్యోగికి పంపించాలి. వాయిద్యం చెల్లుబాటు అయ్యేది అనేక కారణాలపై ఆధారపడి ఉంటుందా, అందువల్ల వారు ప్రతి ఒక్కదానిని సరైన స్థానాల్లో ముగుస్తాయి. ఒక ఉద్యోగి అప్పుడు ప్రతి అంశాన్ని తనిఖీ చేయాలి, బిల్లును రికార్డ్ చేసి, చెల్లింపు కోసం ఇన్వాయిస్ను ముందుకు పంపాలి. ఇన్వాయిస్లు ధృవీకరించడానికి బాధ్యత ఉన్న వ్యక్తులు చెల్లింపు కోసం నిధులకి ప్రాప్యత కలిగి ఉండకూడదు.
అవుట్గోయింగ్ ఇన్వాయిస్లు
అన్ని అవుట్గోయింగ్ ఇన్వాయిస్లు మెయిలింగ్ ముందు ఖచ్చితత్వం కోసం తనిఖీ చేయాలి. అమ్మకాలు మరియు సేవ ఆరోపణలతో సహా వస్తువులను నమోదు చేయడానికి ఒక వ్యక్తి లేదా శాఖ బాధ్యత వహిస్తే, కార్మిక వ్యయాలు మరియు ఒక నిర్దిష్ట ఉద్యోగం కోసం ఉపయోగించే ఏదైనా పదార్థాలు మరియు సరఫరాలు. ఖచ్చితమైన బిల్లింగ్ ద్వారా కస్టమర్ సంతృప్తి పెంచడానికి మరియు ఇన్వాయిస్ దిద్దుబాట్లు వలన కార్మిక వ్యయాలను తగ్గించడానికి ప్రతి ఇన్వాయిస్ను సంబంధిత కస్టమర్ ఖాతాతో క్రాస్-తనిఖీ చేయాలి.
చెల్లింపులు
ఇన్వాయిస్లు ధృవీకరించబడిన తర్వాత వారు చెల్లింపు ప్రాసెసింగ్ కోసం ఒక వ్యక్తి లేదా విభాగానికి బదిలీ చేయబడతారు. ఇన్వాయిస్లు చెల్లించాల్సిన బాధ్యతగల వ్యక్తిగత చెల్లింపు నిధులకి ప్రాప్యత లేదు. చెక్కులు మరియు బ్యాలెన్స్ల యొక్క ఈ వ్యవస్థ చెక్కులను నకిలీ చేయటానికి, ఉనికిలో లేని లేదా అబద్ధాల ఇన్వాయిస్లు చెల్లించటానికి లేదా ఇతర నిజాయితీ పద్ధతులను నిర్వహించటానికి అవకాశం లేదు అని నిర్ధారిస్తుంది.
ప్రకటనలు
ప్రకటనలు వచ్చినప్పుడు లేదా పంపినప్పుడు, ఖచ్చితత్వాన్ని నిర్ధారించడానికి వారు ప్రతి కస్టమర్ లేదా విక్రేత ఇన్వాయిస్తో క్రాస్-చెక్ చేయబడాలి. ఖచ్చితమైన మాన్యువల్ ప్రాతిపదికన పనిచేస్తున్న వ్యాపారాలు సమర్ధవంతమైన ఫైల్ వ్యవస్థను అమలు చేయవలసి ఉంటుంది; అవసరమైతే అన్ని ఇన్వాయిస్లు కాపీ చేయబడాలి మరియు కస్టమర్ లేదా విక్రేత పేరు కింద దాఖలు చేయాలి. ప్రకటనలు వచ్చినప్పుడు, ఒక ప్రత్యేక వ్యక్తి లేదా విభాగం ప్రతి ఛార్జ్ మరియు చెల్లింపు ప్రకటనలో ఖచ్చితంగా కనిపిస్తుంది అని ధృవీకరించాలి. ఇన్వాయిస్ మరియు చెల్లింపు విభాగాలు నుండి ప్రకటన ధ్రువీకరణ విభాగాన్ని వేరు చేయడం మరింత ఖచ్చితత్వం మరియు మోసపూరిత ప్రవర్తనను నిరుత్సాహపరుస్తుంది.
