ఒక అకౌంటింగ్ వ్యవస్థను సృష్టిస్తున్నప్పుడు, వ్యాపారాలు మరియు లాభాపేక్షలేని సంస్థలు అంతర్గత నియంత్రణ కోసం ఒక ఫ్రేమ్ను ఏర్పాటు చేయాలి. అంతర్గత నియంత్రణ విధానం వ్యవస్థ బాగా పని చేస్తుందని మరియు పాల్గొన్న ఉద్యోగులందరూ ఊహించిన విధంగా చేస్తున్నట్లు నిర్ధారించడానికి సహాయపడుతుంది. అటువంటి ముఖ్యమైన వ్యాపార ఫంక్షన్ కలిగి తప్పులు సంభావ్య తగ్గుతుంది మరియు సంస్థ యొక్క ఆస్తులు కాపాడటం ద్వారా సహేతుకమైన హామీ అందిస్తుంది. దాని ప్రాముఖ్యత కారణంగా, సంస్థలు అంతర్గత నియంత్రణ యొక్క ప్రాథమిక సూత్రాలను పరిగణలోకి తీసుకోవాలి.
బాధ్యతలు
కంపెనీలు స్పష్టంగా బాధ్యతలను ఏర్పాటు చేయాలి. వ్యక్తులకు నిర్దిష్ట బాధ్యతలను అప్పగించడం, అంతర్గత నియంత్రణను నిర్వహించడంలో వారి భాగం ఏమిటో వారు అర్థం చేసుకుంటుందని నిర్ధారిస్తుంది. ఒక అంతర్గత నియంత్రణ బాధ్యత నిలకడగా విస్మరించబడితే, ఒక సమర్థవంతమైన అంతర్గత నియంత్రణ వ్యవస్థ స్పష్టం చేయబడుతుంది, ఎవరు ఒక కేటాయించిన పనిని నిర్వహించరు.
రికార్డ్ కీపింగ్
మెమొరీ అనేది ఒక అవాస్తవ సాధనం కాదు, ముఖ్యంగా పెద్ద మొత్తంలో సమాచారం లేదా లావాదేవీలతో వ్యవహరించేటప్పుడు. సరైన రికార్డు-కీపింగ్ విధానాలు కలిగి ఉండటం వల్ల కంపెనీలు లావాదేవీల యొక్క ఖచ్చితమైన చరిత్రను కలిగి ఉంటాయి. ఇటువంటి చారిత్రక సమాచారం కంపెనీని తర్వాత గుర్తించటానికి అనుమతిస్తుంది, ఒక సమస్య కనుగొనబడితే లేదా వివరణ అవసరమైతే.
భీమా మరియు బంధం
దురదృష్టవశాత్తూ, అత్యుత్తమ అంతర్గత నియంత్రణ వ్యవస్థ కూడా ఆస్తి నష్టాన్ని నిరోధించలేదు. ఆస్తి మరియు బంధం ఉద్యోగులను భీమా చేయడం ద్వారా, ఆస్తి దొంగిలించబడిన లేదా దుర్వినియోగం చేయబడితే అది ఒక ఆస్తి విలువకు తిరిగి చెల్లించబడిందని ఒక సంస్థ హామీ ఇవ్వగలదు.
అసెట్ రికార్డ్స్ మరియు కస్టడీ
అంతర్గత నియంత్రణ వ్యవస్థలో, నగదు మరియు ఇతర ఆస్తులకు భౌతిక ప్రాప్తి ఉన్నవారు ఆ ఆస్తికి సంబంధించి రికార్డులను కొనసాగించే వ్యక్తులు కాదు. ఉదాహరణకు, చిన్న నగదు రికార్డులను ఉంచడానికి బాధ్యత వహించిన వ్యక్తి, చిన్న నగదు పెట్టెకు కీ కలిగి ఉన్న వ్యక్తి, చిన్న నగదు రికార్డును అబద్ధం చేస్తున్నప్పుడు ఆ వ్యక్తికి నగదుకు సహాయపడటం సులభం అవుతుంది. ఆస్తి రికార్డులను ఉంచుకునే వ్యక్తి అతను ట్రాక్ చేస్తున్న ఆస్తులను భౌతికంగా యాక్సెస్ చేయలేడు.
సంబంధిత లావాదేవీలకు బాధ్యత
కొన్నిసార్లు, ఒకే లావాదేవీని పూర్తి చేయడానికి అనేక పనులు పూర్తి చేయాలి. ఈ సందర్భంలో, వేర్వేరు ఉద్యోగులు ప్రతి లావాదేవీని తయారు చేసే ప్రత్యేక పనులను నిర్వహిస్తారు. ఈ పనిని పూర్తి చేయడంలో ఒకటి కంటే ఎక్కువ మంది పాల్గొంటున్నట్లు నిర్ధారిస్తుంది, ఏ తప్పులు లేదా మోసపూరిత చర్యలు కనుగొనబడిందో అసమానత పెరుగుతుంది.
సాంకేతిక నియంత్రణలు
దొంగల అలారాలు, ఎలక్ట్రానిక్ కీప్యాడ్లు మరియు ఇతర సాంకేతిక ఆధారిత భద్రతా లక్షణాలు సంస్థలు ఆస్తులను రక్షించడానికి సహాయపడతాయి. టెక్నాలజీ తరచూ ఎక్కడికి వెళ్లినా, అదనపు జీతం లేదా విరామాల అవసరం లేకుండా రోజుకు 24 గంటలు పని చేయవచ్చు. స్మార్ట్ సంస్థలు తమ అంతర్గత నియంత్రణ వ్యవస్థలను సరైన మరియు ఖర్చు-సమర్థవంతమైన టెక్నాలజీతో పెంచుతాయి.
ఇండిపెండెంట్ రివ్యూ
సంస్థలు వారి అంతర్గత నియంత్రణ వ్యవస్థలను క్రమం తప్పకుండా సమీక్షిస్తాయి. అది తనిఖీ చేయబడిన ఏ పనిని చేయని వ్యక్తిచే చేయబడుతుంది. ఒక స్వతంత్ర విశ్లేషకుడు నిష్పాక్షికంగా అంతర్గత నియంత్రణ ప్రక్రియ అంతటా పని చేయడాన్ని రిపోర్టు చేయవచ్చు మరియు నియంత్రణ విధానాల గురించి అతిగా ఆశావహంగా ఉండటానికి ఎటువంటి కారణం ఉండదు.
