పాలసీలో మార్పు కోసం ఒక ప్రొఫెషనల్ ఉత్తరం ఎలా వ్రాయాలి

పాలసీ మార్పు లేఖలు రాయడం చాలా కష్టం ఎందుకంటే మార్పు సాధారణంగా క్లయింట్ లేదా ఉద్యోగికి అవసరం లేదు, అది అవసరమైతే. ప్రతికూల వార్తలను తెలియజేసే ఏదైనా అక్షరాల వంటి పాలసీ-మార్పు లేఖలు జాగ్రత్తగా తయారు మరియు పరిశీలన అవసరం. మీరు లేఖను జాగ్రత్తగా వ్రాస్తే, మార్పుకు కారణాన్ని వివరించవచ్చు మరియు ఇప్పటికీ ఖాతాదారుల లేదా ఉద్యోగుల మంచిని నిలుపుకోవచ్చు.

మీ కంపెనీ లెటర్హెడ్ ఉపయోగించండి. ఈ లేఖ ఒక విధానం మార్పు చట్టపరమైన ప్రకటన ఎందుకంటే, ఇది అధికారిక మరియు అధికారిక చూడండి ఉండాలి.

పూర్తి తేదీ టైప్ చేయండి. ఒక ఖాళీ స్థలాన్ని దాటవేయి.

గ్రహీత పేరు, సంస్థ మరియు చిరునామాను టైప్ చేయండి. ఈ లేఖ అన్ని ఉద్యోగులకు లేదా అన్ని క్లయింట్లకు సామూహిక మెయిలింగ్గా ఉంటే, మీరు ప్రతి అక్షరానికి పేరు మరియు చిరునామాను ఆటోమేటిక్గా ఇన్సర్ట్ చెయ్యడానికి మీ పద-ప్రాసెసింగ్ ప్రోగ్రామ్లో పేరు మరియు చిరునామాను తొలగించవచ్చు లేదా మెయిల్ విలీనం ఫీచర్ ను ఉపయోగించవచ్చు. మరొక పంక్తి స్థలాన్ని దాటవేయి.

టైప్ "ప్రియమైన Mr. / MS (పేరు)" తరువాత ఒక కోలన్. ఇది సామూహిక లేఖ అయితే, బదులుగా "ప్రియమైన విలువ కస్టమర్" లేదా "ప్రియమైన ఉద్యోగి" వంటి సాధారణ వందనం ఉపయోగించండి. మరొక పంక్తి స్థలాన్ని దాటవేయి.

విధాన మార్పుకు దారితీసిన సమస్యను వివరిస్తూ లేఖను ప్రారంభించండి. గ్రహీతని ఒప్పించేందుకు సహాయపడే ఏదైనా వాస్తవాలు లేదా గణాంకాలను ఉపయోగించండి. ప్రతికూల సందేశంలో మొదటి సమస్యను ఎల్లప్పుడూ చర్చించండి - గ్రహీత సమస్యను అర్థం చేసుకుంటే, ఆమె మీ పరిష్కారాన్ని అంగీకరించడానికి ఎక్కువగా ఉంటుంది.

నిర్దిష్ట, స్పష్టమైన భాషలో విధాన మార్పును వివరించండి. కొత్త విధానం అమలులోకి వచ్చినప్పుడు వివరించండి, పాలసీని అనుసరించని పరిణామాలు మరియు ఉద్యోగి లేదా క్లయింట్ మార్పును పూర్తి చేయవలసిన ఏవైనా వివరాలు.

ఆమె సమయం మరియు సహకారం కోసం క్లయింట్ లేదా ఉద్యోగి ధన్యవాదాలు. ఆమె విధానం గురించి ఏవైనా ప్రశ్నలు ఉంటే ఆమెకు సంప్రదింపు సమాచారాన్ని అందించండి.

టైప్ "భవదీయులు," మరియు మూడు లైన్ స్పేస్లను దాటవేయి. మీ పూర్తి పేరు మరియు శీర్షికను టైప్ చేయండి. మీ పేరును టైప్ చేసి, మీ పేరును నమోదు చేయండి.

మీ రికార్డుల కోసం లేఖ కాపీని రూపొందించండి మరియు మీ చట్టపరమైన విభాగానికి మరొక కాపీని అందించండి. అసలు అక్షరాలు మెయిల్. పాలసీ మార్పు ముఖ్యమైనది లేదా చట్టం లో మార్పు నుండి ఫలితాలు ఉంటే, సర్టిఫికేట్ మెయిల్ ద్వారా అక్షరాలను పంపండి తద్వారా ప్రతి గ్రహీత వారి ఉత్తరం వచ్చినప్పుడు మీకు రికార్డు ఉంటుంది.