ప్రతి సంస్థ సమావేశాల గురించి వివిధ నియమాలను కలిగి ఉంది. కొందరు అనధికారిక ప్రక్రియను అనుసరిస్తారు, ఇతరులు మరింత అధికారిక నిర్మాణం అవసరమవుతారు. మేనేజర్ లేదా వ్యాపార యజమానిగా, అధికారిక మరియు అనధికారిక సమావేశాలను ఎలా నిర్వహించాలి మరియు ముగించాలో తెలుసుకోవడం ముఖ్యం. ఇది సంభాషణను మెరుగుపరుస్తుంది మరియు మరిన్ని ఉత్పాదక ఫలితాలకు దారి తీస్తుంది.
సమావేశాన్ని వాయిదా వేయడం అంటే ఏమిటి?
పదం "వాయిదా" లాటిన్ పదాల నుండి వస్తుంది ప్రకటన (కు) మరియు Diurnus (రోజువారీ). సమావేశం ముగియడంతో పలువురు వ్యక్తులు ఈ పదాన్ని వాడతారు, అయితే "వాయిదా వేయుట" వాస్తవానికి మరొక సమావేశానికి సమావేశం లేదా ఎజెండా ఐటెమ్ను కదిలించడం. ఉదాహరణకు, ఒక సంస్థ యొక్క బోర్డు సభ్యులు సమావేశాలు వాయిదా వేయవచ్చు, ఎందుకంటే ముఖ్య సమాచారం లేదు కనుక ఇది సమస్యలను చర్చించడానికి సాధ్యం కాదు. వాయిదా పడటం అంటే, ప్రతి ఒక్కరూ ఈ అంశంపై చర్చించటానికి సిద్ధంగా ఉన్నప్పుడు సమావేశం తరువాత పునఃప్రారంభించబడుతుంది. అన్ని సమస్యలను పరిష్కరిస్తే, సమావేశం ముగియడం లేదా ముగించడం లాంటిది కాదు.
సమావేశాల కోసం నియమాలు ఏమిటి?
కొన్ని సంస్థలు, ముఖ్యంగా న్యాయస్థానాలు, విశ్వవిద్యాలయాలు, ప్రభుత్వ సంస్థలు మరియు పెద్ద సంస్థలు అధికారిక సమావేశాల ప్రవర్తనకు నియమాలను ఏర్పరుస్తాయి. ఉదాహరణకు రాబర్ట్ యొక్క రూల్స్ ఆఫ్ ఆర్డర్ న్యూలీ రివైస్డ్ కింద, ఉదాహరణకు, కొన్ని సందర్భాల్లో ఎవరైనా సమావేశాన్ని వాయిదా వేయడానికి, ఉదాహరణకు:
- ఒక క్వారమ్ లేనప్పుడు
- సంస్థ యొక్క బై-చట్టాల ప్రకారం ఏర్పాటు చేయబడింది
- బోర్డు సభ్యులు అజెండా ముగింపు చేరుకున్నప్పుడు
- అత్యవసర లేదా అత్యవసర ప్రమాదంలో, భవనంలోని అగ్ని ప్రమాదాల వంటివి.
చిన్న వ్యాపారాలు రాబర్ట్ యొక్క నియమాలను అనుసరించడానికి అవకాశం లేనప్పటికీ, వారు "అధికారికంగా" సమావేశం వాయిదా పడటానికి ఒక సాధారణ ప్రణాళికను అందిస్తారు.
సమావేశాన్ని వాయిదా వేయడానికి విధానాలు
ఒక సమావేశంలో ప్రారంభంలో లేదా ఏ దశలోనైనా వాయిదా వేయవచ్చు. మీరు చైర్మన్ అయితే, ప్రతిదీ సరిగ్గా జరుగుతుందని నిర్ధారించడానికి ఒక ప్రణాళిక తయారు చేయండి. అజెండా గురించి చర్చించిన తరువాత, సమావేశాన్ని వాయిదా వేయడానికి ఎవరినైనా కోరుకుంటే, తనిఖీ చేయండి. చెప్పడం ద్వారా ఒకదానిని అడగండి "నేను వాయిదా వేయబోతున్నారా?" వాయిదా వేయబోయే కదలికలు తదుపరి సమావేశం యొక్క సమయం మరియు తేదీని స్పష్టంగా తెలియచేస్తాయి మరియు తదుపరి సమావేశంలో ప్రత్యేక సెషన్ అవసరమయ్యే అత్యవసర విషయాలను స్పష్టంగా పేర్కొనాలి. రాబర్ట్ నియమాల ప్రకారం, మోషన్ రెండోది కావాలి మరియు సవరించబడదు లేదా చర్చించలేము.
