ఆఫీస్ పద్దతులు మాన్యువల్ ను ఎలా వ్రాయాలి

కాలానుగుణంగా, కార్మికులు కొన్ని పనులను ఎలా నిర్వహించాలో వారి జ్ఞాపకాలను రిఫ్రెష్ చెయ్యాలి. అలాగే, ఒక సంస్థకు కొత్త ఉద్యోగులు లెక్కలేనన్ని ప్రశ్నలతో పర్యవేక్షకులు లేదా సహ-ఉద్యోగులను అంతరాయం కలిగించకుండానే సాధ్యమైనంత త్వరగా తాడులు నేర్చుకోవాలనుకుంటారు. కార్యనిర్వాహక ప్రక్రియలు మాన్యువల్ ఈ లక్ష్యాలను రెండు లక్ష్యాలను సాధించేటప్పుడు వ్రాతపూర్వక ప్రోటోకాల్లను మరియు పనితీరు యొక్క అంచనాలను అందిస్తాయి, తదనుగుణంగా ఉద్యోగి అంచనాలు మరియు క్రమశిక్షణ చర్యలకు సంబంధించిన డాక్యుమెంటేషన్లో సూచించవచ్చు.

మీరు అభివృద్ధి చేయాలనుకుంటున్న కార్యాలయపు మాన్యువల్ యొక్క ప్రయోజనం మరియు పరిధిని గుర్తించండి. ఆఫీసు మాన్యువల్లు యొక్క కంటెంట్ సాధారణంగా రెండు విభాగాలుగా విభజించబడింది: (1) వ్యక్తులతో ఎలా వ్యవహరించాలో మరియు (2) వస్తువులను మరియు సేవలను రూపొందించడానికి, నిర్వహించడానికి మరియు బట్వాడా చేయడానికి అవసరమైన ఉపకరణాల నిర్వహణతో సహా నిర్దిష్ట పనులను ఎలా నిర్వహించాలి. ఆఫీస్ మాన్యువల్స్లో తరచూ సంస్థ పటాలు, వనరు డైరెక్టరీలు మరియు నమూనా రూపాలు ఉంటాయి. ఒక కార్యాలయ మాన్యువల్ యొక్క సంక్లిష్టత, ఎవరు లక్ష్యంగా ఉంటుందో వారు ఆధారపడి ఉంటారు. ఉదాహరణకు, కస్టమర్ సంబంధాలకు సంబంధించి మరియు ఫిర్యాదులను ఎలా ప్రాసెస్ చేయాలో, కంటెంట్ ఎలా ఉంటే, ఫోర్క్లిఫ్ట్ ఎలా పనిచేస్తుందో లేదా ఎలా ప్రమాదకర పదార్థాలను నిర్వహించాలనే దానిపై అధ్యాయాలు చేర్చడానికి అర్ధవంతం కాదు.

మీ కంపెనీ అవసరాలను ఉత్తమంగా సరిపోయే ఫార్మాట్ ప్రెజెంటేషన్పై నిర్ణయిస్తారు. కార్యాలయపు మాన్యువల్లు సాధారణంగా కాగితంపై ముద్రించిన మార్గదర్శకాలుగా భావించబడుతున్నాయి మరియు మూడు రింగ్ బైండర్లు విషయం డివైడర్ ట్యాబ్లతో ఉంచడంతో, టెక్నాలజీ మరింత ఉత్సాహకరంగా - మరింత ఆర్థికంగా - సమాచార పంపిణీ పద్ధతులకు తలుపును తెరిచింది. ఉదాహరణకు, ఒక ఆన్లైన్ విధానాలు మాన్యువల్ కీలక పదాలను నమోదు చేయడం ద్వారా సమాచారాన్ని ప్రాప్తి చేయడానికి ఉద్యోగులు సులభంగా మరియు వేగవంతంగా చేస్తాయా లేదో పరిగణించండి. ఒక ఎలక్ట్రానిక్ ఫార్మాట్ కంటెంట్ను నవీకరించడం మరియు సవరించడం, అలాగే ఆడియో కంటెంట్ మరియు వీడియో ప్రదర్శనలు నేర్చుకోవడం వంటివి మెరుగుపర్చడానికి సులభతరం చేస్తాయి.

