సమావేశాలు వ్యాపార ప్రపంచంలో క్రమం తప్పకుండా జరిగేవి, మరియు తీసుకున్న చర్యలు మరియు నిర్ణయాలు తీసుకోవడానికి నిమిషాల్లో అధికారిక పత్రాలు ఉపయోగించబడతాయి. నిమిషాలు సంస్థ దృష్టిలో అధికారిక పత్రాలుగా మారటం వలన, నిమిషానికి చేయాల్సిన ఏవైనా మార్పులు అనుబంధం కావాలి. సమావేశం కమిటీకి ఎప్పుడు, ఎలా సమర్పించాలో మరియు అధికారిక నిమిషాలకు ఎలా జోడించాలో, మీరు మీ స్వంత ఒప్పందం యొక్క ఈ మార్పులను చేయకపోవచ్చని మీరు అనుబంధాన్ని సృష్టించినప్పుడు మీరు తప్పనిసరిగా తెలుసుకోవాలి.
చివరి సమావేశంలో అధికారిక నిమిషాల కాపీలు సిద్ధం చేసుకోండి, తద్వారా సమావేశానికి హాజరైన ప్రతి ఒక్కరూ వాటిని సమీక్షించవచ్చు.
తదుపరి సమావేశంలో నిమిషాల సమయం ముగిసింది. సమావేశానికి అధ్యక్షుడిగా ఉన్న మునుపటి సమావేశాల నుండి నిమిషాలను సమీక్షించడం ద్వారా విషయాలను ప్రారంభించడానికి ఇది ఆచారం. హాజరైన వారందరూ నిమిషాల్లో చదవాలి మరియు వారు ముందుకు వెళ్ళే ముందు వాటిని ఆమోదించాలి. ఎవరైనా జోడించడానికి, మార్చడానికి లేదా సరిదిద్దడానికి ఏదైనా ఉంటే, అప్పుడు చెప్పడం తగిన సమయం.
మార్పులను నిమిషాలకు వ్రాయండి. మీరు నిమిషాల కాపీని నేరుగా మార్పులను వ్రాయవచ్చు లేదా ప్రత్యేకమైన కాగితంపై గమనికలను తీసివేయవచ్చు.
సమావేశంలో సభ్యులందరూ ప్రతిపాదిత మార్పులను అంగీకరిస్తున్నారు, ఇది అనుబంధంలో ప్రదర్శించబడుతుంది. ప్రతిఒక్కరూ ఒప్పందంలో ఉంటే, అప్పుడు మీరు అనుబంధాన్ని నిమిషాల వరకు సృష్టించవచ్చు.
సమావేశం వాయిదా పడిన తరువాత అనుబంధాన్ని సృష్టించండి. సమావేశం ముగిసిన తరువాత కూడా అనుబంధం సంపాదించడం ఉత్తమం, తద్వారా సమాచారం మీ మనసులో తాజాగా ఉంటుంది. అనుబంధ సమాచారంలో వ్రాయడానికి నిమిషాల టెంప్లేట్ ను ఉపయోగించండి.
సమావేశానికి గుంపు సభ్యులకు వారితో జత చేసిన అనుబంధంతో అధికారిక నిమిషాలను ప్రసారం చేయండి. తదుపరి సమావేశం వరకు ఇది చేయటానికి మీరు వేచి ఉండకూడదు, అది భవిష్యత్తులో చాలా వరకు. బదులుగా, సమూహానికి ఇమెయిల్ ద్వారా నిమిషాల యొక్క ఎలక్ట్రానిక్ కాపీని మరియు అనుబంధంను ముందుకు పంపండి మరియు సభ్యుల అభిప్రాయం లేదా ఆమోదం స్వాగతం అని తెలియజేయండి. సమూహంలోని ప్రతి ఒక్కరూ అనుబంధంతో నిమిషాల ఆమోదం పొందినట్లయితే, ఇది మీ క్రొత్త పని పత్రం అవుతుంది.
మీ ఛైర్పర్సన్ సంతకాన్ని పొందడానికి మీ తదుపరి సమావేశానికి నిమిషాలు మరియు అనుబంధాలను తీసుకురండి. ఛైర్పర్సన్ వాటిని బహిష్కరించిన తర్వాత నిమిషాలు అధికారికంగా మాత్రమే అవుతాయి.
