ఒక వ్యాపారాన్ని నడుపుతున్నప్పుడు, ప్రొఫెషనల్ మరియు మర్యాదపూర్వకమైన పద్ధతిలో ఫోన్లకు సమాధానం ఇవ్వడం చాలా ముఖ్యం. ఫోన్ చాలా వ్యాపారాలు మరియు వారి వినియోగదారుల మధ్య కమ్యూనికేషన్ యొక్క ప్రాథమిక మార్గంగా ఉంది. మీరు వ్యాపారాలపై కస్టమర్-సృష్టించిన సమీక్షలను చదివితే, వినియోగదారులు ఫోన్లో ఎలా వ్యవహరిస్తారు అనేదానిపై ఆధారపడి ఒక సంస్థ యొక్క మొత్తం అభిప్రాయాన్ని రూపొందిస్తారని మీరు గమనించవచ్చు. వినియోగదారులు వారి కాల్స్కు జవాబు ఇవ్వటానికి ముందు ఫోన్ నంబర్లపై ఆధారపడి తీర్పులు చేస్తారు, వారు ఫోన్లో ఎలా హ్యాపీ చేయబడ్డారు, ఎంతకాలం వారు పట్టుకుంటారు మరియు వారు కాల్ చివరికి సంతృప్తి చెందినవారైనా లేదో.
మూడవ రింగ్ ముందు ఫోన్ తీయటానికి. ఇది ప్రతి సారి సాధ్యం కాకపోయినా, ఇది మొత్తం లక్ష్యంగా ఉండాలి. వారి కాల్స్ తక్షణమే సమాధానం ఇవ్వకపోతే వినియోగదారుడు అది వృత్తి నిపుణుడిగా చూడవచ్చు. మీరు వెంటనే కాల్ పొందలేక పోయినప్పటికీ, కనీసం కస్టమర్ను అభినందించి, ఒక క్షణం పట్టుకోమని అతన్ని అడుగుతారు.
ప్రొఫెషనల్ పద్ధతిలో ఫోన్కు జవాబు ఇవ్వండి. చాలా వ్యాపారాలకు, ఒక ప్రామాణిక గ్రీటింగ్ ఉత్తమంగా పనిచేస్తుంది మరియు మీరు అన్ని ఫోన్ కాల్స్ను అదే విధంగా సమాధానమిచ్చే యూనివర్సల్ కంపెనీ విధానాన్ని జారీ చేయాలని కోరుకోవచ్చు. సంస్థ యొక్క పేరును కలిగి ఉన్న సాధారణ గ్రీటింగ్ను ఉపయోగించండి మరియు మీరు ఎలా సహాయపడగలరో అడుగుతుంది. ఉదాహరణకు, "గుడ్ సాయంత్రం మరియు కంపెనీ XXX అని పిలవటానికి ధన్యవాదాలు చెప్పటానికి మీరు ఏదో ఒకదానిని చెప్పవచ్చు, నేను మీకు ఎలా సహాయం చేయవచ్చు?"
కస్టమర్ మాట్లాడుతూ ఉన్నప్పుడు చురుకుగా వినండి. వినియోగదారుడు వారికి దృష్టి పెట్టడం లేదని భావిస్తున్నప్పుడు వారు కోపంగా ఉన్నారు లేదా వారు చెప్పినదాన్ని మళ్లీ పునరావృతం చేయడానికి పలుమార్లు అడిగారు. ఫోన్లో బహువిధి నిర్వహణను నివారించండి మరియు కస్టమర్ను మీ దృష్టికి అందజేయండి.
మీరు మాట్లాడుతున్నప్పుడు చిరునవ్వు. మీరు చిరునవ్వుతున్నప్పుడు, మీరు ఫోన్లో మరింత ఆహ్లాదకరంగా ఉంటారు మరియు కస్టమర్లు దీనికి అనుకూలంగా స్పందిస్తారు. అంతేకాకుండా, ఎల్లప్పుడూ కాలానుగుణంగా ఆహ్లాదకరమైన మరియు మర్యాదపూర్వకంగా ఉండి, కస్టమర్ చిరాకు మరియు సమ్మతమైనది కానప్పటికీ.
కస్టమర్లకు వివరిస్తూ నెమ్మదిగా మరియు స్పష్టంగా మాట్లాడండి. మీరు ఫోన్ను ఆపడానికి ప్రయత్నిస్తున్నందున, వినియోగదారుడు తరలించినట్లు భావిస్తున్నారు. మీరు సుదీర్ఘ ప్రక్రియలను వివరించేటప్పుడు లేదా కంపెనీ విధానాలపై వెళ్తున్నప్పుడు నెమ్మదిగా మరియు స్పష్టంగా మాట్లాడటం చాలా ముఖ్యం. కస్టమర్ పూర్తిగా అర్థం చేసుకుని, ఏ వేలాడుతున్న ప్రశ్నలతో విడిచిపెట్టకపోవడానికీ మీరు పూర్తిగా మీరే వివరించండి.
