విధానాలు మరియు విధానాలు చేత నిర్వహించబడని చాలా వ్యాపార కార్యకలాపాలు అస్తవ్యస్తంగా మరియు అపసవ్యంగా మారాయి. రికార్డ్స్ నిలుపుదల అనేది వ్యాపారంలో అత్యంత ఉత్తేజకరమైన అంశాలలో ఒకటి కాదు, కానీ అది చాలా కీలకమైనది. డాక్యుమెంట్ నిల్వ కోసం వ్యవస్థీకృత వ్యవస్థ నిష్ఫలమైన రికార్డులను తొలగిస్తుంది మరియు ఆడిట్ సందర్భంలో వ్యాపారాన్ని రక్షిస్తుంది. అది ఉంచడానికి ఎప్పుడు మరియు టాస్ ఎప్పుడు అది విజయవంతమైన వ్యాపార కార్యకలాపాన్ని అభివృద్ధి పరచడంలో కీలకమైన దశ.
యూనివర్సల్ రిటెన్షన్ షెడ్యూల్
అన్ని సంస్థలు అన్ని విభాగాలకు సార్వత్రికమైన రికార్డులను నిలబెట్టుకోవటానికి ఒక వ్యవస్థను అభివృద్ధి చేయాలి. రికార్డులను నిల్వ చేయడానికి ఇది ఒకే పేజీలో ప్రతి ఒక్కరికీ లభిస్తుంది. మీ వ్యాపారం మరియు ఆపరేటింగ్ రంగం కోసం చట్టాలు మరియు శాసనాలను పరిశోధించండి. ఉదాహరణకు, ఒక చట్ట సంస్థ ఒక చిన్న కిరాణా దుకాణం కంటే వేర్వేరు అవసరాలు కలిగి ఉండవచ్చు. అవసరమైతే, ఈ వ్యవస్థను రూపొందించడానికి ఒక న్యాయవాదిని సంప్రదించండి. ఫంక్షన్ మరియు విభాగం ఆధారంగా ప్రణాళికను సూచిస్తుంది. షెడ్యూల్ను తయారు చేసి వర్గీకరణ కోడ్లను కేటాయించండి.
రికార్డ్స్ ఇన్వెంటరీ
రికార్డింగ్ జాబితా నిలుపుదల నిర్వహణలో కీలకమైన దశ. ఇది మీ సంస్థలోని అన్ని రికార్డులు, ఎలక్ట్రానిక్ మరియు కాగితం యొక్క ఖచ్చితమైన జాబితా. ఈ లిస్ట్ ప్రతి రికార్డుకు "జనరల్ లెడ్జర్", మరియు పత్రం యొక్క స్థానం వంటి వివరాలు వివరించాలి. అదనంగా, రికార్డుల కోసం వర్గీకరణను చేర్చండి. ఇది మీ కంపెనీ షెడ్యూల్ ఆధారంగా నిలుపుదల యొక్క బెంచ్మార్క్. ఉదాహరణకు, స్ప్రెడ్షీట్ను కంపోజ్ చేయండి; మొదటి నిలువరుసలు "అకౌంట్స్ చెల్లింపు ఏజింగ్ రిపోర్ట్." రెండవ నిలువరుస శీర్షిక అనేది వర్గీకరణగా ఉంటుంది, "అకౌంట్స్ చెల్లింపు." కాలమ్ మూడో విభాగం "అకౌంటింగ్" గా ఉండవచ్చు. స్ప్రెడ్షీట్ యొక్క మిగిలిన స్థానం, "ఈస్ట్ స్టోరేజ్ రూమ్, క్యాబినెట్ ఫోర్", మరియు నిలుపుదల కోడ్, "షెడ్యూల్ ఎ."
డాక్యుమెంట్ అసెస్మెంట్స్
పరిశీలన ప్రక్రియ నిలుపుదల కాలానికి మించిన పత్రాలను తొలగించడానికి ఆన్-సైట్ రికార్డుల యొక్క సంస్థ-విస్తృత విశ్లేషణను కలిగి ఉంటుంది. ఈ గృహాల శుభ్రపరిచే అదనపు రికార్డుల పెంపును తొలగిస్తుంది. రికార్డు జాబితా జాబితా ఉపయోగించి, గడువు పత్రాలు నాశనం. ఒకసారి పూర్తయితే, మొత్తం నిల్వను సమీక్షించండి మరియు జాబితా జాబితాను నవీకరించండి. ఈ సమయంలో, చివరి సమీక్ష నుండి తీసుకున్న ఏవైనా మార్పులను గుర్తించడానికి చట్టాలను పరిశీలించండి. ప్రతి సంవత్సరం, త్రైమాసిక లేదా ప్రతి నెల సమీక్షలను షెడ్యూల్ చేయండి.
