కొనుగోలు విధానం రాయడం సమయాన్ని వృధాగా, ముఖ్యంగా చిన్న సంస్థలో కనిపిస్తుంది. కానీ అన్ని ఉద్యోగులు అర్థం ఒక అధికారిక విధానం కలిగి మీరు తెలివిగా మీ ఆపరేటింగ్ డబ్బు ఖర్చు నిర్ధారించడానికి సహాయం చేస్తుంది. మీరు పెరిగేటప్పుడు, రాసిన విధానాలు మీ విజయానికి క్లిష్టమైనవి అవుతాయి. మీ కొనుగోలు విధానాన్ని మనసులో ఉపయోగించుకునే వారితో వ్రాయండి. వారు విధానం అర్థం చేసుకోలేకపోతే, లేదా ప్రక్రియ చాలా క్లిష్టంగా లేదా అతిపెద్దదైనట్లయితే, ఉద్యోగులు నిరుత్సాహపరుస్తారు మరియు పనిని పొందడానికి గాను తప్పులు చేస్తారు లేదా ఉద్దేశపూర్వకంగా విధానమును విస్మరిస్తారు.
సంస్థ తరపున కొనుగోళ్లను అధికారం కలిగి ఉన్నవారిని నిర్ణయించండి. కొనుగోలు అధికారంపై ఎటువంటి పరిమితులను సెట్ చేయండి మరియు ఆ పరిమితులపై కొనుగోళ్లను ఎవరు ఆమోదించారో నిర్ణయిస్తారు.
విక్రేత ఎంపిక కోసం మార్గదర్శకాలను రాయండి. బిడ్ ప్రక్రియ ఎలా పని చేస్తుందో మరియు ప్రతి అవకాశానికి ఎంత బిడ్లను పొందాలి అనేదాన్ని నిర్ణయించండి. కొనుగోలుదారులు బిడ్లను మూల్యాంకనం చేయడానికి ఉపయోగించే అన్ని ప్రమాణాలను వివరించండి. ప్రమాణం, నాణ్యత, భీమా, విక్రేత ఆపరేషన్ యొక్క పొడవు మరియు మరిన్ని ఉండవచ్చు.
ఉద్యోగుల ఒప్పందంలోకి రాగల పరిస్థితులు. కాంట్రాక్ట్ ఆమోదం కోసం ప్రక్రియను రూపుమాపడానికి మరియు ఒప్పందం సంతకం కోసం అధికారాన్ని కేటాయించండి. గరిష్ట ఒప్పంద పరిమితిని సెట్ చేయండి. క్రమబద్ధమైన సేవా కాంట్రాక్టులను ఎంత తరచుగా అంచనా వేయాలి అనే నియమాన్ని నిర్దేశించండి.
విక్రేతల నుండి బహుమతులు మరియు భోజనాలను అంగీకరించడం గురించి నియమాలను సెట్ చేయండి. కొన్ని కంపెనీలు భోజనాలకు అనుమతిస్తాయి కానీ బహుమతులు ఇవ్వవు, అయితే ఇతర కంపెనీలు కొన్ని డాలర్ విలువకు బహుమతిని అనుమతిస్తాయి. కొన్ని సంస్థలు సమూహ బహుమతులు అనుమతిస్తాయి, కానీ వ్యక్తిగత బహుమతులు మరియు కొన్ని నిషిద్ధ విక్రేత పూర్తిగా బహుమతిగా ఉంటాయి.
ఆసక్తి వివాదానికి విరుద్ధంగా. కొంతమంది కంపెనీలు విక్రేతల నుండి తమకు ఆసక్తిని కలిగి ఉన్న ఉద్యోగుల నుండి కొనుగోలు చేయడాన్ని నిషేధించారు: ఇతరులు ఒక సన్నిహిత మిత్రుడు లేదా కుటుంబ సభ్యుడు ఆసక్తి కలిగి ఉన్న కంపెనీలకు నిషేధాన్ని విస్తరించారు. మరికొందరు అలాంటి పరిమితి లేదు.
గోప్యత మార్గదర్శకాలను ఏర్పాటు చేయండి. ఏ రకమైన సమాచారాన్ని గోప్యంగా భావిస్తారు మరియు ఈ సమాచారాన్ని స్వాధీనం చేసుకున్న ఉద్యోగులు దానిని విడుదల చేయకుండా నిషేధించిన సమయంలో నిర్దేశిస్తారు.
మీ ఆర్దరింగ్ సిస్టమ్ను వివరించండి. కొనుగోలు ఆర్డర్లు రాయడం మరియు జారీ సూచనలను ఇవ్వండి. మీ కంప్యూటర్ సిస్టమ్ మీకు కనీస స్టాక్ స్థాయిలు మరియు హెచ్చరికలను కొనుగోలు చేస్తే ఆ స్థాయిలు చేరుకున్నప్పుడు, దీన్ని ఎలా చేయాలో వివరించండి. మీ వ్యాపార వస్తువులు ఒక బార్-కోడింగ్ లేదా ఇతర కంప్యూటర్ వ్యవస్థను ఉపయోగించి గిడ్డంగులు ఉంటే, ఇప్పటికే ఉన్న ఉత్పత్తులను మార్చడం మరియు కొత్త వాటిని ఏర్పాటు చేయడం గురించి సూచనలను అందించండి.
ఉద్యోగులను స్వీకరించడం వంటి ఇతర ఉద్యోగులు తప్పిపోయిన, దెబ్బతిన్న లేదా సరికాని సరుకులను కొనుగోలుదారులకు తెలియజేయడానికి ఉపయోగించే విధానాన్ని డాక్యుమెంట్ చేస్తుంది.
చిట్కాలు
-
మీరు సంతకం చేసే ముందు ఒక న్యాయవాదిని ఏ కాంట్రాక్టు పత్రాన్ని అయినా సమీక్షించవచ్చు.
లోగో కాగితంపై విధానాలను ముద్రించండి.
హెచ్చరిక
పబ్లిక్-ట్రేడెడ్ కంపెనీలు సాధారణంగా వడ్డీ పాలసీలకు విరుద్ధంగా ఉంటాయి. మీరు పబ్లిక్ కంపెనీకి కొనుగోలు విధానాన్ని వ్రాస్తున్నట్లయితే ఒక న్యాయవాదిని సంప్రదించండి.