క్వారమ్ లేనప్పుడు లేదా అత్యవసర పరిస్థితుల్లో ఒక సమావేశం లేకుండా ఒక సమావేశం వాయిదా వేయవచ్చు. ఆ రోజు ఒక పబ్లిక్ సెలవుదినం అయినట్లయితే, సమావేశం మరుసటి పని దినానికి, అదే సమయంలో మరియు ప్రదేశంలో వాయిదా వేయవచ్చు. వాయిదా వేసిన సమావేశం అసలైన సమావేశానికి సంబంధించిన వ్యాపార క్రమంలోనే ఉంటుంది. ముగింపు సమావేశంలో, చైర్మన్ తదుపరి సమావేశానికి రోజు మరియు సమయం గురించి చర్చించవచ్చు. అతను సంప్రదింపు సమాచారాన్ని అందించవచ్చు, పాల్గొనేవారికి ధన్యవాదాలు మరియు చివరి నిమిషం రిమైండర్లు చేయండి. వాయిదా వేయడం 90 రోజులు లేదా అంతకన్నా ఎక్కువ ఉంటే, ప్రతి భాగస్వామికి తేదీ మరియు ప్రదేశం యొక్క నోటీసు ఇవ్వబడుతుంది.
తక్కువ అధికారిక సమావేశం వాయిదా పడటం
అన్ని సమావేశాలు అధికారికంగా ఉండవు; అందువల్ల, అన్ని సమావేశాలు వాయిదావేయడానికి ఒక చలనం అవసరం లేదు. సేల్స్ సమావేశాలు మంచి ఉదాహరణ.వారు ఖచ్చితంగా ముఖ్యమైనవి, మరియు అన్ని అమ్మకాలు రెప్స్ హాజరు భావిస్తున్నారు. కానీ విక్రయాల నిర్వాహకులకు అమ్మకాల నిర్వాహకులకు సమాచారం అందించడానికి, చిట్కాలు మరియు ప్రోత్సాహకాలను అందివ్వటానికి లేదా లక్ష్యాలను తక్కువగా పెట్టినవారిని హెచ్చరించడానికి లేదా అవసరమైన కాగితపు పనిని చేయటంలో విఫలమయ్యేందుకు అమ్మకాల నిర్వాహకుల కోసం ఉద్దేశించబడింది. అయితే సమావేశంలో ఓటింగ్ ఉండదు, ఎందుకంటే అమ్మకాల నిర్వాహకుడి అభిప్రాయం ముఖ్యమైనది. ఒక వ్యక్తి చార్జ్ చేస్తున్న సమావేశము జరిపిన తరువాత, వాయిదా వేయటానికి చలనం కోరవలసి వస్తుంది. ఏవైనా ప్రశ్నలు ఉంటే అమ్మకాలు మేనేజర్ అడగవచ్చు, మరియు వాటిని సమాధానం తరువాత, కేవలం చెప్పటానికి, "ఈ రోజు నేను కవర్ చేయాలని కోరుకున్నాను, ఈ కొత్త బ్రోచర్లలో కొన్ని తీసుకోండి మరియు ఈ గొప్ప ఉత్పత్తి యొక్క అద్భుతమైన లాభాలను వివరించడానికి వాటిని వాడండి!"
సమస్యలు మరియు పరిష్కారాలను చర్చించడానికి నిర్వాహకులు సమావేశమయ్యే సమావేశాలు మరొక ఉదాహరణ. నిర్వాహకులు కదలికలు మరియు సెకన్లుతో అధికారిక సమావేశానికి సమయం లేదు, లేదా వారికి ఒకటి అవసరం లేదు. వారు ఏమి సమావేశం గురించి తెలుసు, ఎజెండా ఎటువంటి అవసరం లేదు. ఎవరూ నిమిషాలు పట్టడం లేదు. వారు ఈ సమావేశాలను తదుపరి సమావేశంలో చర్చిస్తూ ఉంటారు, కాబట్టి సాంకేతికంగా వారు సమావేశాన్ని వాయిదా వేస్తారు. కానీ సమావేశానికి ఒక అధికారిక ముగింపు ఇబ్బందికరమైనది మరియు తగనిదిగా ఉంటుంది. అవకాశాలు ఉన్నాయి, సమావేశం 30 లేదా 60 నిమిషాలు వంటి పరిమిత సమయం కోసం షెడ్యూల్ ఉంటుంది. సమయం ముగిసినప్పుడు, ఎవరో చెబుతారు, "వచ్చే నెల ఈ చర్చను ఎంచుకుందాం" ఇతరులు పని తిరిగి పొందడానికి తలుపు బయటకు dashing అయితే.
