తపాలా సేవతో పోల్చితే వ్యాపార సమాచార మార్పిడిని సమర్ధవంతమైన మరియు వేగవంతమైన పద్ధతి ఇమెయిల్. ఇది పత్రాలను మార్పిడి చేసే ఒక సులువైన మార్గం. అటాచ్మెంట్తో వ్యాపార ఇమెయిల్ను పంపినప్పుడు పరిగణించవలసిన కొన్ని విషయాలు దాని పరిమాణం, అటాచ్మెంట్ మరియు వైరస్ల అవకాశం సృష్టించడానికి ఉపయోగించే ప్రోగ్రామ్. గ్రహీత మీ సందేశాన్ని చూసే వ్యక్తి మాత్రమే కాదని గుర్తుంచుకోవడం చాలా ముఖ్యం. అనుకూలమైన అభిప్రాయాన్ని వదిలేసే వృత్తిపరమైన టోన్ను ఉపయోగించండి.
సందేశాన్ని సరిగ్గా ప్రతిబింబిస్తుంది ఒక విషయం లైన్ వ్రాయండి. నిర్దిష్ట విషయ పంక్తులు కంపెనీ ప్రాజెక్టుల ప్రకారం ఇమెయిల్ను నిర్వహించడంలో సహాయపడతాయి. "ముఖ్యమైనది" లేదా "దయచేసి చదవండి" వంటి అస్పష్టమైన శీర్షికలు భవిష్యత్తులో సందేశాలను గుర్తించడం కష్టం.
సంక్షిప్త మరియు చదివి వినిపించే సందేశాన్ని సృష్టించండి. ఉద్యోగులు రోజువారీ ఇమెయిల్ సందేశాలను పెద్ద మొత్తాల ద్వారా జరపాలి మరియు దీర్ఘ సందేశాలను చదవడానికి చాలా తక్కువ సమయాన్ని కలిగి ఉండాలి. స్పష్టమైన స్పీడ్ను ఉపయోగించండి, తెల్లని స్థలాన్ని చేర్చండి మరియు ఎగువ మరియు తక్కువ కేస్ అక్షరాలను తగిన విధంగా ఉపయోగించుకోండి. మర్యాదపూర్వకమైన ప్రొఫెషనల్ అయిన టోన్లో మీ సందేశాన్ని వ్రాయండి, మరియు వృత్తిపరమైన నమస్కారాలు ప్రారంభం మరియు అంతం.
అటాచ్మెంట్ చూడండి. బిజీ ఉద్యోగులు తరచుగా సమయం కోసం తరలించారు మరియు దానికి సూచన లేనట్లయితే అటాచ్మెంట్ను విస్మరించవచ్చు. గ్రహీత అటాచ్మెంట్ కలిగి మరియు దానితో ఏమి చేయాలో తెలపండి.
మీరు పంపేముందు పత్రాన్ని జతచేసినట్లు నిర్ధారించుకోండి. జావాస్ ఫిషర్ చాన్, "ఇ-మెయిల్: ఎ రైట్ ఇట్ వెల్ గైడ్ - హౌ టు రైడ్ అండ్ మేనేజ్ ఇన్ ఇ-మెయిల్ ఇన్ ది వర్క్ ప్లేస్", మీరు మీ సందేశాన్ని రాయడానికి ముందు పత్రాన్ని జోడించమని సలహా ఇస్తుంది.
ఫైల్ను తెరవడానికి అవసరమైన ప్రోగ్రామ్ను మీ రీడర్కు తెలియజేయండి. మైక్రోసాఫ్ట్ ఆఫీస్ సూట్ మరియు అడోబ్ అక్రోబాట్ రీడర్ కార్యాలయంలో ఉపయోగించే సాధారణ అనువర్తనాలు.
జోడింపుని డౌన్లోడ్ చేయడానికి గ్రహీత తీసుకునే సమయాన్ని పరిగణించండి. WinZip వంటి పెద్ద ఫైళ్ళ కోసం ఫైల్ కంప్రెషన్ ప్రోగ్రామ్ని ఉపయోగించండి, లేదా విడిగా పంపగలిగే చిన్న విభాగాలకు ఫైల్ను విచ్ఛిన్నం చేయండి. బిజీగా ఉన్న ఉద్యోగికి సంబంధించిన పరిశీలనలో, మీరు పత్రం యొక్క విషయంలో పత్రాన్ని కూడా అతికించవచ్చు.
మీ సందేశాన్ని సరిచేయండి. అక్షరక్రమం మరియు వ్యాకరణ లోపాలు అనధికారికంగా కనిపిస్తాయి. మీ సందేశంలో యాస, సంక్షిప్తీకరణలు మరియు ఎమోటికాన్లను కూడా ఉపయోగించకూడదు. ఈ బాగా తెలిసిన నిబంధనలు కావచ్చు కానీ అవి వ్యాపార సందేశాల్లో తగనివి.
మీరు పంపడానికి ముందు మీ సందేశం మరియు జోడించిన పత్రాన్ని వైరస్ల కోసం స్కాన్ చేయండి.
డౌన్లోడ్ చేయడానికి ముందు వైరస్ల కోసం అటాచ్మెంట్ను స్కాన్ చేయడానికి రీడర్ను ప్రోత్సహించే ఒక డిస్క్లైమర్ని చేర్చండి. గ్రహీత మీ అటాచ్మెంట్ ద్వారా వైరస్ను స్వీకరించినట్లయితే ఇది చట్టపరమైన చర్య యొక్క అవకాశం నుండి మీ కంపెనీని రక్షించవచ్చు.
హెచ్చరిక
గొలుసు మెయిల్లు, స్పామ్ లేదా హాస్యోక్తులు జోడింపులను పంపవద్దు. అవి అనైతికమైనవి మరియు తగనివి.
