ఒక వ్యాపారం ప్రతి సంవత్సరం వందల లేదా వేల ఫైళ్ళతో వ్యవహరించవచ్చు. సంస్థ హానిని తొలగిస్తుంది, ముఖ్యమైనది కోసం శోధిస్తున్నప్పుడు మీరు అనుభూతి చెందుతున్నానని నొక్కిచెప్పారు. కుడివైపు దాఖలు చేసే వ్యవస్థ మీ వ్యాపారాన్ని మరింత సున్నితంగా మరియు సమర్థవంతంగా అమలు చేయడానికి సహాయపడుతుంది.
మీరు అవసరం అంశాలు
-
ఫైళ్లు
-
ఫైళ్ళు వేలాడుతోంది
-
లేబుల్ టాబ్లు
మీ ఫైల్స్ విశ్లేషించండి. ప్రాజెక్ట్ ద్వారా లేదా కాలానుక్రమంగా క్లయింట్ చివరి పేరు ద్వారా వాటిని క్రమం ఉత్తమం? ఒక ఫైల్ కోసం శోధిస్తున్నప్పుడు మీరు ఉపయోగించే లక్షణాలను ఎంచుకోండి.
మీ ఫైల్లను స్పష్టంగా లేబుల్ చేయండి. చిన్న ఫైళ్ళను ఉరి ఫోల్డర్లో వర్గాలలోకి వేరు చేయండి. ఉదాహరణకు, "జూలై 2008" దాని సొంత లేబుల్ ఉరి ఫోల్డర్ను కలిగి ఉంటుంది మరియు మీరు ఆ నెల నుండి అన్ని ఒప్పందాలు లేదా ఫోల్డర్లను ఫింగర్ ఫోల్డర్లో చేర్చవచ్చు.
వివిధ ఫైలింగ్ కేబినెట్లకు ఫైళ్లను విభజించండి. ఆర్డరింగ్ సరఫరా, పేరోల్ సమాచారం మరియు పునఃప్రారంభం వంటి పరిపాలనా ఫైల్లకు ఒక క్యాబినెట్ ఉంది; సంపూర్ణ ఒప్పందాలు మరియు చెల్లింపు మరియు ప్రాజెక్ట్ సమాచారంతో క్లయింట్ ఫైల్లకు మరో క్యాబినెట్; మరియు ఏ ఇతర రకం మీ వ్యాపార అవసరం. క్యాబినెట్లను స్పష్టంగా లేబుల్ చేయండి.
మీ సహోద్యోగులకు సమర్పించే ముందు మీ ఫైలింగ్ వ్యవస్థను పరీక్షించండి. మీరు సులభంగా ప్రతిదీ కనుగొంటారు మరియు మీరు విషయాలు నిర్వహించారు మార్గం అర్ధమే అని నిర్ధారించుకోండి. మీరు ప్రతిదీ కాలానుక్రమంగా నిర్వహించినట్లయితే, పరీక్షా అక్షరాలను అక్షరక్రమంగా మరింత అర్ధవంతం చేస్తుంది, మీ సిస్టమ్ను మార్చండి.
ఒక చిన్న సమావేశాన్ని కాల్ చేసి దాఖలు చేసే వ్యవస్థను వివరించండి. వ్యవస్థ ఎలా పనిచేస్తుందో మరియు వ్యవస్థను అనుసరించే ప్రాముఖ్యతను ప్రతి ఒక్కరూ అర్థం చేసుకున్నారని నిర్ధారించుకోండి.
ఎవరు ఫైలింగ్ చేస్తారో నిర్ణయించండి. మీరు ఒక వ్యక్తికి ఫైల్ చేయడాన్ని ప్రతినిధి చెయ్యవచ్చు లేదా ప్రతి కార్మికుడు తన సొంత దాఖలు చేయనివ్వండి. ఉద్యోగులు వారి కార్యాలయాల్లో దాఖలు చేయగల మంత్రివర్గాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు, కానీ ఇప్పటికీ ఒక కేంద్ర దాఖలు వ్యవస్థ అవసరం, ఆచరణలో ఉన్న వ్యక్తితో ఉత్తమంగా.
రోజువారీ ముఖ్యమైన పత్రాలను ఫైల్ చేయండి. క్రమబద్ధమైన ఫైలింగ్ మీరు నిర్వహించబడటానికి సహాయపడుతుంది మరియు దానికదే ఉండవలసిన దానికంటే పెద్ద పనిని పొందకుండా ఉంచుతుంది. ప్రతి కార్యాలయంలో దాఖలు ట్రేలు ఉపయోగించండి, మరియు ప్రతి పని రోజు ముగింపులో ట్రేలు ఖాళీ చేయబడతాయని నిర్ధారించుకోండి.
ప్రతి ఆరు నుంచి 12 నెలలు దాఖలు చేసే వ్యవస్థను అంచనా వేయండి. మీ సిస్టమ్ నుండి గడువు ముగిసిన పదార్థాన్ని తొలగించండి.
