విజయవంతమైన రికార్డు నిర్వహణ వ్యవస్థలు రికార్డులను సురక్షితంగా నిల్వ చేస్తాయి మరియు సృష్టించడం, నిర్వహణ, వినియోగం మరియు రికార్డులను తీసివేయడానికి ఒక సంస్థాగత పద్ధతిని సృష్టించడం. వ్యవస్థ యొక్క సమగ్రతను కాపాడటానికి రికార్డు నిర్వహణ మార్గదర్శకాల యొక్క సృష్టి మరియు నిరంతర నవీకరణలు అవసరం. ఇన్ఫర్మేషన్ అవసరాలు, ఇన్పుట్ పద్ధతులు, నిల్వ సమయపాలన మరియు బ్యాకప్, భద్రతా నియంత్రణలు మరియు ఖచ్చితమైన రిపోర్టింగ్లకు మార్గదర్శకాలతో, మీరు ప్రభావవంతమైన రికార్డు నిర్వహణ వ్యవస్థను సృష్టించవచ్చు.
సమాచారం
మీ సంస్థ కోరుకుంటున్న ఏ రకమైన సమాచారం కోసం మార్గదర్శకాలను రూపొందించండి మరియు నిల్వ చెయ్యాలి. ఈ ఒప్పందాలను, ఉద్యోగి ఫైళ్లు, ఇన్కార్పొరేషన్ పత్రాలు, కస్టమర్ రికార్డులు, నియంత్రణ డేటా, ఆర్ధిక రికార్డులు మరియు వ్యాపారం ద్వారా అవసరమయ్యే ఏవైనా ఇతర సమాచారాన్ని కలిగి ఉండాలి. ప్రతి ఫంక్షనల్ అవసరానికి పరిపూర్ణత మరియు అనుగుణ్యతను నిర్ధారించడానికి బహుళ విభాగాలతో సంప్రదించడం ద్వారా ఈ జాబితాను కూర్చండి. చట్టపరమైన బాధ్యతలను తీర్చేందుకు అవసరమైన సమాచారం మీ రికార్డ్ నిర్వహణ నిల్వ మార్గదర్శకాలలో చేర్చబడిందని ధృవీకరించడానికి మీ కంపెనీ చట్టపరమైన న్యాయవాదితో తుది జాబితాను సమీక్షించండి.
ఇన్పుట్ మెథడ్స్
ప్రతి రికార్డు రకానికి రికార్డు ఇన్పుట్ కోసం ఒక పద్దతిని రూపొందించండి. రికార్డులు మానవీయంగా ఇన్పుట్ అయి ఉండవచ్చు, స్కానింగ్ సిస్టమ్ ద్వారా బహుమాన వ్యవస్థలు లేదా ఇన్పుట్ నుండి దిగుమతి చేయబడతాయి. ఈ ఇన్పుట్ పద్ధతులు విశ్వసనీయంగా మరియు సురక్షితంగా ఉండాలి. ఎలక్ట్రానిక్ ఎక్స్చేంజ్ల కోసం, ఖచ్చితమైన బదిలీలను నిర్ధారించే రిడన్డెన్సీ చెక్కులలో ఉంచండి. మాన్యువల్ ఇన్పుట్ కోసం, ఖచ్చితత్వాన్ని నిర్ధారించడానికి నాణ్యత తనిఖీల వ్యవస్థను ప్రారంభించండి.
నిల్వ
ప్రతి రకపు రికార్డు కొరకు సిస్టమ్ సమయమునందు నిల్వ టైమ్లైన్స్ను ప్రవేశపెట్టండి. సమయపాలన బాధ్యతలు, డేటా వ్యవస్థ అవరోధాలు మరియు కార్యాచరణను పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి. అరుదుగా ప్రాప్తి చేసిన రికార్డుల కోసం, రికార్డులకు అప్పుడప్పుడు ప్రాప్తిని అనుమతించే పూరక నిల్వ వ్యవస్థను పరిగణించండి. నిల్వ రికార్డులను కనిష్టీకరించడానికి ఈ రికార్డులు కుదించబడతాయి. మీ ప్రాధమిక రికార్డు వ్యవస్థ నుండి రికార్డులను నిల్వ ఉంచడం తరచుగా ఉపయోగించే రికార్డులను వేగంగా లాగడానికి అనుమతిస్తుంది. మీ రికార్డు నిర్వహణ మార్గదర్శక సూత్రాలు సాధారణ బ్యాకప్ విధానాలు మరియు క్లిష్టమైన రికార్డుల వరకు ఆఫ్-సైట్ నకిలీ నిల్వలను కలిగి ఉండాలి.
సెక్యూరిటీ
లోతైన భద్రతా ప్రణాళిక మీ రికార్డు నిర్వహణ ప్రణాళికలో ముఖ్యమైన భాగం. భద్రత-వర్గీకరించగలిగే సమూహాలలో సమూహ రికార్డులు మరియు సరైన ఉద్యోగి సమూహాలకు సురక్షితమైన, పాస్వర్డ్-రక్షిత యాక్సెస్ను కేటాయించండి. ఇన్పుట్ డేటాకు ప్రాప్యత కలిగి, నిర్వహణను నిర్వహించడం మరియు రికార్డులను ఉపయోగించడం లేదా నాశనం చేయడం కోసం ఈ భద్రతా పరిశీలన కూడా వర్తిస్తుంది. సంస్థ మరియు నియంత్రణ బాధ్యతలకు అనుగుణంగా నిర్ధారించడానికి సెక్యూరిటీ క్లియరెన్స్ను సమీక్షించండి. కొత్త ఉద్యోగి విధానాలలో భద్రతా క్లియరెన్స్ను జోడిస్తూ మరియు ఉద్యోగి విధానాలను రద్దు చేస్తారు.
నివేదికలు
మీ రిపోర్ట్ మేనేజ్మెంట్ సిస్టమ్లో భాగంగా రొటీన్ రిపోర్టింగ్ ఉండాలి. సున్నితమైన డేటాను ప్రాప్యత చేసిన వినియోగదారుల జాబితాలు, భద్రతా క్లియరెన్స్లో ఏవైనా మార్పులు, అసంపూర్ణ రికార్డుల కోసం లోపం రిపోర్టింగ్ మరియు తొలగింపుకు సంబంధించిన రికార్డులను ఈ నివేదికల్లో చేర్చాలి. ఏదైనా క్లిష్టమైన డేటా ప్రాంతాల కోసం నివేదికలను జోడించండి.