మీరు మీ మాన్యువల్ ను ప్రసంగించవలసిన అన్ని అధ్యాయం విషయాల జాబితాను రూపొందించండి. ఉదాహరణకు, మీరు వివిధ కార్యాలయ సామగ్రిని ఆపరేట్ చేయాలనే మార్గదర్శకాలను రాయటానికి మీరు నిర్ణయించుకుంటే, కంప్యూటర్లు, ఫ్యాక్స్ మెషీన్లు, టెలిఫోన్ వ్యవస్థలు, మైక్రోఫైచీ, ఫోటోకాపీ యంత్రాలు, రికార్డింగ్ వ్యవస్థలు, తపాలా మెటలు మరియు పలకల పరికరాల కోసం ప్రత్యేక విభాగాలను గుర్తించవచ్చు. మీరు విషయాన్ని అన్నింటిని రాయడం లేదా ప్రతి అంశానికి సంబంధించిన మొదటి విభాగాన్ని కేటాయించాలా వద్దా అనే విషయాన్ని నిర్ణయిస్తారు.

అత్యంత సాధారణ భావనల నుండి మరింత సంక్లిష్టంగా ఉన్న విధానాలకు సంబంధించిన ప్రక్రియలను నిర్వహించండి. ఛాయాచిత్రాలు, డ్రాయింగ్లు, పట్టికలు లేదా ఇతర గ్రాఫిక్స్ చేర్చడం విషయం యొక్క యూజర్ యొక్క అవగాహన భర్తీ చేస్తుంది లేదో పరిగణించండి. ఎక్రోనింస్ మరియు విధి-నిర్దిష్ట పదజాలం యొక్క పదకోశాన్ని అందించండి. ప్రాక్టికల్ అయిన, అభ్యర్థన ఆదేశాలు, ప్రయాణ ఖర్చుల వాదనలు, సెలవు అభ్యర్థనలు, సమయం షీట్లు, కస్టమర్ రసీదులు మరియు సంస్థ ఉపయోగించే ఇతర రూపాలను ఎలా పూరించాలో ఉదాహరణలను అందిస్తుంది.

క్రొత్త మాన్యువల్ యొక్క ప్రతి విభాగాన్ని పూర్తి చేయడానికి ఒక సమయ ఫ్రేమ్ను ఏర్పాటు చేయండి. అవసరమైతే, ప్రతిరోజూ పరిశోధన, రాయడం, సమీక్షించడం మరియు కంటెంట్ను సమీకరించడం కోసం సమయాన్ని కేటాయించడం.

దాని భాష స్పష్టంగా, స్పష్టమైన వివరణ లేకుండా మరియు రాష్ట్ర మరియు సమాఖ్య శాసనాలు మరియు నిబంధనలకు అనుగుణంగా ఉందని నిర్ధారించడానికి ముందు HR సిబ్బంది మరియు చట్టపరమైన సిబ్బంది సమీక్షించిన కంటెంట్ను కలిగి ఉండండి. మాన్యువల్ యొక్క ప్రతి గ్రహీత, సంతకం షీట్తో సమాచారాన్ని చదివేందుకు మరియు దాని నిర్దేశకాలతో కట్టుబడి ఉండటానికి వారి ఒప్పందాన్ని సూచించండి.

చిట్కాలు

• ఒక కార్యాలయ మాన్యువల్ ఎల్లప్పుడూ పురోగమిస్తున్న పనిగా పరిగణించబడాలి మరియు అందువల్ల, అనుసరించే విధానాల యొక్క ఖచ్చితమైన ప్రతిబింబం మరియు ఆ పనులను నిర్వహించడానికి ఉపయోగించే పరికరాలు అని నిర్ధారించడానికి కొనసాగుతున్న ఆధారంగా సమీక్షించబడాలి.